Jak działa samofakturowanie i kiedy warto je wprowadzić w firmie?
Samofakturowanie to dość nietypowy i raczej mało znany sposób dokumentowania transakcji w którym fakturę wystawia nie sprzedawca, a nabywca.
Na czym ono polega i jak wprowadzić w firmie samofakturowanie?
Samofakturowanie to szczególna procedura dokumentowania transakcji. Szczególna, bo – mówiąc w uproszczeniu – podczas fakturowania strony zamieniają się rolami. To nie sprzedawca towaru lub usługi wystawia fakturę. Obowiązek ten bierze na siebie nabywca. Może on również wystawiać duplikaty lub korekty faktur, do czego standardowo jest uprawniony sprzedawca.
Do końca 2012 r. samofakturowanie było problematyczne, co wynikało z przepisów, które nakładały na obie strony szereg obowiązków. Niezbędna była umowa z dostawcą zawierająca elementy szczegółowo określone w przepisach, zaś o jej zawarciu należało poinformować naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Oprócz tego, nabywca musiał uzyskiwać od sprzedawcy akceptację wystawionych faktur za pomocą podpisu.
Od początku 2013 r. procedura samofakturowania została uproszczona. Co prawda przepisy dotyczące samofakturowania wciąż wymagają, by strony transakcji uzgodniły między sobą procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawcę, ale nie określają w jaki sposób. Szczegóły tego porozumienia oraz sposób, w jaki faktury są akceptowane zależą od ustaleń pomiędzy kontrahentami.
Dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców jest zniesienie obowiązku informowania o zawartej umowie naczelnika urzędu skarbowego. Sprzedawca nie musi również podpisywać faktury, wystawionej w jego imieniu przez nabywcę. Aby rozpocząć samofakturowanie transakcji z danym dostawcą wystarczy zatem uzgodnić procedurę zatwierdzania faktur.
Kiedy można stosować samofakturowanie?
Wystawianie faktur w imieniu nabywcy jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy obie strony mają status podatnika VAT czynnego. Można je stosować zarówno przy transakcjach na terenie Polski, jak i w przypadku transakcji zagranicznych na terenie Unii Europejskiej (niezbędny jest status podatnika VAT-UE).
Wspomniane rozporządzenie Ministra Finansów umożliwia samofakturowanie dokumentujące:
- sprzedaż towarów i usług,
- otrzymanie należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (np. przedpłaty, zaliczki czy raty),
- dostawę towarów lub świadczenie usług z państwa trzeciego.
Polska firma może więc fakturować zakup wystawiając dokument zarówno w imieniu polskiego, jak i zagranicznego sprzedawcy. W takiej sytuacji warto jednak pamiętać o tym, że dokument należy sporządzić z zastosowaniem polskich przepisów dotyczących faktur.
Co musi zawierać faktura i kto może ją wystawić?
Każda faktura wystawiana w imieniu sprzedawcy powinna zawierać standardowe elementy dla faktury określone w przepisach oraz dodatkowo adnotację „Samofakturowanie”. Na fakturze nie trzeba więc zaznaczać kto był jej wystawcą oraz w imieniu kogo została wystawiona. Oczywiście, podpisy lub pieczątki na takich dokumentach nie są potrzebne.
Dokument w ramach samofakturowania może zostać wystawiony przez samego nabywcę lub przez osobę posiadającą jego pełnomocnictwo. Oznacza to, że podatnik ma możliwość zlecenia wystawienia faktury podmiotowi trzeciemu, na przykład przedstawicielowi podatkowemu.
Rozliczanie podatków w związku z samofakturowaniem
Mimo że sprzedawca nie musi podpisywać faktury wystawionej w jego imieniu przez nabywcę, akceptacja dokumentu jest istotnym elementem procedury samofakturowania. Tylko zaakceptowana faktura jest podstawą do odliczenia VAT.
Jeśli chodzi o VAT, nabywca może odliczyć podatek z faktury wystawionej w ramach samofakturowania za ten okres, w którym faktura została zaakceptowana przez sprzedawcę. W tym wypadku nie ma znaczenia data wystawienia faktury. Podatek dochodowy rozliczany jest natomiast standardowo – według daty wykonania usługi lub dostarczenia towaru.
Otrzymanie dokumentu do akceptacji jest również ważne dla sprzedawcy towaru lub usługi. Musi on bowiem rozliczyć VAT od sprzedaży według daty wystawienia dokumentu. Oczywiście, faktura wystawiona w ramach samofakturowania stanowi dla sprzedawcy przychód, który jest rozliczany według daty wykonania usługi lub dostarczenia towaru. A zatem ważne jest, żeby nabywca wystawił i przedstawił fakturę do akceptacji sprzedawcy w takim terminie, by terminowe rozliczenie przez niego podatków było możliwe.
Jaka forma akceptacji faktur w związku z samofakturowaniem jest dopuszczalna? Ponieważ przepisy jej nie precyzują, można uznać, że dowolna, aczkolwiek warto posiadać na to potwierdzenie, np. e-mail.
W przypadku, gdy do transakcji pomiędzy tymi samymi podmiotami dochodzi często dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie zbiorczych zestawień faktur wystawionych przez nabywcę w danym miesiącu i przekazanie ich sprzedawcy. Takie ustalenia mogą znaleźć się w umowie pomiędzy stronami.
Kiedy warto stosować samofakturowanie?
W przypadku samofakturowania sprawny przepływ dokumentów pomiędzy kontrahentami jest bardzo ważny i wymaga dobrej organizacji. Dlatego przed wdrożeniem tej procedury przez nabywcę warto zastanowić się, czy jest możliwość terminowego dostarczania faktur sprzedawcy.
Jeżeli przepływ dokumentów może być zapewniony, samofakturowanie warto rozważyć, gdy firma będąca nabywcą:
- dokonuje wielu zakupów u jednego dostawcy,
- często importuje towary z zagranicy,
- często otrzymuje faktury zakupowe z opóźnieniem.
Korzystając z samofakturowania, nabywca ma pełną kontrolę nad terminami wystawiania faktur oraz treścią dokumentów. Jest to istotne zwłaszcza, gdy faktury od danego sprzedawcy przychodzą z opóźnieniem lub z błędami.
Ponadto, samofakturowanie pozwala uniknąć problemów związanych z dokumentowaniem importu. Po otrzymaniu zamówionego towaru nabywca sprawdza zawartość przesyłki i wystawia fakturę zgodną ze stanem faktycznym, która zawiera wszystkie elementy wymagane przez polskie przepisy. Dzięki temu unika rozbieżności pomiędzy tym, co widnieje na fakturze od dostawcy, a tym, co rzeczywiście otrzymał.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor Finansowy inFakt
