Jak rozliczyć gratisy w firmie?

2014-01-23

Popularnym sposobem pozyskiwania nowych nabywców oraz utrzymywania dotychczasowych klientów jest organizowanie różnego rodzaju promocji i programów lojalnościowych, czy dodawanie tzw. gratisów do sprzedawanego towaru lub usługi.

W ten sposób o klienta walczą nie tylko duże sieci handlowe, ale także mniejsi przedsiębiorcy, dla których każdy klient jest na wagę złota. Prezenty dla klientów to przede wszystkim zabieg marketingowy, ale warto także pamiętać o opcji zaliczenia takich świadczeń do kosztów podatkowych.

Planując jakąkolwiek akcję promocyjną dla klientów warto dobrze przygotować się do niej także od strony podatkowej, gdyż dzięki temu jej realny koszt może być niższy. Z punktu widzenia przepisów istnieje kilka sposobów „obdarowania” klienta dodatkowym towarem lub usługą:

• nieodpłatne przekazanie towaru lub usługi, czyli tzw. gratis,
• sprzedaż premiowa towaru lub usługi,
• sprzedaż towaru lub usługi za symboliczną złotówkę,
• wydatki poniesione na reprezentację firmy w celu budowania jej pozytywnego wizerunku wobec kontrahentów i klientów.

Każdy z tych sposobów promocji dla klientów daje inne możliwości, a także rodzi inne obowiązki, które warto rozważyć przed dokonaniem wyboru.

Gratisy

Gratisy to inaczej prezenty (w postaci towarów lub usług), które klient otrzymuje wraz z zakupem towaru głównego lub głównej usługi. Przykładowo są to: upominki uzupełniające towar główny (np. przy zakupie kompletu pościeli – poduszka gratis), pakiety typu 2 w cenie 1 (np. do szamponu dołączona jest odżywka), pokrowce na opony jako bonus przy zakupie kompletu opon, bezpłatna dostawa zamówionego za pośrednictwem internetu towaru, itp. Na gruncie przepisów podatkowych gratisy traktowane są jako nieodpłatna dostawa towarów. Jak ją rozliczyć w firmie?

a) Rozliczanie VAT-u od gratisów

Gratisy podlegają opodatkowaniu VAT-em, jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT-u w związku nabyciem przekazywanych towarów. Tak więc, gdy towarem głównym jest książka, a gratisem dołączona do niej płyta CD, to obie części zestawu muszą być osobno rozliczone z uwzględnieniem właściwej dla każdego towaru stawki VAT. Przedsiębiorca powinien wystawić dokument wewnętrzny określający wartość netto gratisu oraz należny VAT, który następnie musi rozliczyć w miesięcznej deklaracji VAT-7. Od tej zasady istnieje jednak ważny wyjątek. Mianowicie obowiązek podatkowy w zakresie VAT nie powstaje w przypadku:

• Przekazania klientowi prezentu o małej wartości, czyli wartego nie więcej niż 10 zł. Jeżeli prezent przekracza tę kwotę, ale suma prezentów przekazanych jednej osobie w danym roku nie przekracza 100 zł, czynność również nie jest opodatkowana VAT-em (wymaga to jednak prowadzenia ewidencji obdarowywanych osób).
• Wydawania klientowi tzw. próbek. Przepisy nie podają minimalnej wartości próbki, wyjaśniają natomiast, że nie może ona służyć zaspokojeniu potrzeb klienta, a jedynie ocenie walorów produktu. Ponadto, przekazanie próbki klientowi musi mieć na celu promocję towaru. Klasycznym przykładem jest tutaj obdarowanie klienta próbką kosmetyku, kawy czy herbaty, tak, aby klient mógł zdecydować, czy chce zakupić większą ilość produktu. Od kwietnia 2013 r. nie ma już konieczności oznaczania próbek napisem „próbka” lub „tester”, umieszczanym na produkcie.

W przypadku prezentów o małej wartości i próbek dodawanych do towaru głównego przedsiębiorca wystawia i rozlicza jedynie fakturę na sprzedawany towar, bez uwzględniania świadczeń dodatkowych.

b) Rozliczanie podatku dochodowego od gratisów

Przedsiębiorca sprzedający towary lub usługi wraz z dołączonymi prezentami może ująć wartość gratisów (koszt ich wytworzenia lub nabycia) w kosztach uzyskania przychodu. Bardziej skomplikowana jest natomiast kwestia przychodu, który może powstać po stronie obdarowanego. W przeważającej większości przypadków gratisy przekazywane są osobom prywatnym (nieprowadzącym działalności gospodarczej). W takiej sytuacji, z podatku dochodowego zwolnione są gratisy o wartości do 200 zł. W przeciwnym razie po stronie obdarowanego powstaje przychód, w związku z którym obowiązki rozliczeniowe spadają na sprzedającego. Musi on:

• zdobyć od obdarowanego pełne dane m.in. jego adres zamieszkania, PESEL, informację o właściwym dla niego urzędzie skarbowym,
• wystawić do dnia 28 lutego następnego roku deklarację PIT-8C oraz przesłać ją do urzędu skarbowego i do obdarowanego.

Z kolei osoba, który otrzyma prezent, zobowiązana jest uzyskany z tego tytułu przychód wykazać w zaznaniu rocznym i opodatkować wraz z innymi przychodami wykazując w deklaracji jako przychód z „innych źródeł”.

Uwaga:

W przeciwieństwie do przepisów o VAT ograniczających wartość prezentów na rzecz jednej osoby do wartości 100 zł rocznie, ustawa o PIT umożliwia obdarowanie jednej osoby wieloma prezentami w ciągu jednego roku bez konieczności rozliczenia podatku dochodowego. Ważne jedynie, aby każdy prezent jednostkowo nie przekroczył wartości 200 zł.

W rzadszych przypadkach obdarowanym jest przedsiębiorca, który otrzymany gratis wykorzystuje w związku z prowadzoną przez siebie działalnością. Wówczas bez względu na wartość prezentu stanowi on przychód przedsiębiorcy, który musi samodzielnie rozliczyć. Sprzedawca nie ma jednak w związku z tym żadnych dodatkowych obowiązków.

Przedsiębiorca, który otrzymał gratis musi ustalić, czy otrzymany prezent posiada wartość handlową (tj. czy można go sprzedać). Wartość otrzymanego prezentu pozostaje tu bez znaczenia. Gdy otrzymany prezent ma wartość handlową, to u przedsiębiorcy powstaje przychód, który powinien być doliczony do innych przychodów z działalności.

Sprzedaż premiowa

Szczególną postacią gratisów jest tzw. sprzedaż premiowa generująca nieco inne skutki podatkowe. Obecnie bardzo popularną formą sprzedaży premiowej są programy i karty lojalnościowe. Aby organy podatkowe uznały przekazanie prezentu klientowi za sprzedaż premiową muszą być spełnione następujące warunki:

• w związku z nabyciem towaru lub usługi dochodzi do wydania nagrody, prezentu, bonusa itp.,
• premią musi być towar lub usługa inna niż przedmiot głównej transakcji; nie mogą to być również pieniądze,
• nagroda przysługuje każdemu nabywcy, który spełni określone przez sprzedawcę warunki,
• musi istnieć regulamin sprzedaży premiowej określający warunki i adresatów promocji, powinien on zostać ogłoszony w taki sposób aby każdy klient mógł się z nim zapoznać (tablica ogłoszeń, strona internetowa itp.).

Poniżej opisujemy jak rozliczyć sprzedaż premiową pod względem podatkowym.

a) Rozliczanie VAT

Sprzedaż premiowa podlega opodatkowaniu VAT. To oznacza, że przedsiębiorca który zakupił towary przeznaczone na nagrody i przy zakupie odliczył VAT, przy nieodpłatnym przekazaniu gratisu musi wykazać i zapłacić ten podatek (w tym celu należy wystawić dokument wewnętrzny), mimo że nie otrzymał od obdarowanego żadnej zapłaty. Podstawą opodatkowania jest cena nabycia towaru lub koszt jego wytworzenia. Obciążenie podatkowe zmniejsza jednak fakt, że przedsiębiorca ma prawo zaliczyć VAT należny doliczony w związku z wręczeniem nagrody do kosztów uzyskania przychodu.

b) Rozliczanie podatku dochodowego

Klienci indywidualni, którzy zostali obdarowani w ramach sprzedaży premiowej są zwolnieni z podatku dochodowego, o ile kwota otrzymanego prezentu nie przekracza 760 zł. Jeżeli nagroda jest warta więcej sprzedawca jest zobowiązany do pobrania od wartości nagrody zryczałtowanego podatku w wysokości 10% nagrody oraz wystawienia na dane klienta deklaracji PIT-8C (i przekazania jej organowi podatkowemu oraz kupującemu). Chcąc uniknąć zbędnych formalności i konieczności potrącenia podatku warto weryfikować każdą nagrodę jeśli chodzi o jej wartość.

Tutaj warto pamiętać, że jeżeli beneficjentem nagrody jest przedsiębiorca powyższy limit kwotowy nie obowiązuje, a otrzymana nagroda stanowi przychód przedsiębiorcy, który musi zostać przez niego rozliczony. Przychód ten podlega opodatkowaniu po zsumowaniu go z innymi dochodami (przychodami) uzyskanymi z działalności gospodarczej.

Wydatki związane z zakupem artykułów promocyjnych przeznaczonych na akcję mieszczącą się w definicji sprzedaży premiowej. Można więc zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu – należy oczywiście pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu poniesionych na ten cel wydatków.

Sprzedaż towaru lub usługi za symboliczną złotówkę

Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zorganizowanie promocji, w której przy dokonaniu zakupów na konkretną kwotę dodatkowy towar lub usługę klient może otrzymać za symboliczne 1 zł. W takiej sytuacji nie można mówić o nieodpłatnej dostawie towaru, a o świadczeniu odpłatnym. Wówczas sprzedaż takiego towaru powinna zostać rozliczona na zasadach ogólnych, tak jakby towar kosztował „normalną cenę”. W takiej transakcji to ta symboliczna złotówka jest rozpoznana jako przychód ze sprzedaży. Aby jednak organy podatkowe nie zakwestionowały tego typu działań i nie zarzuciły przedsiębiorcy zaniżania przychodu, musi być oczywiste, że sprzedaż dokonana była w celach marketingowych związanych z promocją firmy.

Wydatki poniesione na reprezentację firmy w celu budowania jej pozytywnego wizerunku względem kontrahentów i klientów

Nieco inaczej od omówionych powyżej przypadków, przedstawia się sytuacja, gdy przedsiębiorca chce obdarować kosztownym prezentem swoich kluczowych kontrahentów lub największych klientów. W takim bowiem przypadku koszt poniesiony na zakup takiego prezentu może zostać uznany jako koszt związany z reprezentacją firmy, co sprawia, że nie może on być ujęty w kosztach uzyskania przychodu. Innymi słowy, jeżeli przedsiębiorca podaruje kilku największym kontrahentom pióra ekskluzywnej marki, to taki wydatek należy potraktować jako reprezentacyjny, co wyklucza ujęcie go w kosztach.