Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?

2014-01-23

Sprawozdanie finansowe jest chyba najistotniejszym dokumentem Spółki. Podlega ono trwałemu przechowywaniu, a samo w sobie stanowi informację o stanie finansowym Spółki nie tylko dla odbiorców wewnętrznych, ale również dla banków, sądów, kontrahentów… 

W jaki sposób należy je sporządzić, aby było ono wiarygodne i zgodne z prawem bilansowym? O czym powinien pamiętać każdy księgowy oraz kierownik jednostki?

Dzień bilansowy

Sprawozdanie finansowe wieńczy rok obrotowy. Jednostka, która podlega przepisom ustawy o rachunkowości, sporządza je na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, tj.:

• Na dzień kończący rok obrotowy,
• Na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
• Na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
• W jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę(dzień wpisu do rejestru tego połączenia),
• Na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek (jeżeli w wyniku połączenia lub podziału powstaje nowa jednostka),
• Na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości oraz na inny dzień bilansowy,

stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.

Części sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe składa się z trzech podstawowych elementów: bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe objaśnienia i informacje.

Ponadto jednostki, które podlegają badaniu przez biegłego rewidenta, tj. banki, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji, jednostki działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi, o funduszach inwestycyjnych oraz o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, spółki akcyjne (z wyjątkiem będących na dzień bilansowy w organizacji) oraz pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym spełniały przynajmniej dwa spośród trzech kryteriów:

• Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty – 50 osób,
• Suma bilansowa – 2,5 mln euro,
• Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych – 5 mln euro,

sporządzają zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.

Zasady sprawozdania finansowego

Sprawozdanie powinno być sporządzone w języku oraz w walucie polskiej. Warto pamiętać, że dane liczbowe można przedstawiać w tysiącach złotych, o ile nie zniekształca to obrazu jednostki.

W bilansie wykazać należy majątek oraz źródła jego finansowania nie tylko na dzień kończący bieżący rok obrotowy, ale również dane porównawcze za okres poprzedzający.

Wzór bilansu dla banków, zakładów ubezpieczeń i reasekuracji oraz innych jednostek został określony prawnie w odpowiednim Załączniku do ustawy o rachunkowości. Również w Załącznikach został określony wzór rachunku wyników dla powyższych jednostek.

Informacja dodatkowa powinna natomiast zawierać istotne dane i objaśnienia, w szczególności:

• Wprowadzenie do sprawozdania finansowego, zawierające opis przyjętych zasad (politykę) rachunkowości, w tym metod wyceny i sporządzania sprawozdania finansowego oraz przedstawienie przyczyn i skutków ewentualnych zmian polityki w stosunku do roku poprzedniego,
• Dodatkowe informacje i objaśnienia do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych, proponowany podział zysku lub pokrycia straty, podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki oraz inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania.

Szczegółowy zakres informacji dodatkowej szczegółowo został określony w Załączniku do ustawy.

Uproszczone sprawozdanie

Jednostki, które w bieżącym oraz poprzednim roku obrotowym nie osiągnęły dwóch z następujących trzech wielkości:

• Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty – 50 osób,
• Suma bilansowa – 2 mln euro,
• Przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych – 4 mln euro,

mogą sporządzać sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej, tj. wykazując informacje w zakresie ustalonym w Załączniku nr 1 literami i cyframi rzymskimi.

Informację dodatkową również sporządzają w odpowiednio uproszczonej formie.

Uproszczonego sprawozdania nie mogą jednak sporządzać banki, zakłady ubezpieczeń ani zakłady reasekuracji.

Jak w praktyce sporządzić sprawozdanie finansowe?

Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego warto przygotować jego szablon. Oczywiście, najkorzystniej jest, jeśli dodatkowo szablon jest zintegrowany z naszym systemem finansowo – księgowym w taki sposób, aby dane do bilansu i rachunku wyników zaciągane były automatycznie.

Dodatkowo można zmapować noty do sprawozdania z bilansem i rachunkiem wyników.

Sprawozdanie najlepiej też sporządzać w tysiącach (pod warunkiem, że taki sposób prezentacji nie zniekształca obrazu finansowego jednostki). Chyba, że nasz urząd skarbowy nie toleruje sprawozdań sporządzonych w tysiącach złotych (czasami się tak zdarza), wtedy oczywiście trzeba wybrać pomiędzy tym co praktyczne a tym co mniej uciążliwe.

Jeśli informacje dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania nie wystąpiły w jednostce ani w bieżącym okresie, ani w roku poprzednim, to można je pominąć w sprawozdaniu.

Terminy zatwierdzania sprawozdania finansowego

Za sporządzenie rocznego sprawozdania odpowiedzialny jest kierownik jednostki, który zobligowany jest do zapewnienia jego przygotowania nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Kierownik jednostki przedstawia sprawozdanie odpowiednim organom.

Sprawozdanie finansowe powinna podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych wraz z kierownikiem jednostki. Jeżeli natomiast jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpis powinni złożyć wszyscy członkowie tego organu.

Sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Zdarzenia po dacie bilansu

Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności nie jest uzasadnione, sprawozdanie powinno zostać skorygowane poprzez jednoczesne dokonanie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego.

Jeżeli jednak zdarzenia po dacie bilansowej nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, odpowiednie wyjaśnienia wystarczy zamieścić w informacji dodatkowej.