Biała lista

2023-04-14

Wystawiając fakturę powyżej 15 tyś. zł mamy obowiązek sprawdzić naszego kontrahenta na tzw. białej liście. Co zawiera wykaz podatników VAT, jak sprawdzać status podatnika vat, dane kontrahenta i kiedy trzeba to zrobić? Co w sytuacji kiedy naszego rachunku nie ma na białej liście?

Biała lista podatników VAT

Biała lista podatników VAT to wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT, a także narzędzie do sprawdzania kontrahentów. Wykaz funkcjonuje od września 2019 roku, prowadzony jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Utworzenie wykazu ma na celu uszczelnianie systemu podatkowego, ale także ułatwienie przedsiębiorcom weryfikacji kontrahentów biznesowych.

Biała lista w formie wyszukiwarki, udostępniona jest przez Ministerstwo Finansów (link). Każdy, kto ma dostęp do Internetu może swobodnie z niej skorzystać.

Biała lista to bardzo dobre narzędzie, aby:

• sprawdzić czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• dowiedzieć się, dlaczego kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT,
• dokonać weryfikacji numeru rachunku bankowego, na który powinniśmy zapłacić naszemu kontrahentowi.

Biała lista umożliwia sprawdzenie, czy dany podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.

Jakie dane zawiera biała lista podatników VAT?

W wykazie znajdziemy:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,
• status podmiotu:

• w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
• zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
• adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru
  oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Próg kwotowy w systemie białej listy

Kwota, która zobowiązuje przedsiębiorców do weryfikacji kontrahentów za pośrednictwem białej listy wynosi 15 000 zł brutto. Ponadto, jeśli dokonamy płatności na taką kwotę i w ciągu 3 dni zgłosimy do Urzędu Skarbowego, że podane przez kontrahenta dane związane z rachunkiem bankowym, nie figurują w systemie białej listy, otrzymamy prawo do uwzględnienia nieco większej kwoty w kosztach, niż tą, którą faktycznie zapłaciliśmy. Ma to na celu zachęcenie przedsiębiorców do rzetelnego sprawdzania kontrahentów.

Rodzaje rachunków bankowych a biała lista podatników VAT

Na białej liście znajdują się wyłącznie rachunki otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku gdy podatnik posiada rachunek rozliczeniowy tj. firmowy lub imienny rachunek w SKOK i chce, aby pojawił się on w wykazie, bądź nie został on w nim zamieszczony, powinien zaktualizować wniosek CEIDG.

W wykazie nie znajdziemy prywatnych rachunków bankowych - czyli ROR, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują w swoich firmach. Nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli używamy takiego rachunku, nasz kontrahent nie odnajdzie go w wykazie.

Jak dodać rachunek bankowy do wpisu w CEIDG

Jeśli firma zarejestrowana jest w CEIDG, możemy zgłosić swój rachunek do urzędu skarbowego przez internet, na stronie Biznes.gov.pl wybierając z opcji: zmiany danych we wpisie.

W elektronicznym wniosku należy podać: numer rachunku, imię i nazwisko posiadacza rachunku, typ rachunku (firmowy lub osobisty), a także określić kraj siedziby banku (oddziału) i pełną nazwę banku. Tę czynność można przeprowadzić kilkukrotnie, jeśli chcemy dodać więcej niż jeden rachunek.

Jak przeszukiwać białą listę podatników VAT?

Informacje zamieszczone w wykazie można wyszukiwać według:

• NIP,
• REGON,
• numeru rachunku bankowego lub
• nazwy firmy.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce, w polu "nazwa podmiotu" należy podać imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Szukając informacji należy wskazać dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. Otrzymamy potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy. Będzie podany również unikalny identyfikator przypisany do naszego wyszukiwania. Po prawej stronie widoczny będzie przycisk „Drukuj potwierdzenie”, który wygeneruje plik PDF dokumentujący zawartość wpisu na chwilę dokonania sprawdzenia. Z wykazu podatników VAT możliwe jest pobranie informacji o dacie oraz godzinie, w której podatnik dokonał weryfikacji kontrahenta. Dla celów dowodowych podatnik powinien wydrukować potwierdzenie z danymi dotyczącymi wpisu, aby móc potem wykazać, że w dniu dokonania płatności dokonał weryfikacji kontrahenta.

Jakie rachunki są na białej liście podatników VAT?

Dla przedsiębiorców bardzo ważną informacją, którą znajdą w wykazie są numery firmowych rachunków bankowych. Rachunki rozliczeniowe są publikowane jedynie w przypadku podatników:

• zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni,
• przywróconych do rejestru jako podatnicy VAT czynni.

Rachunek rozliczeniowy nie będzie widoczny w wykazie, jeśli:

• podatnik nie rejestrował się do VAT, na przykład ze względu na małe obroty,
• odmówiono rejestracji jako podatnika VAT z obiektywnych przyczyn,
• podatnik został wykreślony z wykazu.

Rachunki na białej liście zostają pobrane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej). Są to identyczne numery rachunków firmowych, które podajemy do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (na przykład po założeniu konta firmowego w banku). Jeśli numer lub numery rachunków, z których korzystamy zmieniły się i nie podaliśmy tej informacji do właściwego urzędu skarbowego, powinniśmy je zaktualizować. Spółki cywilne, a także zarejestrowane w KRS składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-2 i NIP-8), przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą - przez CEIDG. Również w przypadku zmiany urzędu skarbowego należy poinformować nowy urząd o posiadanych rachunkach firmowych.

Jak się znaleźć na białej liście podatników VAT?

Jeśli jednak te informacje będą niepoprawne, będziesz mógł wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Zgłoszenie rachunku bankowego na białą listę podatników VAT dokonuje się automatycznie. Podatnik nie musi zgłaszać swojego rachunku, aby był widoczny na białej liście. Wszystkie niezbędne informacje szef KAS pobierze z dostępnych rejestrów publicznych. System musi mieć jednak źródło, z którego taki rachunek pobierze do wykazu. Podatnicy zobligowani są do zgłaszania swoich rachunków (m.in. poprzez CEiDG), a także ich aktualizacji, w tym poprzez druki NPi-8 oraz NIP-2. Poprawnie zgłoszone lub zaktualizowane rachunki zostaną automatycznie zamieszczone na białej liście. Wykaz podatników VAT jest aktualizowany raz dziennie, więc pozostaje aktualny niemal bez przerwy.

Kto nie jest czynnym podatnikiem VAT?

Nie wszyscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą muszą obowiązkowo rozliczać podatek VAT – niektórzy przedsiębiorcy mają bowiem prawo do skorzystania ze zwolnienia. Zwolnienie z Vat może przysługiwać ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów albo rodzaj sprzedawanych towarów lub świadczonych usług.

W 2023 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT został utrzymany w wartości 200 000 zł w skali roku. W związku z powyższym uprawnionymi do skorzystania ze zwolnienia są przedsiębiorcy, u których obrót ze sprzedaży opodatkowanej w 2022 roku nie przekroczył łącznie sumy 200 tyś. zł.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Od 1 stycznia 2020 r. organy posiadają uprawnienia do nakładania sankcji w przypadku dokonywania przelewów na inny rachunek przedsiębiorcy niż wskazany na białej liście. W przypadku, gdy zapłacimy naszemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek, niż podany w wykazie:

• nie będziemy mieli możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
• będziemy ponosili ryzyko odpowiedzialności solidarnej z naszym kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Sankcje (w tym solidarna odpowiedzialność) będą miały zastosowanie jedynie w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji, niezależnie od liczby wynikających z niej płatności, przekroczy 15 000 zł.

Weryfikacja numeru rachunku kontrahenta powinna być dokonana w ten sam dzień, w którym następuje dokonanie płatności, ponieważ rejestr aktualizowany jest każdego dnia roboczego. Dotyczy to również zleceń z odroczonym terminem płatności.

Istnieje możliwość uniknięcia sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego, poinformujemy o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty. Można tego dokonać przy użyciu formularza ZAW-NR.

Jakich transakcji nie trzeba sprawdzać w wykazie podatników Vat?

Nie każda płatność zmusza nas do korzystania z białej listy. Jakich transakcji nie trzeba sprawdzać w wykazie podatników vat? W przypadku gdy:

• transakcja jest realizowana na rzecz podatnika zwolnionego z VAT,
• płatność nie przekracza kwoty 15.000 zł brutto,
• płatność zrealizowano z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, a zatem VAT został zapłacony na wydzielony rachunek VAT odbiorcy płatności,
• płatność dokonywana jest na rzecz sprzedawcy, który jest podmiotem zagranicznym (tylko czynni podatnicy VAT posiadający w Polsce siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności są zobowiązani wprowadzać swoje dane na białą listę),
• jeżeli w miejsce płatności - dokonywane jest potrącenie, barter, kompensata,
• gdy płatności dokonuje się nie przelewem, ale kartą np. kredytową,
• gdy płatności dokonuje się przy wykorzystaniu usługi BLIK, BLUEMedia, PAYU, PAYPALL (integratorzy transakcji).

Biała lista - o czym warto pamiętać!

Należy zatem pamiętać o tym, aby dokonywać weryfikacji kontrahenta, szczególnie, gdy dopiero zaczynamy z nim współpracę. Należy także weryfikować, czy podany rachunek kontrahenta jest zgodny z tym z wykazu. Trzeba pamiętać także, aby sprawdzać, czy nasze własne rachunki bankowe są zgodne z tymi, które widnieją na białej liście podatników. Ma to ogromne znaczenie przy przyjmowaniu płatności powyżej 15.000 zł.