E-sprawozdania finansowe - kto i kiedy musi wysyłać?

2024-04-12

Sprawozdanie finansowe to dokument, który ma na celu przedstawienie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. To właśnie w sprawozdaniach znajdziemy zestawienie wyników finansowych, które pozwalają ocenić efektywność przedsiębiorstwa. Dodatkowo ułatwiają rozliczenia z organami podatkowymi oraz przekazują ważne informacje dla inwestorów i kontrahentów.

Co to jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to dokument, który zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa. Jest to kompletne zestawienie, które zawiera przychody firmy, pochodzące ze sprzedaży towarów i usług oraz z przeprowadzonych operacji finansowych. Zawiera także wszystkie koszty uzyskania przychodu, osiągnięte zyski i poniesione straty w danym roku podatkowym. Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego dotyczy wszystkich firm, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, niezależenie od prowadzonej formy działalności oraz te, które same wybrały możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe to dzień bilansowy. W przypadku, gdy rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami roczne sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

E- sprawozdania finansowe do KRS – od kiedy są obowiązkowe?

Obowiązek sporządzania i składania sprawozdań finansowych do KRS w formie elektronicznej wszedł w życie 1 października 2018. Od 2020 roku struktura e-sprawozdania finansowego jest ściśle określona – pliki muszą zostać przygotowane w strukturze logicznej i wysłane w formacie XML.

Ministerstwo Finansów udostępnia struktury logiczne sprawozdań finansowych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), o których mowa w art. 45 ust. 1g ustawy z dnia 29 września 1994  r. o rachunkowości.

Kto ma obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mają:

• firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny

• firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Wymóg ten może dotyczyć zarówno spółki kapitałowej (na przykład spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), spółki osobowej (na przykład spółki jawnej), jak też osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Forma prowadzenia działalności gospodarczej jest bez znaczenia. Istotne jest to, jaka metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów funkcjonuje w firmie.

Kto sporządza sprawozdania finansowe

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to zobowiązanie kierowników jednostki, czyli:

• członków zarządu spółek kapitałowych;

• wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej;

• komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej;

• likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym;

• członków organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).

Oświadczenie o braku obowiązku sprawozdania rocznego

Niektóre podmioty gospodarcze podlegające regulacjom ustawy o rachunkowości nie mają obowiązku sporządzania sprawozdania rocznego. Spółki jawne lub spółki partnerskie zwolnione są z tego wymogu, jeśli mają przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro.

Wówczas składają we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Osoby fizyczne lub wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych mogą złożyć zawiadomienie poprzez CEIDG.

Termin na złożenie takiego oświadczenia to 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. W przypadku, gdy rok obrotowy odpowiada latom kalendarzowym, to oświadczenie należy złożyć w terminie do 30 czerwca.

Jakie dokumenty należy złożyć?

Do dokumentów, które należy przygotować w postaci elektronicznej, zgodnie z ustawą o rachunkowości, należą:

• bilans, w którym wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,

• rachunek zysków i strat, w którym wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy,

• informacje dodatkowe, które zawierają m.in. opis zasad rachunkowości, w tym metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego,

• zestawienia zmian w kapitałach własnych (jeśli wymagane),

• rachunki przepływów pieniężnych (jeśli wymagane).

Oprócz tego, do e-sprawozdania trzeba dołączyć dodatkowe dokumenty, czyli:

• uchwałę zatwierdzającą te dokumenty,

• sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane),

• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,

• opinię/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Uchwały nie muszą zachowywać formy elektronicznej, mogą to być skany pism.

E-sprawozdanie – gdzie należy je złożyć?

Zależnie od rodzaju prowadzonej działalności e-sprawozdanie należy złożyć:

1. do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS):

• podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych,

• podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe.

2. do KRS – jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z MSR.

Zarówno firmy przesyłające e-sprawozdania finansowe do KRS, jak i do KAS, mogą skorzystać z bezpłatnych platform umożliwiających wysłanie tych dokumentów:

• do KAS – aplikacja lub interfejs webAPI,

• do KRS – system eKRS.

E-sprawozdanie finansowe do Szefa KAS zgłasza i wysyła podatnik lub podmiot przez niego upoważniony. Do KRS natomiast e-sprawozdanie zgłasza i wysyła w imieniu jednostki:

• kierownik jednostki,

• zawodowy pełnomocnik: adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny,

• prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjny, likwidator albo wspólnik uprawniony. 

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, kierownikiem jednostki jest:

• w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej – osoba prowadząca tę działalność,

• w spółkach kapitałowych – członek zarządu,

• w spółkach jawnych i cywilnych – wspólnicy prowadzący sprawy spółki,

• w spółkach partnerskich – wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd,

• w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych – komplementariusze prowadzący sprawy spółki.

W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest wieloosobowy zarząd, wystarczy, że e-sprawozdanie do KRS zgłosi jedna osoba fizyczna (na przykład członek zarządu), której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu.

Jak wysłać sprawozdanie do KRS?

Przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS nie ma obowiązku składać sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. W celu złożenia e-sprawozdania w eKRS, trzeba zarejestrować konto na tym portalu - należy podać adres e-mail oraz hasło. Następnie konto musi zostać zautoryzowane podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym.

Po zalogowaniu na konto w systemie eKRS można złożyć e-sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Dalej jest one automatycznie przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego jest dostępne dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS jeżeli zgłoszenia dokona osoba uprawniona do reprezentacji, której numer PESEL jest ujawniony w KRS.

Ważne! Sprawozdanie musi być przygotowane zgodnie ze strukturą i formatem, które zostały zatwierdzone przez Ministerstwo Finansów.

Jak podpisać e-sprawozdanie?

Dokumenty mogą być wstępnie przygotowywane papierowo, natomiast sama wysyłka i podpis musi odbywać się w ściśle określonej formie – wyłącznie w formie elektronicznej, z użyciem podpisów elektronicznych – e-podpisu (podpisu kwalifikowanego), profilu zaufanego ePUAP (podpisu zaufanego) lub podpisu osobistego.

Przed podpisem można przejrzeć całe zgłoszenie („Pokaż zgłoszenie”) oraz pobrać każdy dodany dokument („Pobierz treść dokumentu”). Dostępna jest też wstępna weryfikacja poprawności zgłoszenia przez system („Weryfikuj zgłoszenie”).

Sporządzone e-sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez:

• osobę lub firmę, która prowadzi w imieniu spółki księgi rachunkowe.

• kierownika jednostki, tj. członkowie zarządu lub wspólnicy spółki osobowej.

W przypadku zarządów wieloosobowych e-sprawozdanie może zostać podpisane przez jednego członka zarządu, jeżeli pozostali złożą oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymogi określone w ustawie o rachunkowości.

Podpis składa osoba, na komputerze której rejestrowane jest zgłoszenie. Możliwe jest także wysłanie zgłoszenia do podpisu innej osobie za pomocą przycisku „Przekaż do podpisu”.

Sankcje za niezłożenie sprawozdania

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, nieterminowe składanie lub brak składania sprawozdań finansowych może skutkować poważnymi sankcjami prawnymi. Według art. 77 tej ustawy, za naruszenie przepisów grozi:

• grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych,

• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat,

• postępowanie przymuszające,

• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,

• ustanowienie kuratora.

Spółki, które nie złożyły sprawozdania w terminie, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (w tzw. trybie przymuszającym). Jeśli pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, uruchomiona może zostać procedura o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy.

Ważne! Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków jak np. sytuacje losowe, złożenie zeznania po terminie ze względu na chorobę czy awarię systemu.