Jak rozliczać koszty przesyłki w sprzedaży online?
Koszty dostarczenia towaru kupionego w sieci zwykle ponosi klient, ale to sprzedawca musi zapłacić kurierowi lub poczcie. Jak wobec tego powinien rozliczyć te koszty w ramach prowadzonej działalności gospodarczej?
Pozornie koszty przesyłki towaru zakupionego w sieci to prosta sprawa. Do ceny towaru dolicza się opłatę za przesyłkę (np. list polecony) i to wszystko. To jednak perspektywa kupującego. Przed przedsiębiorcą sprzedającym towary przez sklep online lub na portalach aukcyjnych pojawia się wiele pytań. Czy należy uwzględnić koszty przesyłki na paragonie lub fakturze? Jeśli tak, to jaką stawkę VAT zastosować? Przyjrzyjmy się dostępnym rozwiązaniom.
Czy wykazywać koszty wysyłki na dokumencie sprzedaży?
Osoby zajmujące się handlem w sieci mają do wyboru trzy rozwiązania, jeśli chodzi o koszty przesyłki:
1) „Ukrycie” kosztów wysyłki w cenie towaru. Wówczas nie są wyszczególniane jako odrębna pozycja. Przykładowo, przedsiębiorca na portalu aukcyjnym sprzedaje słuchawki za 50 zł netto. Koszt przesyłki kurierem wynosi 20 zł i na dokumencie sprzedaży umieszcza jedną kwotę – 70 zł netto (bez rozróżnienia należności za towar od kosztów przesyłki).
2) Wyszczególnienie kosztu wysyłki jako odrębnej pozycji na dokumencie sprzedaży. W tej przykładowej transakcji, faktura lub paragon zawierałyby takie kwoty: 50 zł netto (towar) oraz 20 zł netto (przesyłka). To rozwiązanie ma tę zaletę, że pozwala na pogrupowanie rodzaju kosztów. Wiąże się jednak z pewnymi trudnościami przy określeniu właściwej stawki podatku VAT.
3) Zastosowanie pełnomocnictwa na mocy którego sprzedawca nadaje przesyłkę pocztową w imieniu klienta.
Trzecia z możliwości jest stosunkowo najprostsza i najkorzystniejsza, jeśli chodzi o sposób rozliczenia VAT-u związanego z kosztami przesyłki.
Jak opodatkować koszty wysyłki towaru?
Według Ministerstwa Finansów koszty wysyłki towaru wchodzą w skład świadczenia zasadniczego i zwiększają podstawę opodatkowania VAT sprzedawanego towaru. W praktyce oznacza to, że koszt przesyłki powinien być objęty tą samą stawką podatku, co sprzedawany towar.
W przypadku stosowania stawki VAT 23% i korzystania z usług firmy kurierskiej sprawa jest prosta. Wysyłając paczkę przedsiębiorca nabywa usługę transportu towaru ze stawką 23%. Ta sama stawka znajdzie się na paragonie lub fakturze, którą otrzyma klient (nabywca towaru), jeśli pozycja zostanie wyszczególniona na dokumencie. Dzięki temu koszt przesyłki wraz z podatkiem ponosi klient. Problemy pojawiają się wówczas, gdy stawki VAT dotyczące kosztów przesyłki i stosowanych towarów są różne.
Znacznie trudniejsza w ustaleniu stawki VAT jest sytuacja, w której w ramach jednej przesyłki do klienta wysyłane są towary opodatkowane różnymi stawkami VAT. Jaką wówczas zastosować stawkę dla kosztów przesyłki? Otóż cenę przesyłki należy podzielić proporcjonalnie do wartości towarów o różnych stawkach VAT i każdą z nich opodatkować inną stawką.
Załóżmy sytuację, w której w ramach jednego zamówienia klient kupuje jeden towar za 20 zł (VAT 8%) i drugi towar za 80 zł (VAT 23%), zaś koszt przesyłki wynosi 30 zł. W takiej sytuacji 20% kosztu przesyłki (6 zł) należy opodatkować stawką VAT 8%, a 80% kosztów przesyłki (24 zł) stawką 23%.
Równie problematyczna (choć z innego powodu) jest sytuacja, gdy przesyłka trafia do klienta za pośrednictwem Poczty Polskiej. Usługi pocztowe są bowiem zwolnione z podatku VAT. Przedsiębiorca nadając paczkę kupuje usługę ze stawką „ZW” (zwolniony). Nie oznacza to jednak, że na paragonie lub fakturze również można zastosować stawkę „ZW”.
Chodzi o to, że powyższe zwolnienie dotyczy jedynie Poczty Polskiej, a nie firm, które oferują klientom przesyłki za jej pośrednictwem. Jeśli przedsiębiorca wykazuje na dokumencie sprzedaży koszty przesyłki jako odrębną pozycję, powinien opodatkować ją taką samą stawką, jak sprzedawany towar. Co za tym idzie, może pojawić się różnica pomiędzy VAT-em, który trzeba zapłacić za przesyłkę, a VAT-em, którym opodatkowuje się przesyłkę dla klienta. Istnieje jednak sposób, aby różnica się nie pojawiła.
Pełnomocnictwo w przesyłce pocztowej
Odrębną metodą rozliczania kosztów przesyłki jest skorzystanie z pełnomocnictwa. To rozwiązanie warto rozważyć np. w sytuacji, gdy towary są wysyłane do klientów Pocztą Polską, której usługi są zwolnione z VAT.
Na mocy pełnomocnictwa przedsiębiorca jest upoważniony do opłacenia przesyłki pocztowej w imieniu swojego klienta. Dzięki temu to klient, a nie sprzedawca, jest stroną umowy z pocztą. Dla właściciela sklepu internetowego jest to o tyle korzystne, że nie odpowiada za naliczanie VAT-u związanego z przesyłką.
W takiej sytuacji przedsiębiorca nie wykazuje kosztów przesyłki na fakturze lub paragonie, a pieniądze pobrane od klienta na opłacenie wysyłki nie stanowią jego przychodu. Traktuje się je jako środki powierzone w celu zawarcia umowy z Pocztą. Warto jednak pamiętać, że podatnik powinien posiadać dowód, z którego wynikają rzeczywiste koszty przesyłki. W przypadku, gdy klient wpłaci większą kwotę, różnicę należy zwrócić.
Przesyłka może być zarówno kosztem, jak i przychodem
W sytuacji, w której przedsiębiorca wykazuje koszty przesyłki jako odrębną pozycję na fakturze lub paragonie, zapłata za przesyłkę stanowi jego przychód. Oczywiście, analogicznie jest wówczas, gdy sprzedawca „ukrywa” koszty przesyłki w cenie towaru. Przychód ten powinien trafić do KPiR.
Jednocześnie warto pamiętać, że sprzedawca ma prawo potraktować kwotę zapłaconą kurierowi, poczcie, czy innej firmie oferującej przesyłki jako koszt uzyskania przychodu, o ile przesyłka nie następuje w wyniku pełnomocnictwa. W przypadku poczty do rozliczenia kosztu wystarczy dowód wniesienia opłaty pocztowej, natomiast u innych firm trzeba postarać się o rachunek lub fakturę. Jeśli świadczona usługa kurierska jest opodatkowana VAT-em, podatek ten można odliczyć tak, jak w związku z innymi wydatkami firmowymi.
