Koszty uzyskania przychodów 2024/2025

W trakcie złożenia deklaracji podatkowej pracownicy mogą skorzystać z kosztów uzyskania przychodów w celu obniżenia zobowiązań podatkowych. Również osoby, które przeniosły prawa autorskie mogą zastosować zwiększone koszty uzyskania przychodu w zeznaniu rocznym. Do grupy uprawnionych należą także podatnicy, którzy są członkami organów osób prawnych oraz osoby pełniące funkcje obywatelskie i społeczne.

Jakie koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i jakie są limity odliczeń? Poniżej dowiesz się, jak rozliczać KUP w 2024 i na co zwrócić uwagę korzystając z pomniejszenia dochodu.

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Pojęcie kosztów uzyskania przychodów definiuje art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowo art. 23 ustawy wskazuje, jakie wydatki nie mogą się pojawić w kosztach podatkowych - są to wydatki niestanowiące kosztu uzyskania przychodu.

Końcową wartość podstawy opodatkowania można zobrazować następującym wzorem:

Przychód - Koszty uzyskania przychodu = Dochód

Co istotne, KUP muszą być właściwie udokumentowane, w szczególności jeżeli prowadzimy firmę i chcemy zaliczyć wydatek na poczet kosztu uzyskania przychodu. Jednakże w przypadku kosztu uzyskania przychodu przysługującego za dojazd do pracy nie jest wymagane udokumentowanie wydatku - w tym wypadku podaje się stawkę ryczałtu uzależnioną od tego, czy pracownik zamieszkuje w tej samej miejscowości, co zakład pracy, czy nie.

Czego nie można zaliczyć do KUP?

Zgodnie art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów nie są:

• wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
• wydatki na reprezentację,
• wydatki na spłatę rat pożyczek i kredytów (kosztem może być jedynie część odsetkowa raty pożyczki, jeżeli została faktycznie opłacona),
• odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych,
• odpisy amortyzacyjne, które przekraczają wartość 150.000 zł w przypadku samochodów osobowych,
• wydatki na ubezpieczenie AC pojazdu osobowego, które przekraczają ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150.000 zł (w przypadku samochodów elektrycznych wartość wynosi 225 000 zł),
• odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat,
• grzywny i kary finansowe wynikające z postępowania karnego, skarbowego lub administracyjnego,
• odsetki od tych grzywien i kar.

Pełen katalog wyłączenia od KUP jest szerszy, dlatego przed dokonaniem odliczenia kosztów w zeznaniu rocznym warto sprawdzić, czy przysługuje Ci odliczenie kosztu.

Jakie mogą być źródła przychodów?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że źródłami przychodów mogą być m.in. wpływy pochodzące z:

• umowy o pracę, umowy zlecenia i umowy o dzieło,
• działalności wykonywanej osobiście,
• pozarolniczej działalności gospodarczej,
• działalności rolnej,
• sprzedaż nieruchomości.

Kogo dotyczą koszty uzyskania przychodu?

Koszt uzyskania przychodu 2022 r. dotyczy podatników, którzy rozliczają się z Urzędem Skarbowym na zasadach ogólnych lub na podstawie podatku liniowego. W przypadku umowy o pracę KUP można odliczyć stawką ryczałtu. W ten sposób pracodawca, czyli płatnik, stosuje koszty uzyskania przychodu przy ustalaniu zaliczki na podatek z wynagrodzenia pracownika.

Natomiast dla osób wykonujących pracę zarobkową na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło sytuacja wygląda trochę inaczej. W tym wypadku koszty uzyskania przychodu wynoszą 20% przychodu pomniejszonego o wpłacone w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne.

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy

Koszty uzyskania przychodów dla pracownika 2022 są zróżnicowane w zależności od miejsca zamieszkania pracownika, a także od liczny zawartych stosunków pracy.

Pracownik miejscowy: 250 zł

• 3 000 zł rocznie- w przypadku nawiązania jednego stosunku pracy,
• 4 500 zł rocznie - gdy mamy równocześnie co najmniej dwa stosunki pracy

Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości: 300 zł

• 3 600 zł rocznie– w przypadku nawiązania jednego stosunku pracy,
• 5 400 zł rocznie – gdy mamy równocześnie co najmniej dwa stosunki pracy i nie otrzymaliśmy dodatku za rozłąkę.

Kwota KUP jest podawana przez pracodawcę w PIT-11. W deklaracji PIT-37 należy przepisać podaną kwotę do KUP. Warto pamiętać, że jeśli chcemy rozliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu, konieczne będzie złożenie w firmie oświadczenia zawierającego informacje na temat naszego miejsca zamieszkania.

Bez złożenia oświadczenia pracownikowi przysługują podstawowe koszty ryczałtowe w stawce 250 zł miesięcznie. Jednakże nadal będzie miał prawo do wybrania podwyższonych kosztów uzyskania, jeżeli wykaże je w deklaracji podatkowej.

Uwaga! Gdy otrzymaliśmy dodatek za rozłąkę (dodatek za dojazd do pracy z innej miejscowości), to odliczamy koszty jak dla pracownika miejscowego.

Podwyższenie kosztów dla pracowników

Zryczałtowane koszty uzyskania przychodu to nie jedyna możliwość wykazania kosztów zmniejszających przychód. Jeżeli wydatki związane z dojazdem do pracy były większe niż podana kwota ryczałtu, możesz uwzględnić je w swoim zeznaniu podatkowym. W tym wypadku musisz udokumentować te wydatki.

Możesz to zrobić na podstawie imiennych biletów okresowych na przejazdy do pracy koleją, autobusem, promem lub środkami komunikacji miejskiej. Jeżeli jednak otrzymałeś od pracodawcy zwrot kosztów dojazdu i nie zostało do doliczone do przychodu, to nie będziesz mógł uwzględnić tych wydatków jako KUP.

Jak rozliczyć KUP za dojazdy do pracy?

Koszty uzyskania przychodu pracownika to wydatki poniesione na utrzymanie przychodu ze stosunku pracy. Przykładowo są to koszty dojazdu do zakładu pracy. W deklaracji PIT-37, koszty uzyskania przychody należy wykazać w sekcji D, a w PIT-46 w sekcji E.

Dlaczego warto je wykazać? Dzięki wykazaniu KUP organ podatkowy zmniejszy wysokość podatku, co przekłada się na większy zwrot należnego podatku. Koszty uzyskania przychodu pozwalają zmniejszyć dochód, co przyczynia się do tego, że zapłacimy mniejszy podatek na rzecz urzędu skarbowego.

Jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu w firmie?

Czym są koszty prowadzenia działalności gospodarczej? To wszystkie faktyczne wydatki na produkty, sprzęt i usługi w celu prowadzenia lub rozwoju przedsiębiorstwa. Nie ma tutaj w zasadzie ograniczeń - są to w zasadzie wszystkie wydatki firmy w celu osiągnięcia przychodu. Do KUP w przedsiębiorstwie zaliczane są m.in:

• wydatki na urządzenia i maszyny,
• koszty utrzymania domeny internetowej,
• opłaty za telefon,
• wynajem lokalu,
• inne podobne wydatki, które nie podlegają wykluczeniu.

Aby skorzystać z kosztów uzyskania przychodu dla firmy należy po pierwsze rozliczać się na podstawie ogólnej skali podatkowej lub według podatku liniowego. Po drugie, aby można było odliczyć poniesione wydatki muszą być udokumentowane przez odpowiednie faktury lub inne dokumenty księgowe, czy umowy cywilnoprawne.

Najpopularniejsze wydatki w celu uzyskania przychodów w firmie

W ustawie o podatku dochodowym nie ma katalogu wydatków, które mogą być zakwalifikowane do KUP. Dla przedsiębiorców kosztami uzyskania przychodu może być opłata emisyjna, natomiast dla pracodawców zatrudniających pracowników wydatki poniesione na pracownicze programy emerytalne, czy pracownicze plany kapitałowe.

Najczęściej odliczane koszty przedsiębiorstw to:

• wydatki na utrzymanie biura i zakładu pracy (m.in. koszty wynajmu i wyposażenia biura, koszty obsługi biura),
• wydatki na wyposażenie biura,
• maszyny i urządzenia umożliwiające produkcję i transport towarów,
• koszty zatrudnienia pracowników (obsługa administracyjno-kadrowa, szkolenia, kursy),
• wydatki związane z reklamowanie swojej działalności,
• koszty na samochody służbowe.

Koszty uzyskania przychodów - umowa zlecenie, o dzieło

Ustawowe koszty uzyskania przychodu na podstawie umowy zlecenia i o dzieło wynoszą 20% przychodu pomniejszonego o potrącone przez pracodawcę z wynagrodzenia podatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne. Dotyczy to:

• osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, jak również przychodów z uprawiania sportu, stypendiów sportowych oraz sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;
• działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi;
• osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności (na przykład przychodów biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym) oraz płatników i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychodów z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej;
• przychodów z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło, jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością (z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej),
• umowy aktywizacyjne.

Autorskie koszty uzyskania przychodu - limity

W 2022 r. należy monitorować limit kosztów autorskich, które są stosowane do zwolnień podatkowych w ramach obniżenia przychodu. Wartość kosztów uzyskania przychodów związanych z przekazywaniem praw autorskich nie może przekroczyć nie może przekroczyć określonych w przepisach limitów. W 2022 r. wynoszą one:

• 120 000 zł z tytułu wszelkich wynagrodzeń autorskich (czyli, z tytułu kosztów z art. 22 ust. 9 pkt 1-3)
• 120 000 zł łącznie z tytułu kosztów autorskich oraz zwolnień podatkowych, tj. określając wartość 120.000 zł sumować należy kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 9 pkt 1–3, oraz przychody zwolnione od podatku na tj. przychody:
• osób do 26 roku życia,
• podatników powracających za granicę, którzy zmieniają rezydencję podatkową,
• rodzin 4+ z dziećmi,
• osób w wieku emerytalnym w zakresie przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy.

Podsumowując, w 2021 r. limit kosztów wynosił 85 528 zł. W 2022 r. w związku ze zwiększeniem limitu I progu podatkowego, limit ten zwiększył się do 120 000 zł.

Stawki autorskich kosztów uzyskania przychodów

Podwyższone koszty uzyskania przychodu przysługują podatnikom, którzy przekazują prawa autorskie osobie trzeciej. Jaką stawkę można odliczyć i ile wynosi limit odliczenia?

Odliczenie 50% autorskich kosztów uzyskania przychodu do kwoty 120 000 zł może podlegać:

• przychód pomniejszony o potrącone w danym miesiącu przez płatnika składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenia chorobowe z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych,
• przychód z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego,
• przychód z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, w pierwszym roku trwania licencji.

Powyższe koszty uzyskania przychodów powinny być udokumentowane, aby można było dokonać odliczenia w deklaracji podatkowej.

Co jeżeli wartość faktycznie poniesionych kosztów uzyskania przychodu była wyższa niż 120 000 zł? Jeżeli mamy je udokumentowane przez np. faktury, dokumenty księgowe, to możemy odliczyć koszty faktycznie poniesione.

Koszty uzyskania przychodu w ramach umów związane z przekazaniem praw autorskich zaliczane są do kosztów z części umowy dotyczącej praw autorskich. W tej sytuacji ponoszone są KUP, gdy twórca w ramach swoich obowiązków pracowniczych wytwarza utwory autorskie. Inaczej mówiąc jest to każdy przejaw działalności o indywidualnym charakterze.

Koszty z tego tytułu są wykazywane przez płatnika na druku PIT-11. Podobnie jak inne autorskie koszty uzyskania przychodu, nie mogą one przekroczyć I progu podatkowego, czyli kwoty 120 000 zł. Co więcej, jeżeli poniesiemy większe koszty niż 120 000 zł i udokumentowaliśmy je przez np. faktury, to można odliczyć od przychodu wydatki faktycznie poniesione.

Koszty uzyskania przychodu - organy w spółkach

Z tego odliczenia mogą skorzystać podatnicy, którzy:

• należą do organów stanowiących osób prawnych (zarządu, rad nadzorczych, komisji),
• wykonują działalność na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze.

Koszty uzyskania przychodów w ramach tej działalności nie mogą rocznie przekroczyć:

• 3 000 zł - gdy przychody pochodzą z jednej umowy,
• 4 500 zł - gdy przychody pochodzą od kilku podmiotów lub od jednego podmiotu, ale z tytułu kilku umów.

Koszty uzyskania przychodu - pełnienie obowiązków obywatelskich i społecznych

Koszty uzyskania przychodu mogą również odliczyć osoby, które otrzymały przychód w związku z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich. Te koszty są wykazywane przez zleceniodawcę w formularzu PIT-11.

Koszty uzyskania przychodów w ramach tej działalności nie mogą rocznie przekroczyć:

• 3 000 zł - gdy przychody pochodzą z jednej umowy,
• 4 500 zł - gdy przychody pochodzą od kilku podmiotów lub od jednego podmiotu, ale z tytułu kilku umów.

Koszty uzyskania przychodu - umowy menadżerskie

Odliczenie od przychodu kosztów jest możliwe na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze.

Roczny limit odliczenia kosztów jest taki sam jak w przypadku organów spółek czy obowiązków społecznych - dla jednej umowy 3 000 zł, a dla dwóch 4 500 zł.