Anulowanie faktury VAT - kiedy jest możliwe?

2024-05-28

Anulowanie faktury może być konieczne w różnych sytuacjach, takich jak błędne wystawienie dokumentu czy rezygnacja klienta z zakupu. Czy zawsze można anulować fakturę? W jakich przypadkach i na jakich zasadach jest to możliwe? Poznaj szczegółowe przepisy i dowiedz się, jak prawidłowo przeprowadzić procedurę anulowania faktury, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

Czasami przez roztargnienie lub z braku poprawnych informacji przedsiębiorca błędnie wystawi dokument sprzedaży. Czasem będzie to błąd przy wpisanej kwocie na fakturze, innym razem pomyłka w adresie odbiorcy czy terminie płatności. Wszystkie te pomyłki można naprawić za pomocą odpowiedniego dokumentu korygującego: faktury korekty, którą wystawia sprzedawca lub noty korygującej, którą wystawia nabywca.

Jednak są sytuacje, kiedy taka korekta nie wystarcza, bo niezbędne jest anulowanie całej faktury. Chociaż przepisy nie przewidują możliwości anulowania faktury to w praktyce dopuszcza się sytuacje, kiedy taki dokument można faktycznie anulować. Anulowanie faktury VAT powinno być stosowane jedynie w wyjątkowych sytuacjach, gdy jest to absolutnie konieczne. W związku z tym, Wnioskodawca musi wykazywać najwyższą staranność przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Wyjaśniamy jakie warunki muszą być spełnione, aby anulowanie faktury VAT było możliwe.

Faktura VAT

Ustawa o VAT reguluje wiele aspektów prowadzenia działalności gospodarczej, a jej przestrzeganie jest kluczowe. Określa ona również wymagania dotyczące faktur.

Czym jest faktura VAT? Jest to dokument potwierdzający dokonanie transakcji zakupu i sprzedaży. Przedsiębiorstwo będące podatnikiem VAT ma obowiązek wystawić fakturę, gdy sprzedaje towary lub usługi innej firmie. Faktura ta musi być sporządzona w dwóch egzemplarzach. W dzisiejszych czasach, zdominowanych przez technologię, faktury mogą być wystawiane elektronicznie, choć wciąż istnieje możliwość ich sporządzenia w formie papierowej.

Wystawienie faktury jest rozumiane jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Anulowanie faktury VAT

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT) nie regulują w żaden sposób kwestii anulowania wystawionej faktury.

W praktyce takie sytuacje się jednak zdarzają i wówczas dopuszcza się możliwość anulowania faktury w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Najczęściej anulować wystawioną fakturę VAT można kiedy:

• faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego;

• faktura dokumentuje czynność niedokonaną.

Przepisy pozwalają na anulowanie faktury VAT, gdy dokumentuje ona transakcję, która się nie odbyła i faktura nie została jeszcze przekazana kontrahentowi, czyli nie weszła do obrotu prawnego. Oznacza to, że dostawa towaru lub wykonanie usługi jeszcze nie miało miejsca. Na przykład, jeśli kontrahent zrezygnował z zakupu towaru, nie opłacił go i nie otrzymał faktury, to dokument może być anulowany, ponieważ nie powstał obowiązek podatkowy. Podobnie, gdy sprzedawca wysyła fakturę razem z towarem za pobraniem, a klient nie odbiera przesyłki – w takim przypadku nie dochodzi do dostawy ani sprzedaży towaru.

W praktyce oznacza to tyle, że faktura VAT została wystawiona przed wykonaniem usługi lub też przed dostarczeniem towaru. Co więcej, oba egzemplarze faktury (ten przeznaczony dla sprzedającego oraz kopia dla kontrahenta) znajdują się w takiej sytuacji w rękach wystawiającego.

Zgodnie z interpretacją indywidualną z 21 marca 2019 r. (0111-KDIB3-1.4012. 12.2019.2.RSZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego ma miejsce gdy faktura:

• nie została wysłana do kontrahenta,

• została wysłana do kontrahenta, ale nie została odebrana przez kontrahenta,

• została wysłana i odebrana przez kontrahenta, a następnie odesłana (podatnik posiada oba egzemplarze faktur – oryginał i kopię, a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach).

Do anulowania faktury vat często dochodzi w przypadku sprzedaży wysyłkowej.

Przykład:

Pan Jacek sprzedaje towar przez internet. Otrzymał zamówienie na zakup kurtki przez klienta. Pan Jacek spakował towar do paczki, wystawił fakturę VAT. Po godzinie otrzymał informacje, że klient anulował zamówienie, bo znalazł inny towar w atrakcyjniejszej cenie. W takiej sytuacji Pan Jacek anuluje wystawioną fakturę VAT, bo faktura dokumentuje czynność niedokonaną i nie została wprowadzona do obiegu prawnego.

WAŻNE! Jeśli faktura VAT została dostarczona do kupującego, nie można jej anulować. Tak stanowi interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 stycznia 2019 r., 0114-KDIP1-2.4012.787. 2018.1.IG). W tej interpretacji mowa jest o tym, że faktura nie dokumentuje zaistniałego zdarzenia gospodarczego, ale została wprowadzona do obrotu prawnego (nie została odesłana), nie ma możliwości jej anulowania. W takiej sytuacji jest możliwość dokonywania korekty faktury.

Anulowanie faktury VAT a zniszczenie towaru

Anulowanie faktury jest możliwe również w sytuacji, gdy przesyłka z towarem zaginęła lub została zniszczona. Aby to zrobić, należy mieć dokument potwierdzający zaistnienie takiego zdarzenia, na przykład zaświadczenie od firmy kurierskiej odpowiedzialnej za zaginięcie paczki. Jeśli faktura nie dotarła do klienta (np. była w zaginionej przesyłce), do jej anulowania wystarczy kopia znajdująca się u wystawcy – nie ma potrzeby posiadania obu egzemplarzy faktury.

Czy można anulować wystawioną fakturę elektroniczną?

Jeśli wystawca faktury zdążył wysłać fakturę mailem do odbiorcy to niestety nie ma możliwości jej anulowania. Faktura wysłana drogą elektroniczną prawie na pewno zostanie odebrana, co jest równoznaczne z dokonaniem czynności.

Kontrahent fakturę otrzymał w sposób trwały i nie ma możliwości odesłania czy nie przyjęcia takiego dokumentu sprzedaży, co wynika z interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2019 r. (0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK).

W przypadku faktur elektronicznych ich anulowanie nie jest możliwe!

WAŻNE! Po wejściu w życie obowiązku fakturowania poprzez Krajowy System e-Faktur, faktury nie będą mogły zostać anulowane! Każda faktura VAT wystawiona w KSeF będzie uznawana za wprowadzoną do obrotu prawnego.

Brak zapłaty a anulowanie faktury sprzedaży

Jak już wspomniano, fakturę można anulować tylko wtedy, gdy transakcja nią udokumentowana nie została zrealizowana i faktura nie weszła do obiegu prawnego (nie została przekazana nabywcy). W przeciwnym przypadku anulowanie faktury nie jest możliwe. Wielu sprzedawców zastanawia się jednak, czy można anulować fakturę, gdy nabywca unika zapłaty lub odmawia jej przyjęcia. Trzeba zaznaczyć, że brak akceptacji faktury lub nieuregulowanie należności przez nabywcę nie uprawnia do jej anulowania. Jeśli usługa lub dostawa towaru faktycznie się odbyły, faktura dokumentuje to zdarzenie i nie może być anulowana.

Jak poprawnie anulować fakturę VAT?

Przedsiębiorca pragnący anulować fakturę musi pamiętać o konieczności zachowania ciągłości numeracji dokumentów sprzedażowych. Jak wygląda proces anulowania faktury? Aby anulować fakturę podatnik zobowiązany jest:

• przekreślić oba egzemplarze anulowanej faktury (robi się to po to, aby uniemożliwić jej ponowne wykorzystanie, przekazanie nabywcy);

• dołączyć do faktury opis informujący o jej anulowaniu, wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur.

Można również podać powód anulowania faktury. Jak prawidłowo ująć w firmowej dokumentacji anulowane faktury? Nadal należy je nadal przechowywać w dokumentacji księgowej, aby zachować ciągłość numeracji. Nie ma potrzeby wprowadzania takiej faktury do ewidencji podatkowej i odprowadzania od niej podatku VAT.

Anulowana faktura w pliku JPK

Jeśli anulowana faktura VAT została ujęta w deklaracji VAT, przedsiębiorca musi złożyć korektę pliku JPK-V7, zmieniając w ten sposób zawyżoną kwotę podatku należnego. Warto zaznaczyć, że sytuacja ta jest również związana z obowiązkiem złożenia korekty JPK V7.

Anulowanie faktury a podatek VAT

Anulowana faktura VAT nie powoduje powstania podatku dochodowego, ponieważ nie przynosi przedsiębiorcy przychodu. Co zatem z podatkiem od towarów i usług VAT? Wszystko zależy od tego, czy faktura została wprowadzona do deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy. Jeśli tak, to właściciel działalności gospodarczej w chwili jej anulowania może sporządzić korektę wspomnianej deklaracji i tym samym uniknąć opodatkowania.

Zgubienie faktury VAT

Nierzadko dochodzi do sytuacji, kiedy przedsiębiorca gubi fakturę VAT. Czy można anulować fakturę jeśli zaginie lub zostanie zniszczona? W takiej sytuacji można skorzystać z opcji anulowania, ale musimy zrobić to zgodnie z przyjętymi regułami. Należy odpowiednio opisać zaistniałą sytuację i posłużyć się tylko kopią anulowanej faktury VAT. Podobnie jak w przypadku oryginału, także i w tym przypadku przedsiębiorca jest zobligowany do przechowywania tego dokumentu w celach dowodowych i rachunkowych przed organami skarbowymi.

Anulowanie faktury VAT a korekta

Częściej niż anulowanie faktury VAT przedsiębiorcy spotykają się z korektą faktury VAT. Korekta faktury Vat polega na wystawieniu faktury korygującej, na której poprawiono błędy zawarte w pierwotnej wersji. Taka faktura korygująca traktowana jest jak oryginalna, wywiera skutki prawne i wprowadza do obrotu gospodarczego ze stosowną adnotacją. Poprzez wystawienie faktury korygującej wystawca faktury ma możliwość naprawienia zaistniałego błędu.

W art. 106j ust. 1 ustawy o VAT wskazano sytuacje, które zobowiązują podatnika do wystawienia faktury korygującej. Fakturę korygującą należy wystawić jeżeli po wystawieniu faktury pierwotnej:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

• udzielono upustów i obniżki ceny już po dokonanej sprzedaży;

• podatnik otrzymał zwrot towaru i opakowań;

• nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty;

• została podwyższona cena lub nastąpiła pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury;

• odesłanie przez kontrahenta nieprawidłowo lub omyłkowo wystawionej faktury, która dokumentuje faktyczną czynność.

Pamiętajmy, że błędnie wystawiona faktura, która zostanie przekazana do klienta i przez niego przyjęta nie może już zostać anulowana. W przypadku faktury już wprowadzonej do obiegu, błędy należy poprawić jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej.

Anulowanie faktur jest możliwe tylko w określonych przypadkach. Jest to zjawisko o wiele rzadsze niż korygowanie faktury. Organy podatkowe podkreślają, że przedsiębiorca ma obowiązek „dołożyć należytej staranności“ do dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jeśli jednak omyłkowo faktura niedokumentująca rzeczywistego zdarzenia gospodarczego została wystawiona, ale nie wprowadzona do obrotu prawnego to może ją anulować.