Jak rozliczać w firmie wydatki na edukację?
Studia podyplomowe, kursy, szkolenia – takie wydatki na edukację są powszechne u większości przedsiębiorców. Ujmowanie ich w kosztach byłoby więc bardzo korzystną opcją, która obniża podatek dochodowy. Czy jednak jest to możliwe?
Dlaczego warto rozliczać koszty i co można w nich ujmować?
Ogólnie koszty uzyskania przychodu to opcja wyłącznie dla przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub liniowo. Te dwie formy opodatkowania sprawiają, że podatek płaci się jako procent od dochodu, który stanowią przychody pomniejszone o koszty. Im więc wyższe koszty, tym niższy podatek. Co więcej, gdy koszty przewyższają przychody, to podatku nie płaci się w ogóle.
I właśnie dlatego każdy przedsiębiorca poszukuje takich wydatków, które może rozliczyć, aby płacony podatek był możliwie niski. Oczywiście wydatki muszą spełniać określone warunki, aby można było je rozliczać. Można wyróżnić 3 kluczowe kryteria:
- Koszt musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania (zabezpieczenia) jego źródła.
- Rozliczenie kosztu nie może być odgórnie wykluczone przez przepisy.
- Koszt musi być odpowiednio udokumentowany – najczęściej fakturą.
Problematyczny bywa zwłaszcza pierwszy warunek, gdyż taka definicja kosztu sprawia, że z natury rzeczy wydatki podlegają interpretacji. To, że przedsiębiorca uważa wydatek za związany z firmą nie oznacza, że urzędnicy przyznają mu rację.
Na szczęście można dość łatwo sprawdzić jaka jest praktyka w przypadku rozliczania kosztów. Proste zasady dotyczące wydatków na edukację są opisane poniżej.
Koszty edukacji, które można rozliczać
Wydatki na edukację mogą wydawać się oczywistymi kosztami. W końcu służą rozwojowi firmy w sposób nieco podobny do wydatków na reklamę – mają przynieść rezultaty w przyszłości.
Niestety, zdaniem fiskusa wydatki na edukację bardzo często kwalifikują się do wydatków o charakterze osobistym, czyli takich, które służą przedsiębiorcy do celów niezwiązanych z firmą. Ponadto wydatki na edukację mogą być rozpatrywane jako możliwe do wykorzystania zarówno w ramach działalności gospodarczej, jak i poza nią (np. pracując na etacie). A to także utrudnia ich rozliczenie.
Zastanawiając się, czy wydatek na edukację może stanowić koszt można zastosować dość prostą zasadę. Koszt edukacji można rozliczyć, jeżeli:
- Dany wydatek jest wprost związany z działalnością firmy w danym momencie, tzn. nie jest wydatkiem „na przyszłość”.
- Wykorzystywanie nabytych umiejętności poza działalnością gospodarczą nie jest oczywiste.
Np. przedsiębiorca, który zawarł umowę z firmą z Francji może „wrzucić w koszty” kurs języka francuskiego. Z kolei grafik komputerowy może rozliczyć w kosztach kurs obsługi specjalistycznego programu graficznego.
Wydatki na edukację, których na pewno nie można rozliczyć
Jednocześnie można też zastanowić się których wydatków związanych z edukacją nie można rozliczyć. Jak było wspomniane wcześniej, problematyczne okazują się koszty „na przyszłość”.
Np. programista, który chce nauczyć się obsługi programu graficznego, aby w przyszłości (być może) świadczyć usługi graficzne może mieć problem z rozliczeniem wydatku na kurs związany z grafiką. Podobnie jest w przypadku przedsiębiorcy, który jeszcze nie współpracuje z firmą z Francji, ale już chciałby nauczyć się francuskiego, aby w przyszłości nawiązać tego rodzaju współpracę.
Takie koszty mogą wydawać się uzasadnione, ale mogą zostać zakwestionowane przez urzędników w razie kontroli podatkowej.
Czy kurs prawa jazdy może być kosztem?
Oczywistym wydatkiem na edukację jest kurs prawa jazdy, dlatego chęć rozliczenia go może pojawić się w każdej firmie. W tym wypadku niestety nie ma możliwości rozliczenia w kosztach kursu prawa jazdy kategorii B. Urzędnicy uznają taki wydatek za osobisty, nawet jeżeli jeżdżenie samochodem osobowym jest niezbędne w danej firmie.
W kosztach można natomiast rozliczyć kurs prawa jazdy na takie pojazdy, które są wprost powiązane z prowadzeniem działalności. Chodzi np. o kurs operatora koparki, kurs obsługi wózka widłowego, czy kurs prawa jazdy na samochód ciężarowy.
Książki i prasa – to można rozliczyć
Wśród wydatków na edukację mogą pojawić się nie tylko kursy, szkolenia, czy studia, ale także książki i czasopisma branżowe. Pod tym względem praktyka rozliczania jest mniej restrykcyjna. Urzędnicy zwykle nie kwestionują zakupu książek specjalistycznych, czy czasopism – oczywiście pod warunkiem, że są powiązane z działalnością.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor Finansowy inFakt
