Zasady korygowania faktur – co zmieniło się w 2014 roku?

2014-02-14

Korygowanie faktur to ważny obowiązek przedsiębiorców – muszą na niego zwracać uwagę zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Zarówno 2013, jak i 2014 r. przyniosły zmiany, jeśli chodzi o wystawianie not i faktur korygujących. 

. Warto więc zebrać te wiadomości, aby poznać zasady wystawiania korekt, które obowiązują obecnie.

Korekty faktur często się zmieniały

Tematyka korekt nie jest łatwa dla przedsiębiorców, ponieważ zasady ich wystawiania stosunkowo często ulegały zmianie i mogą wydawać się skomplikowane. Łatwo trafić na nieaktualne informacje pochodzące sprzed kilku lat, gdy np. niezbędne były podpisy na dokumentach, a co za tym idzie niemożliwe było przesyłanie korekt e-mailem. Ponieważ jednak korygowanie faktur może być czasochłonnym zajęciem, warto znać aktualne zasady, aby dzięki temu dokonywać tej czynności w optymalny sposób.

Korygowanie faktur – podstawowe informacje, które warto znać

W 2014 r. do poprawiania błędów na fakturach nadal służą dwa dokumenty, które dają odrębne prawa, a także rodzą różne obowiązki. Zdecydowanie warto wiedzieć kto i w jakich okolicznościach je wystawia, a także co muszą zawierać.

1. Nota korygująca

Nota korygująca to prosty dokument sporządzany przez nabywcę, gdy dostrzeże on mało znaczące błędy w treści faktury. Mogą to być np. błędy w danych nabywcy (przy czym notą nie można zmienić całości danych nabywcy) lub sprzedawcy, niewłaściwy opis towaru, błędy w datach, które nie zmieniają kwot podatków, itp. Notą korygującą nie można poprawiać danych liczbowych na fakturze (np. stawki czy kwoty VAT). Taka nota korygująca powinna zawierać:

• nazwę dokumentu - „nota korygująca”,
• dane obu stron transakcji (w tym NIP-y),
• numer i datę wystawienia pierwotnej faktury oraz datę dostarczenia towaru lub wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia,
• treść pierwotną podlegającą zmianie notą korygującą oraz treść prawidłową.

Zgodnie z przepisami, nota korygująca wymaga „akceptacji” sprzedawcy. Więcej na ten temat znajduje się w dalszej części artykułu.

2. Faktura korygująca lub korekta

Faktura korygująca (inaczej korekta), to dokument, którym można zmieniać wartości liczbowe na fakturze pierwotnej, w tym takie, które zmieniają kwotę VAT (w przeciwieństwie do noty korygującej, która nie daje takiego prawa). Dokument może także służyć do poprawiania prostszych błędów, np. w danych sprzedawcy, czy nabywcy. Korektę może wystawić jedynie sprzedawca, czyli wystawca faktury pierwotnej. Jeżeli błąd związany z liczbami na fakturze dostrzeże nabywca, to powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o sporządzenie korekty.

Kiedy wystawia się korektę faktury? Może to być wynikiem zarówno błędu w treści dokumentu, jak i ustaleń stron transakcji, które prowadzą albo do obniżenia, albo do podwyższenia ceny. Z kolei korekty nie wystawia się, jeśli faktura pierwotna uległa zniszczeniu – wówczas wystawiany jest duplikat.

Co musi zawierać korekta? Szczegółowa lista elementów znajduje się w ustawie o VAT (art. 106j., ust. 2). Niezależnie od celu korekty, na dokumencie powinny znaleźć się:

• nazwa – „faktura korygująca” lub „korekta”,
• numer oraz data wystawienia korekty,
• część danych z faktury pierwotnej (m.in. numer faktury, data wystawienia, dane stron transakcji, nazwa towaru lub usługi objętych korektą),
• przyczyna korekty,
• treść prawidłowa.

Jeśli chodzi o zestaw elementów, warto zapamiętać 2 kwestie, które funkcjonują od niedawna. W przypadku faktury korygującej:

1. Nie ma konieczności zamieszczania treści przed zmianą, czyli pierwotnej (choć istnieje taka możliwość). Ta zmiana obowiązuje od początku 2013 r.
2. Istnieje konieczność zamieszczenia przyczyny korekty niezależnie od tego co dokument zmienia w fakturze pierwotnej. Do końca 2013 r. przyczyna korekty była niezbędna tylko w przypadku zmian prowadzących do obniżenia VAT.

Forma korekt, podpisy, akceptacja i potwierdzenie odbioru

W przypadku not korygujących i faktur korygujących łatwo trafić na osoby, które trzymają się nieobowiązujących od dawna zasad zgodnie z którymi na obu dokumentach konieczne były podpisy stron transakcji. Z czym to się wiązało? To proste – gdyby podpis był niezbędny, to nie byłoby mowy o wysyłce dokumentu e-mailem. Na szczęście korzystanie z poczty tradycyjnej nie jest obecnie konieczne.

Zarówno w 2013, jak i w 2014 r. takie zasady nie obowiązują. Warto więc zapamiętać, że:

1. Ani nota korygująca, ani faktura korygująca nie wymagają podpisów (czy pieczątek) żadnej ze stron transakcji.
2. Zarówno notę korygującą, jak i fakturę korygującą można wysłać do kontrahenta e-mailem.

Druga istotna kwestia dotyczy akceptacji oraz potwierdzenia odbioru obu dokumentów zmieniających treść pierwotnych faktur.

W przypadku noty korygującej niezbędna jest akceptacja sprzedawcy, czyli wystawcy pierwotnego dokumentu. Oczywiście, podpis jest wystarczającą formą akceptacji. Ale są też inne formy. Przepisy nie określają w jaki sposób można akceptację wyrazić, więc można założyć, że sposób ten jest dowolny. Może to być np. wiadomość e-mail. Czy może to być informacja ustna? Dla pewności warto jednak mieć potwierdzenie akceptacji, więc informacja ustna może nie być wystarczająca w razie kontroli.

Natomiast faktura korygująca zazwyczaj wymaga potwierdzenia odbioru nabywcy (od tej zasady są jednak wyjątki – opisane poniżej). Takie potwierdzenie odbioru niezbędne jest tylko w jednej sytuacji – gdy korekta prowadzi do zmniejszenia kwoty VAT na fakturze. W każdym innym wypadku fakturę korygującą po prostu wysyła się do nabywcy.

Jaką formę może mieć potwierdzenie odbioru? Podobnie jak w przypadku akceptacji – może to być podpis na korekcie, ale nie musi. Inna forma potwierdzenia, np. e-mailowa, także jest właściwa. I tym razem jednak warto mieć w dokumentacji dowód na to, że nabywca potwierdził odbiór. Może jednak zdarzyć się, że nabywca nie chce lub nie może potwierdzić odbioru faktury korygującej. Co w takiej sytuacji?

Potwierdzenie odbioru korekty nie zawsze jest konieczne do obniżenia VAT

Od początku 2014 r. wszedł w życie zapis w ustawie o VAT (art. 29a, ust. 15, pkt. 4) , który dopuszcza obniżenie VAT w sytuacji, gdy sprzedawca (wystawca faktury) nie dysponuje potwierdzeniem odbioru korekty przez nabywcę.

Taka sytuacja dopuszczalna jest jednak wtedy, gdy sprzedawca podjął niezbędne kroki, aby korektę dostarczyć i posiada na to dowody. Innymi słowy, z posiadanej dokumentacji sprzedawcy musi wynikać, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Ponadto, potwierdzenie odbioru korekty nie jest konieczne w związku ze sprzedażą mediów, z eksportem towarów, eksportem usług, czy Wewnątrzwspólnotową Dostawą Towarów (WDT).


Sebastian Bobrowski
Dyrektor Finansowy inFakt