Jakie są formalności i koszty związane z zatrudnieniem cudzoziemca?
W dobie rekordowo niskiego bezrobocia, pracodawcy coraz częściej narzekają na brak rąk do pracy. Jednym z pomocnych rozwiązań w tej trudnej dla firm sytuacji może być zatrudnienie cudzoziemców.
Zgodne z przepisami zatrudnienie na terenie Polski osoby pochodzącej z zagranicy trzeba przeprowadzić, mając na uwadze pięć podstawowych wymogów formalnych, które opisane są poniżej.
1. Legalizacja zatrudnienia i forma umowy o pracę
Kształt procesu legalizującego pracę cudzoziemca na terenie Polski zależny jest od kraju pochodzenia konkretnej osoby. Prawo polskie wyróżnia dwa procesy: dla cudzoziemców z krajów Unii Europejskiej oraz odrębny dla wszystkich pracowników pochodzących z krajów poza Wspólnotą. Szczegółowe informacje odnośnie zatrudniania pracowników z Unii Europejskiej znajdziesz w naszym poradniku dostępnym tutaj, natomiast po informacje odnośnie zatrudniania cudzoziemców spoza UE możesz kliknąć tutaj.
Po spełnieniu wszelkich warunków, dzięki którym obcokrajowiec będzie mógł legalnie podjąć pracę u polskiego pracodawcy, należy podjąć decyzję o wyborze odpowiedniej dla obu stron umowy o pracę. W przypadku cudzoziemców pracodawca ma do wyboru takie same umowy, jak przy zatrudnianiu pracowników z polskim obywatelstwem – umowa o pracę, zlecenie i o dzieło.
2. Formalności wynikające z kodeksu pracy
Nie należy zapominać, że zatrudnienie cudzoziemca wymaga przeprowadzenia tego samego procesu przed pierwszym dniem pracy, jak w przypadku zatrudnienia obywatela Polski. Pracownik musi przejść badania lekarskie z zakresu medycyny pracy, które orzekną, czy jest on zdolny do pracy lub czy może pracować na oferowanym przez pracodawcę stanowisku. Co więcej, każdy pracownik musi przejść szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp). Zarówno pracodawca, jak i pracownik muszą spełnić wszystkie inne formalności wynikające z zapisów kodeksu pracy.
3. Podatek dochodowy od osób fizycznych
Obowiązkiem pracodawcy jest zarejestrowanie pracownika-cudzoziemca w celu uzyskania dla niego Numeru Identyfikacji Podatkowej – NIP. Wcześniej jednak należy wystąpić do Urzędu Miasta właściwego ze względu na miejsce zameldowania obcokrajowca do wydziału Ewidencji Ludności w celu wydania numeru PESEL. Od lipca 2011 roku nie będzie już konieczności wyrabiania podatnikom numeru NIP, gdyż urząd skarbowy przyjmował będzie jako numer identyfikacyjny PESEL.
Podatek dochodowy od osób fizycznych jest obliczany od wynagrodzenia cudzoziemców w taki sam sposób, jak pracowników obywatelstwa polskiego. Decyzja, z którym urzędem skarbowym ma rozliczać się obcokrajowiec, jest zależna od miejsca jego zamieszkania.
Ważnym elementem przy rozliczaniu pracownika z obcym obywatelstwiem jest posiadanie przez niego statusu rezydenta. Status ten przysługuje osobom, które:
- posiadają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
- przebywają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
W przypadku, kiedy pracownik spełnia jeden lub oba z tych wymogów, rozliczać się musi z wszystkich uzyskanych dochodów z polskim urzędem skarbowym. Wynika z tego również konieczność złożenia zeznania podatkowego do końca kwietnia roku, który następuje po roku uzyskania dochodu w Polsce.
Prawo przewiduje również możliwość zatrudniania mieszkających poza Polską nierezydentów, którzy pracując w Polsce, podatki płacą w ich rodzimym państwie. W Polsce obowiązuje ich rozliczenie się wyłącznie z tej części dochodów, które osiągnęli na terenie Polski.
4. Ubezpieczenie społeczne
Obowiązek składek z tytułu ubezpieczenia społecznego w myśl ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie obowiązuje:
- obywateli państw obcych, których pobyt na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej nie ma charakteru stałego i którzy są zatrudnieni w obcych przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, misjach, misjach specjalnych lub instytucjach międzynarodowych, chyba że umowy międzynarodowe stanowią inaczej;
- cudzoziemców pochodzących z krajów, z którymi Polska zawarła umowy międzynarodowe o unikaniu podwójnego ubezpieczenia społecznego, pod warunkiem, że w kraju, którego są obywatelami, opłacają składki na ubezpieczenia społeczne i są pracownikami oddelegowanymi do pracy w Polsce.
Wszyscy obcokrajowcy, którzy nie spełniają powyższych warunków zwolnienia, wykonujący pracę na terenie Polski legalnie, podlegają obowiązkowi opłacania składek ubezpieczenia społecznego tak samo, jak obywatele polscy.
Pracodawca ma obowiązek dokonać zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZUA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia. Obowiązkiem płatnika jest comiesięczne sporządzanie raportów ZUS RCA i wykazywanie wysokości składek. Pracodawca jest zobowiązany do przekazywania pracownikowi informacji ZUS RMUA. Wzory tych dokumentów możesz pobrać i wypełnić za pomocą naszego programu do aktywnych formularzy. Więcej informacji możesz znaleźć tutaj.
Obowiązek płacenia składek na ubezpieczenie społeczne jest zależny od rodzaju umowy, którą pracodawca podpisał z pracownikiem. W przypadku:
- umowy o pracę – obowiązkowe jest opłacenie składek emerytalnych, rentowych, chorobowych i wypadkowych;
- umowy agencyjnej – obowiązkowe są składki emerytalne i rentowe, chorobowa jest dobrowolna.
- umowy zlecenie – obowiązkowe są składki emerytalne i rentowe, chorobowa jest dobrowolna, a wypadkową opłaca się tylko w przypadku, kiedy pracownik wykonuje swoje obowiązki w siedzibie firmy.
- umowy o dzieło – nie ma obowiązku opłacania składek ubezpieczenia społecznego.
5. Ubezpieczenie zdrowotne
W myśl ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych pracownik podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu w przypadku, kiedy spełnia jednocześnie oba poniższe warunki:
- posiada wizę pobytową z prawem pracy, kartę stałego lub czasowego pobytu,
- opłaca składki ubezpieczenia społecznego.
Brak spełnienia któregokolwiek z tych warunków powoduje, że cudzoziemiec nie może być objęty obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu bycia pracownikiem.
Ubezpieczenie zdrowotne obejmuje zamieszkujących na terenie Polski członków rodziny (niezależnie od posiadania przez nich wizy uprawniającej do podjęcia pracy, zezwolenia na osiedlenie się lub zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony) cudzoziemca podlegającego ubezpieczeniu obowiązkowo lub dobrowolnie, pod warunkiem, że członkowie rodziny nie podlegają obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego z innych tytułów.
W NFZ nie mogą ubezpieczać się cudzoziemcy przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym cudzoziemcy zatrudnieni w obcych przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, misjach, misjach specjalnych lub międzynarodowych instytucjach, chyba że umowy międzynarodowe ratyfikowane przez Rzeczpospolitą Polską stanowią inaczej.
