Grupa VAT co to takiego?

2023-07-19

Jednym z uproszczeń dla firm wprowadzonych przez Polski Ład jest prawo do tworzenia tzw. grup VAT. Są one tworzone między podatnikami VAT czynnymi. W grupie podatnicy mają mniej obowiązków sprawozdawczych, co ułatwia prowadzenie przedsiębiorstwa. 

 Zgodnie z definicją, grupa VAT to zespół podmiotów, które są ze sobą powiązane finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie. Największą korzyścią założenia grupy VAT jest neutralność podatkowa wewnątrz grupy, co oznacza, że towary i świadczenia usług przez te podmioty nie stanowią czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Wszyscy członkowie grupy VAT występują wobec władz skarbowych oraz kontrahentów spoza grupy jako jeden podatnik VAT.

System grup VAT od kilku lat jest powszechnie stosowany w wielu krajach Unii Europejskiej. W Polsce przed wprowadzeniem zmian funkcjonowały podatkowe grupy kapitałowe, które mogły wspólnie rozliczać podatek dochodowy. Brakowało jednak możliwości wspólnego rozliczania podatku VAT, co sprawiało, że Polska była krajem mniej konkurencyjnym do inwestowania.

Ustawodawca wprowadził możliwość tworzenie grup VAT w ramach reformy podatkowej Polski Ład 1-go stycznia 2023 r.

Grupa VAT – kto wchodzi w skład?

Zgodnie z art. 15a ust. 2 ustawy o VAT w skład członków grupy VAT wchodzą podmioty, które:

• mają swoją siedzibę na terytorium kraju, czyli w Polsce,

• lub nie mają siedziby w Polsce lecz na terytorium Polski znajduje się ich oddział, za pośrednictwem którego prowadzą działalność gospodarczą – oddział może być członkiem grupy VAT,

• są ze sobą powiązane finansowo, ekonomicznie i organizacyjne oraz są podatnikami podatku VAT.

Podatnik może być członkiem tylko jednej grupy VAT. Natomiast grupa VAT nie może być członkiem innej grupy VAT lub być powiększona o innych członków, ani pomniejszona o któregokolwiek z członków wchodzących w jej skład.

Powiązanie ekonomiczne członków grupy VAT

Jednym z niezbędnych warunków do założenia grupy VAT jest przynależność ekonomiczna podmiotów. Oznacza to, że podmioty:

• prowadzą działalności gospodarcze o tym samym charakterze (mają ten sam przeważający numer PKD);

• rodzaje działalności prowadzonej przez członków grupy VAT uzupełniają się i są współzależne,

• podmioty prowadzą działalności gospodarcze, z których w całości lub w dużej mierze korzystają inni członkowie należący do tej samej grupy VAT.

Powiązanie ekonomiczne występuje wtedy, kiedy np. jeden podmiot grupy ma bezpośredni wpływ na drugi. Przykładem może być firma produkująca części samochodowe, które kupuje firma produkująca samochody.

Powiązanie organizacyjne członków grupy VAT

Zgodnie z art. 15a ust. 5 ustawy o VAT powiązanie organizacyjne pomiędzy członkami całej grupy VAT występuje wtedy, kiedy:

• podmioty znajdują się pośrednio lub bezpośrednio pod wspólnym kierownictwem ustalonym faktycznie lub w sposób prawny;

• lub podmioty organizują swoje działania w porozumieniu w sposób całkowity lub częściowy.

Przykładowo podmioty produkujące części samochodowe oraz produkujące samochody mają wspólną jednostkę kierownictwa.

Powiązanie finansowe pomiędzy członkami grupy VAT

Ostatnim warunkiem założenia grupy VAT przez podmioty zgodnie z art. 15a ust. 3 ustawy o VAT jest objęcie członków całej grupy VAT powiązaniem finansowym. Taka sytuacja ma miejsce jeśli jeden z członków:

• posiada bezpośrednio w stosunku do pozostałych członków ponad 50% udziałów (akcji) w kapitale zakładowym,

• lub ponad 50% praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących bądź zarządzających (w stosunku do pozostałych członków),

• albo ponad 50% prawa do udziału w zysku również w stosunku do pozostałych podatników będących członkami grupy VAT.

Przykładowo grupa podmiotów powiązanych finansowo to firma produkująca samochody, która ma 50% praw głosu w organach kontrolnych firmy produkującej części samochodowe.

Kto może stworzyć grupę VAT?

Warunkiem stworzenia grupy VAT jest posiadanie przez podmioty statusu Podatkowej Grupy Kapitałowej na gruncie CIT.

Jak już wspomniano, podmioty muszą mieć jednoczesne powiązania finansowe, ekonomiczne i organizacyjne.

Zgodnie z art. 15a ust. 10 ustawy o VAT aby utworzyć grupę VAT należy zgłosić grupę VAT na formularzu VAT-R do naczelnika urzędu skarbowego, dołączając do zgłoszenia umowę grupy VAT.

Jak zarejestrować grupę VAT?

Przedsiębiorca może zarejestrować grupę VAT przez Internet za pośrednictwem rządowej strony, bezpośrednio we właściwym urzędzie skarbowym lub przesłać je korespondencyjnie. 

Należy pamiętać, że rejestracja przez Internet jest możliwa wyłącznie wtedy, gdy podatnik posiada Profil Zaufany bądź kwalifikowany podpis elektroniczny, ponieważ to właśnie za ich pośrednictwem można poświadczyć dane zawarte w formularzu rejestracyjnym online.

Grupa VAT tworzona jest na piśmie bez wymaganego potwierdzenie notarialnego. W dokumencie o utworzeniu grupy VAT muszą się znajdować poniższe informacje:

• nazwa grupy VAT z dodatkową informacją „grupa VAT” lub „GV”,

• dane identyfikacyjne podatników wchodzących w skład grupy VAT, w tym dane dotyczące oddziału, kiedy podatnik nie posiada siedziby na terytorium kraju oraz wysokość kapitału zakładowego każdego z tych podatników,

• dane przedstawiciela grupy VAT wyznaczonego spośród członków wchodzących w skład grupy,

• wszystkie dane identyfikacyjne udziałowców (akcjonariuszy) oraz wysokość ich udziału w kapitale zakładowym podatników wchodzących w skład grupy VAT, posiadających ponad 50% udziałów, akcji w kapitale zakładowym tych podatników,

• wskazanie okresu, na który konkretna grupa VAT została utworzona.

Cały skład grupy VAT nabywa status podatnika VAT, a właściwym organem podatkowym jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla przedstawiciela grupy.

Przedstawiciel poszczególnych członków grupy VAT występuje z wnioskiem o nadanie numeru NIP grupie. Nadany numer NIP służy do identyfikacji członków grupy VAT w zakresie dotyczącym VAT. Wszyscy członkowie korzystają jednak nadal ze swoich własnych numerów NIP w zakresie odnoszącym się do innych podatków. Numer ten pozostaje ważny i niezmieniony.

Grupę VAT mogą tworzyć w Polsce krajowe podmioty oraz polskie oddziały zagranicznych podmiotów. Z rozwiązania mogą korzystać podmioty o każdej formie prawnej, również małe i średnie biznesy.

Po dokonaniu rejestracji grupy VAT będzie ona widoczna na białej liście podatników VAT. Dzięki temu możliwe jest kontynuowanie rozliczeń z klientami zewnętrznymi przy użyciu posiadanych rachunków bankowych.

Na jak okres grupa VAT?

Okres funkcjonowania grupy VAT musi być nie krótszy niż 3 lata po dokonaniu rejestracji grupy VAT. Po tym okresie można przedłużyć istnienie grupy.  W tym celu przedstawiciel grupy VAT powinien złożyć do naczelnika urzędu skarbowego nową umowę – należy to zrobić najpóźniej na 30 dni przed wygaśnięciem tej dotychczasowej.

W przypadku, gdy w trakcie obowiązywania umowy, jeden z podmiotów będzie chciał grupę opuścić lub do grupy będzie chciał dołączyć inny członek grupy VAT niezbędne będzie zlikwidowanie obecnej grupy VAT, a następnie stworzenie nowej umowy grupy VAT i powołanie nowej grupy VAT. Zgodnie z art. 96 ust. 9k ustawy o VAT w chwili wykreślenia grupy VAT z rejestru czynnych podatników VAT urząd skarbowy automatycznie przywraca status VAT podatników wchodzących w skład grupy zgodnie ze statusem, jaki posiadali przed utworzeniem grupy VAT.

Wszelkie zmiany w ramach grupy  VAT muszą być zgłaszane do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian. Zmiany zgłasza przedstawiciel grupy VAT.

WAŻNE! Jeden podmiot może należeć tylko do jednej grupy VAT. Nie ma możliwości częściowej przynależności i np. częściowego rozliczania VAT poza grupą. Do grupy VAT nie może również należeć inna grupa VAT.

Grupa VAT a rozliczenie podatku VAT

Wzajemne świadczenie usług w ramach grupy jest neutralne na gruncie podatku VAT. Nie ma zatem obowiązku dokumentowania transakcji fakturami. Podstawą dokumentacji transakcji może być zwykła nota księgowa. Ustawodawca przewidział w celach kontrolnych obowiązek ewidencji czynności między podmiotami w grupie VAT. Ewidencja obejmuje:

• nazwę grupy VAT oraz NIP nabywcy,

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów i świadczenie usług,

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• należną kwotę ogółem.

Taka ewidencja musi być składana przez podatnika na żądanie organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia doręczenia żądania, co zostało uregulowane w art. 109 ust. 11i.

Główną zaletą mogąca motywować podatników do utworzenia Grupy VAT, jest fakt że dostawa towarów i świadczenie usług dokonane przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej Grupy VAT nie podlegają opodatkowaniu. Oznacza to, że jedynie dostawa towarów albo świadczenie usług na rzecz podmiotów spoza Grupy VAT są opodatkowane podatkiem VAT.

Niepodlegające opodatkowaniu VAT czynności między członkami grupy VAT nie będą również podlegały podatkowi od czynności cywilnoprawnych, z wyjątkiem:

• umów sprzedaży i zamiany, których przedmiotem jest nieruchomość lub jej część albo prawo użytkowania wieczystego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej lub prawo do miejsca postojowego w garażu wielostanowiskowym, lub udział w tych prawach,

• umów sprzedaży udziałów i akcji w spółkach handlowych.

Jak wystawiać faktury dla grupy VAT?

Faktury wystawiane na grupę jako podatnika muszą zawierać dane identyfikujące grupę VAT, w tym jej NIP. Nie ma jednak przeszkód, aby poza danymi grupy zawierały dane podmiotów ekonomicznie wykonujących czynności w ramach grupy (członków grupy). MF zaleca, aby takie dane były wykazywane jako dane dodatkowe.

Korzyści przynależności do grupy VAT

Główną zaletą przynależności do grupy VAT jest neutralne rozliczanie podatku od towarów i usług wśród członków danej grupy. Takie rozwiązanie wprowadzone w Polsce od 1 stycznia 2023 r. oznacza lepszą płynność finansową firm, ale również ułatwia prowadzenie administracji, bo redukuje wiele obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach.

Neutralność obrotów między członkami grupy VAT oznacza, że nie podlegają oni VAT, przestaje również obowiązywać konieczność stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment) oraz konieczność weryfikacji kontrahenta w wykazie podatników. Grupa VAT to jeden podatnik, składa ona jeden zbiorczy JPK, zamiast odrębnych JPK dla każdego podmiotu.

Utworzenie grupy VAT wpływa również pozytywnie na efektywny przepływ pieniędzy (cash–flow) w ramach grupy, dzięki możliwości elastycznego zarządzania podatkiem naliczonym. Jeśli podmiot miał nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, to musiał oczekiwać na zwrot VAT – standardowo jest to okres do 60 dni. Jeśli jednak podmiot ten wejdzie do grupy, która jako całość wykazuje nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym, to taki podatek wcześniej wykazywany jako VAT do zwrotu będzie uwzględniany w rozliczeniu całej grupy „na bieżąco”. Dzięki temu podmioty w grupie VAT  „wykorzystują” VAT naliczony i żaden z podmiotów nie czeka na zwrot VAT.

Takie rozwiązanie jest również dobre dla podatników, którzy, zanim dołączyli do grupy VAT nie miały prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, z powodu wykonywania świadczeń wykluczających to prawo (np. zwolnionych z podatku VAT usług finansowych).

Pomijając niewątpliwe korzyści, warto wspomnieć o zagrożeniach związanych z utworzenia grupy VAT. Oprócz znacznego uproszczenia i upłynnienia rozliczeń w grupie, istnieje solidarna odpowiedzialność podmiotów z tytułu zobowiązania z podatku VAT. Odpowiedzialność ta obejmuje okres po utracie przez grupę statusu odrębnego podatnika, aż do upływu terminu przedawnienia.