PIT-11 - do kiedy pracodawca musi wysłać PIT?
Każda osoba, która otrzymała dochody podlegające opodatkowaniu musi złożyć deklarację podatkową w urzędzie skarbowym do końca okresu rozliczeniowego. Ostateczny termin rozliczenia PIT może wypadać na koniec stycznia, lutego lub kwietnia. Deklaracja PIT-37, dotyczy każdej osoby, która otrzymała dochód w oparciu o umowę o pracę, dzieło lub zlecenie.
- Pracodawca będący płatnikiem ma obowiązek wystawić formularz PIT-11 swoim pracownikom (podatnikom).
- Formularz PIT-11 zawiera informację o wysokości naliczonych zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne. Stanowi podstawę do rozliczenia PIT-37 przez pracownika.
- Pracodawca ma obowiązek złożyć PIT-11 do urzędu skarbowego do 31 stycznia oraz przekazać pracownikowi do końca lutego.
- Niezłożenie PIT-11 do urzędu skarbowego naraża płatnika na karę.
- Niedostarczenie PIT-11 do pracownika lub błędne jego sporządzenie nie likwiduje obowiązku złożenia PIT-37 przez pracownika.
Jednakże, aby móc rozliczyć PIT-37 potrzebne są dane dotyczące wysokości wypłaconego wynagrodzenia czy wysokości składek zdrowotnych. Aby podać prawidłowe dane w rocznym zeznaniu podatkowym,, potrzebna jest odpowiednia deklaracja PIT od pracodawcy, w której znajdują się te informacje. Stąd też jednym z najczęściej zadawanych pytań jest: do kiedy pracodawca musi dać PIT pracownikowi? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w tym artykule oraz dowiesz się co zrobić w przypadku, gdy jeszcze go nie otrzymaliśmy!
Czym jest PIT-11?
PIT-11 to deklaracja, w której pracodawca, czyli płatnik, przekazuje do urzędu skarbowego informacje o uzyskanych przez pracownika (podatnika) dochodach, zaliczkach pobranych na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.
Pracodawca powinien wykonać trzy kopie deklaracji PIT-11: jedną dla urzędu skarbowego, jedną dla pracownika, i jedną dla siebie w celach archiwalnych. Pracownik może otrzymać swoją kopię w formie tradycyjnej - na papierze, bądź w formie elektronicznej - dokument zostaje wtedy podpisany podpisem elektronicznym. Natomiast, deklaracje PIT-11 można kierować do urzędu skarbowego tylko w formie elektronicznej.
Do kiedy należy rozliczyć PIT-11 (2023/2024)?
Rozliczenie PIT-11 uzupełniane co roku przez pracodawców ma dwóch adresatów. Pierwszym z nich jest urząd skarbowy odpowiedni dla miejsca zamieszkania pracownika. Termin oddania deklaracji do odpowiedniej jednostki to 31 stycznia 2024. Drugim adresatem jest pracownik, do którego pracodawca ma obowiązek przekazać PIT-11 do końca lutego 2024 (do 28.02.2024).
Podsumowując, w przypadku rozliczenia za 2023 r. pracodawca ma obowiązek sporządzić i wysłać formularz PIT-11 do urzędu skarbowego do 31 stycznia 2024 oraz do pracownika do końca lutego 2024.
Inne formularze wypełniane przez pracodawcę
PIT-11 nie jest jedynym rodzajem zeznania podatkowego, które wypełnia pracodawca. Każde z nich obowiązuje ten sam termin złożenia deklaracji, jednak część z nich nie dotyczy pracowników bezpośrednio i nie dostają oni swoich kopii. Poniżej znajduje się lista pozostałych formularzy PIT, które wypełnia pracodawca. Wymienione druki PIT są przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorcy, pracownik ich nie otrzymuje.
- PIT-4R - zeznanie podatkowe składane w celu przedstawienia wartości pobranych i odprowadzonych przez pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracownicy nie otrzymują swojej kopii ani informacji o złożeniu tego formularza.
- PIT-8C - formularz, na którym wykazuje się przychody kapitałowe oraz pochodzące z innych źródeł, m. in. spadki oraz stypendia. Podatnik ma obowiązek uwzględnić go w swoim rozliczeniu rocznym.
- PIT-8AR - zeznanie podatkowe w którym płatnik uwzględnia zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych, przeważnie w przypadku, gdy zleceniobiorca nie jest pracownikiem płatnika. Można go złożyć tylko w formie elektronicznej oraz jest przekazywany tylko do urzędu skarbowego.
- PIT-8R - załącznik do deklaracji PIT-11, w którym płatnik wykazuje kwoty wypłacone podatnikowi z tytułu pełnienia obowiązków społecznych oraz obywatelskich.
Czy można rozliczyć się bez deklaracji PIT-11?
Każda osoba otrzymująca wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, dzieło, lub zlecenie ma obowiązek rozliczyć się ze swoich dochodów w deklaracji rocznej. Formularz PIT-11 jest dla nich podstawą rozliczenia, ponieważ to w nim pracodawca przekazuje informacje o dochodach pracownika i kosztach z tym związanych. Innymi słowy, dopóki nie otrzymamy deklaracji PIT od pracodawcy, rozliczenie w urzędzie skarbowym może być utrudnione.
W przypadku, gdy pracownik nie otrzyma rozliczenia PIT-11, należy samodzielnie oszacować ubiegłoroczny dochód w celu rozliczenia go z fiskusem. Trzeba wtedy uwzględnić faktyczne przychody oraz wysokość składek płaconych przez pracodawcę. Należy jednak zaznaczyć, że przekazanie rozliczenia PIT-11 do urzędu skarbowego i do rąk własnych podatnika jest obowiązkiem pracodawcy.
Alternatywną opcją jest wystosowanie prośby o przekazanie deklaracji do pracodawcy, lub skorzystanie z danych dostępnych na portalu MF, na którym można sprawdzić deklarację PIT złożoną przez pracodawcę do urzędu skarbowego.
Jakie są konsekwencje opóźnień pracodawcy?
Jak zostało wcześniej wspomniane, deklarację PIT-37 należy złożyć do końca kwietnia 2024, dlatego też kilkudniowe opóźnienie w przekazaniu pracownikom informacji PIT-11nie powinno nieść za sobą poważnych konsekwencji - o ile pracownik ma wystarczająco dużo czasu, by wypełnić odpowiednie zeznanie podatkowe. Ponadto, pracownik powinien zgłosić się do pracodawcy z prośbą o przekazanie deklaracji podatkowych.
Pracodawca ma również obowiązek złożenia deklaracji PIT-11 do urzędu skarbowego do 31 stycznia. Złożenie deklaracji po tym terminie grozi odpowiedzialnością karną skarbową - grzywną o wysokości do 180 stawek dziennych. W przypadku, gdy płatnik (pracodawca) przekaże deklarację do urzędu skarbowego, ale nie do pracownika, można skorzystać z rozliczeń dostępnych na portalu podatki.gov.pl przy wypełnianiu deklaracji przychodów.
Natomiast w przypadku, gdy pracodawca nie wysłał druku PIT-11 również do urzędu skarbowego, należy oszacować wartość przychodów otrzymanych w danym okresie rozliczeniowym w deklaracji PIT-37. Nieotrzymanie deklaracji od pracodawcy nie zdejmuje bowiem obowiązku rozliczenia podatku przez pracownika.
Błędy w deklaracji PIT-11 2023/2024
Czasami zdarza się, że w deklaracji podatkowej otrzymanej od pracodawcy znajdują się błędy - chociażby dotyczące danych osobowych pracownika. Ma on wtedy obowiązek powiadomienia swojego pracownika o zaistniałych nieprawidłowościach i wprowadzenia ewentualnych poprawek, najlepiej do końca okresu rozliczeniowego, tj. przed ostatnim dniem lutego dla płatnika i ostatnim dniem kwietnia 2024 dla podatnika.
Błędne dane podatnika
Błędne dane podatnika, takie jak nieaktualny adres zamieszkania pracownika mogą wynikać między innymi z posiadania przez płatnika nieaktualnych danych, o których zmianie nie został poinformowany. Jednak to pracownik powinien dopilnować by dane te się zgadzały - do końca lutego poinformować o tym swojego pracodawcę, aby ten mógł wnieść poprawki.
Błędne kwoty uzyskania dochodów
Kwoty uwzględnione w deklaracjach wysyłanych przez pracodawców powinny zgadzać się ze stanem rzeczywistym - tylko wówczas podatek PIT może być prawidłowo obliczony. W przypadku, gdy dojdzie do pewnych rozbieżności w dokumentach otrzymanych od płatnika i podatnika, skutkuje to nadpłatą lub niedopłatą w podatku dochodowym. W przypadku zaistnienia nadpłaty podatku, urząd skarbowy zwróci nam nadpłatę w terminie 45 dni od złożenia deklaracji PIT drogą elektroniczną lub w ciągu 3 miesięcy - w przypadku złożenia w formie tradycyjnej.
Niewłaściwy urząd skarbowy
Zdarza się również, że rozliczenie PIT trafi do niewłaściwego urzędu skarbowego, np. w skutek wcześniej wspomnianego błędnego adresu zamieszkania. Wtedy to pracodawca powinien otrzymać od podatnika zawiadomienie o zmianie adresu, a pracodawca powinien poinformować o tym urząd skarbowy oraz poprosić o przesłanie deklaracji do odpowiedniej jednostki.
W przypadku, gdy przez pomyłkę pracodawca wyśle PIT-11 do niewłaściwego urzędu, ale jest w nim zawarty prawidłowy adres zamieszkania pracownika, urząd skarbowy do którego trafiła dana deklaracja przekaże ją do właściwej jednostki bez udziału pracodawcy czy pracownika. Warto więc upewnić się, że nasze rozliczenie roczne PIT trafiło do właściwego urzędu skarbowego.
Złożenie deklaracji po terminie
W przypadku nierozliczenia się w danym terminie, bądź w przypadku podania błędnych danych, przedsiębiorca powinien liczyć się z konsekwencjami takimi jak mandat bądź grzywna lub nawet wyrok sądowy i pozbawienie wolności. Niezależnie od tego jak istotne było to przewinienie, płatnik ma prawo złożyć wniosek o zaniechanie ukarania, znany także jako czynny żal. Składając taki wniosek, płatnik nadal zobowiązany jest do złożenia wniosku oraz uregulowania powstałych opłat oraz odsetek, lecz może uniknąć dodatkowej kary. W przypadku, gdy pracodawca nie złoży dokumentów oraz czynnego żalu, urząd skarbowy może uznać go winnego popełnienia wykroczenia bądź przestępstwa skarbowego.
Do kiedy pracodawca musi wysłać PIT 2023/2024 - podsumowanie
Ostatni dzień lutego jest dniem, w którym pracodawca powinien przekazać pracownikom PIT właściwy dla ich formy zatrudnienia oraz dochodów, który często jest podstawą ich dalszych rozliczeń z urzędem skarbowym, m.in. PIT-37. Podstawową zasadą jest to, że pracownicy powinni mieć wystarczająco dużo czasu, by złożyć swoje własne rozliczenia PIT w terminie, tj. do końca kwietnia 2024.
W przypadku, gdy pracownik nie otrzyma od pracodawcy odpowiednich deklaracji w terminie, może rozwiązać ten problem na kilka sposobów. m. in. poprzez oszacowanie jakie podatnik miał koszty uzyskania przychodów, wysokość dochodów i składek w poprzednim roku podatkowym (za który się rozlicza), i rozliczenie PIT na tej podstawie.
