Umowa o pracę a podatek - rozliczenie PIT-37

2023-01-30 Aktualizacja: 2024-03-18

Zbliża się termin składania zeznań podatkowych. PIT-37 to jedna z najpowszechniejszych deklaracji składanych do urzędu skarbowego. Kto musi się rozliczyć PIT-37 i w jaki sposób to zrobić?

Podatek dochodowy PIT-37 - co to jest i kto musi rozliczyć?

PIT-37 to deklaracja podatkowa składana przez pracowników, zleceniobiorców oraz innych podatników, odprowadzających podatek według skali podatkowej. Otrzymują oni wynagrodzenie od płatnika, który jednocześnie za podatnika oblicza i pobiera zaliczki na podatek od osiągniętego przychodu. W okresie składania zeznań rocznych podatnik z reguły wypełnia deklarację PIT-37 na podstawie przesłanego do końca lutego formularza PIT-11, opracowanego przez płatnika.

W deklaracji PIT-37 są wykazywane uzyskane przez podatnika przychody w roku podatkowym, pomniejszone o koszty uzyskania przychodów, składki społeczne i zdrowotne, a także potrącone zaliczki na podatek dochodowy z tytułu:

• stosunku pracy nakładczej,

• stosunku służbowego,

• pracy nakładczej,

• spółdzielczego stosunku pracy.

W PIT-37 są rozliczane także wynagrodzenia osób, które nie są płatnikami, a złożyły PIT-11. Do tego grona osób zaliczają się osoby, które w 2023 r. osiągnęły przychody z pracy przy zbiorach, zasiłki z tytułu umowy zlecenia, czy z umowy aktywizacyjnej.

W przypadku rozliczania przez organ rentowy, podmiot ten rozlicza podatnika na druku PIT-40A. Podatnik PIT-40A może potraktować to jako informację, która posłuży mu do złożenia PIT-37. Jednocześnie ma prawo nie składać zeznania, gdyż i tak zostanie rozliczony automatycznie przez organ podatkowy.

PIT-36 a PIT-37 - na czym polega różnica?

Podatnicy, którzy nie rozliczają się za pośrednictwem płatników lub osiągają dochody z kilku źródeł (w tym część z nich bez udziału płatnika), z reguły składają do organu podatkowego PIT-36. Druk PIT-36 także służy do opodatkowania według ogólnej skali podatkowej - jedyna różnica polega na tym, że to podatnik oblicza i pobiera zaliczki z wynagrodzenia.

Umowa o pracę - jakie przychody?

Pracodawca jako płatnik musi rozliczać i odprowadzać zaliczki na podatek od wynagrodzeń pracowników. W tym celu sumuje wszystkie przychody ze stosunku pracy osiągane przez pracownika.

Przychodami ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są otrzymane lub pozostawione w dyspozycji podatnika w roku podatkowym wszelkie wpłaty pieniężne i nieodpłatne świadczenia w naturze, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze,

• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,

• wynagrodzenia chorobowe oraz zasiłki wypłacane przez zakład pracy,

• premie, dodatki i nagrody,

• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,

• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,

• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód powstaje w tym miesiącu, w którym wynagrodzenie zostaje faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika – w dniu wypłaty.

Ustawa nie definiuje nieodpłatnych świadczeń. Kwestię tę poruszył Trybunał Konstytucyjny, który stoi na stanowisku, że są to przychody:

• z których pracownik skorzystał w pełni dobrowolnie,

• które zostały zrealizowane w jego interesie i przyniosły mu korzyść,

• uzyskana korzyść jest wymierna i dotyczy konkretnego pracownika (a nie np. grupy pracowników).

PIT-37 a prowadzenie działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy, którzy odprowadzają podatek dochodowy mogą wybrać jedną z trzech form opodatkowania:

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (PIT-28),

• opodatkowanie na zasadach ogólnych według skali podatkowej (PIT-37),

• podatek liniowy 19% (PIT-37).

Opodatkowanie według skali podatkowej dla przedsiębiorstwa może być opłacalne, o ile przychody nie przekroczą I progu podatkowego, a stawka podatku będzie wynosić 12%. Przedsiębiorca jest równocześnie płatnikiem, tak więc nie może składać zeznania rocznego na podstawie druku PIT-37. Musi to zrobić na formularzu podatkowym PIT-36.

Dla przedsiębiorstw o większych przychodach z reguły wybierany jest podatek liniowy lub ryczałt, gdyż stawka podatku jest niższa niż przy 32% skali podatkowej dla przychodów powyżej 120 000 zł.

Obliczenie i wypłata zaliczki na PIT

Jak obliczyć samodzielnie zaliczkę w odpowiedniej wysokości?

1. W pierwszej kolejności sumujemy wszelkie świadczenia pieniężne i nieodpłatne świadczenia w naturze, w celu ustalenia kwoty przychodu.

2. Od kwoty przychodu odejmujemy sumę kosztów uzyskania przychodów oraz składki na ubezpieczenia społeczne potrącone z wynagrodzenia pracownika.

3. Od ustalonej podstawy opodatkowania obliczamy kwotę zaliczki na podatek dochodowy według skali podatkowej, czyli:

   • 12% za miesiące, w których dochód pracownika nie przekroczy 120 tys. zł,

   • 32% już za ten miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie limitu 120 tys. zł - kwota ponad limit będzie opodatkowana wyższą stawką.

4. Od obliczonej kwoty odejmujemy kwotę zmniejszającą podatek, czyli 250 zł lub 300 zł w zależności od tego, czy jest to pracownik miejscowy, czy pracownik dojeżdżający do pracy spoza miejscowości, w której położony jest zakład pracy.

Zaliczka jest wypłacana przez pracodawcę do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wynagrodzenie zostało przekazane pracownikowi.

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z poborem podatku dochodowego do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, czyli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, np. dokumentację dotyczącą 2023 roku (termin płatności podatku upływa z końcem kwietnia 2024 roku) należy przechowywać do końca 2029 roku.

Przychody zwolnione od podatku PIT

W deklaracji PIT-37 w części C są wykazane przychody zwolnione z podatku dochodowego dla podatnika lub współmałżonka. W wierszach od 36 do 43 można wybrać rodzaj zwolnienia, a następnie w wierszach od 44 do 51 wybieramy rodzaj przychodów, które są objęte danymi zwolnieniami. Suma przychodów zwolnionych od podatku nie może przekroczyć kwoty 85 528 zł w danym roku podatkowym.

Dostępne zwolnienia podatkowe w PIT-37:

• ulga dla młodych,

• ulga na powrót,

• ulga dla rodzin 4+,

• ulga dla pracujących seniorów.

Przychód w deklaracji PIT-37 - poz. nr 52, 57

Przychód w PIT-37 należy wpisać w polu 52 lub 57 (w przypadku uzyskiwania autorskich kosztów uzyskiwania przychodu 50%). W deklaracji PIT-11 możesz znaleźć te dane w wierszu 1 części E, rubryce nr 1. Może się jednak okazać, że po porównaniu przychodu z PIT-11 z kwotami potwierdzeń wpłat, wystąpią nieścisłości.

Warto więc przed złożeniem deklaracji zweryfikować, czy Twój przychód jest taki sam jak wykazany przez pracodawcę w PIT-11. To na podatniku spoczywa obowiązek wykazania prawidłowych kwot.

Przy uzupełnianiu przychodu warto kierować się paroma zasadami:

• W deklaracji wykazujemy wyłącznie wartości przychodu faktycznie uzyskane w danym roku.

• Nie zaokrąglamy kwot do pełnych groszy. Wpisujemy kwotę, jaką faktycznie otrzymaliśmy.

• Należy rozróżniać przychód od dochodu. Przychód jest kwotą brutto przed zastosowaniem KUP, odliczeń i innych potrąceń.

Koszty uzyskania przychodów w deklaracji podatkowej PIT-37 -poz. nr 53, 58

W polu 53 wpisuje się pracownicze koszty uzyskania przychodów, natomiast pole 58 służy do wykazania autorskich kosztów 50%.

Uwaga! Pracownik, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę może korzystać z dwóch rodzajów kosztów - autorskich oraz pracowniczych w stawce ryczałtu. Jeżeli przychody z przeniesienia praw autorskich przekroczą 120 000 zł, nadwyżka przychodów wpisywana jest do górnej części rubryki nr 1.

Zryczałtowane koszty uzyskania przychodu na dojazd do pracy

Pracownicze koszty uzyskania przychodów są określone w zryczałtowanej stawce w wysokości 250 zł oraz 300 zł miesięcznie.

Pracownik miejscowy: 250 zł

• 3 000 zł rocznie - w przypadku jednej umowy,

• 4 500 zł rocznie - gdy mamy równocześnie co najmniej dwa stosunki pracy.

Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości: 300 zł

• 3 600 zł rocznie – w przypadku jednej umowy,

• 5 400 zł rocznie – gdy mamy równocześnie co najmniej dwa stosunki pracy i nie otrzymaliśmy dodatku za rozłąkę.

Rozliczenie praw autorskich w PIT-37

Nie zawsze stosujesz pracownicze koszty uzyskania przychodu. Jeśli wypłacasz pracownikowi wynagrodzenie z tytułu praw autorskich np. działalności twórczej w zakresie tworzenia oprogramowania komputerowego możesz uwzględnić koszty wynoszące 50% przychodu. Górny limit odliczenia kosztów wynosi 120 000 zł.

Natomiast w przypadku osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej na podstawie umowy zlecenie lub o dzieło, można odliczyć 20 % kosztów uzyskania przychodów.

Dochód w zeznaniu PIT-37 - poz. nr 54

Dochód jest różnicą między sumą wszystkich przychodów wykazanych w deklaracji oraz sumą kosztów uzyskania przychodu (pracowniczych, autorskich lub innych). Dochód powstaje, gdy różnica między przychodami a kosztami jest większa niż 0 zł. Kwoty dochodu nie powinno się zaokrąglać do pełnych złotych - należy go zachować w wartości, która została ustalona w pierwotnej wartości.

W celu ustalenia wartości dochodu, należy osobno odjąć od kwoty przychodów koszty ryczałtowe oraz osobno koszty autorskie określone stawką procentową 50%. Może bowiem nastąpić sytuacja, w której wystąpi dochód z przychodów autorskich oraz strata z pozostałych przychodów.

PIT-37 a strata podatkowa - poz. nr 55

W deklaracjach podatkowych, gdzie źródłem przychodów jest wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, rzadko dochodzi do straty podatkowej. Występuje ona z reguły w przypadku, gdy pracodawca realizuje wypłatę wynagrodzenia z okresu danego roku z opóźnieniem, po zakończeniu tego roku, za który wynagrodzenie faktycznie przysługuje.

W ciągu 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku), następujących po roku podatkowym, w którym wykazano stratę, podatnik ma prawo rozliczyć stratę i obniżyć o jej wartość przychód. Jednakże w ciągu jednego roku może wykazać nie więcej niż 50% tej straty. Co ważne, strata jest rozliczana w ramach źródła przychodów, w ramach którego powstała. Tak więc nie można stratą z tytułu umowy o pracę obniżać przychodu z tytułu działalności gospodarczej lub umowy zlecenia.

Osoba samotnie wychowująca dziecko i rozliczenie z małżonkiem

Formularz PIT-37 jest przeznaczony zarówno dla osób, które chcą rozliczyć dochody indywidualnie, jak i wspólnie z małżonkiem. Na formularzu możesz rozliczyć się także jako osoba samotnie wychowująca dziecko.

W przypadku wspólnego rozliczania progi podatkowe zwiększają się dwukrotnie. Oznacza to, że do II progu podatkowego w wysokości 32% trafiamy dopiero po przekroczeniu 240 000 zł łącznych dochodów z małżonkiem (120 000 zł x 2). Jednocześnie zwiększa się kwota wolna od podatku z 30 000 zł na 60 000 zł.

Tak więc, jeżeli jeden małżonek uzyskuje większe dochody, które kwalifikują go do II progu podatkowego, może uniknąć 32%podatku, jeżeli zdecyduje się na wspólne rozliczenie z małżonkiem, który generuje mniejsze dochody.

W niektórych przypadkach, wspólne opodatkowanie może przynieść wymierne korzyści podatkowe.

Urzędowe Poświadczenie Odbioru

Jeśli chcesz rozliczyć podatek dochodowy za pośrednictwem programu PIT-37, pamiętaj, że po wysyłce formularza do Ministerstwa Finansów otrzymasz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). To dokument potwierdzający, że Twój PIT-37 za 2023 r. został wypełniony i właściwie wysłany do urzędu skarbowego. UPO ma taką samą wartość, jak złożenie papierowego druku podatkowego osobiście w urzędzie lub potwierdzenie nadania listu poleconego.

Urzędowe Poświadczenie Odbioru należy przechowywać do 5 lat od końca roku, w którym rozliczyliśmy zeznanie PIT-37.

Zwrot i zapłata podatku w PIT-37

Czasem może okazać się, że po złożeniu deklaracji podatkowej, podatnikowi przysługuje zwrot podatku. Jeżeli z uzyskanego dochodu oraz pobranych zaliczek wynika, że pojawiła się nadpłata, urząd skarbowy jest zobowiązany do zwrotu podatku w terminie:

• 3 miesięcy - w przypadku składania deklaracji w urzędzie lub listem poleconym,

• 45 dni - w przypadku zeznań elektronicznych.

Zwrot podatku można otrzymać w formie przelewu elektronicznego, w kasie urzędu skarbowego lub za pośrednictwem poczty. Podatnik nie otrzyma pieniędzy, jeżeli jego zwrot wynosi mniej niż 11,60 zł - w tej sytuacji nadpłata jest przenoszona na następny rok rozliczeniowy.

Korekta zeznania PIT-37

Korekta PIT-37 pozwala na zmianę danych w formularzu złożonym w organie podatkowym. Jeśli podatnik nie uwzględnił wszystkich źródeł przychodów, popełnił błąd w obliczeniach, czy nie wykazał przysługujących mu ulg podatkowych ma prawo do złożenia korekty. Korektę można złożyć w terminie do 5 lat od złożenia błędnej deklaracji PIT-37. W przypadku złożenia korekty, nadpłata podatku musi być zwrócona przez urząd skarbowy w ciągu 2 miesięcy oraz nie później niż 3 miesiące od złożenia pierwotnej wersji druk