Kiedy sprzedawca wystawia duplikat faktury?
Duplikat faktury jest dokumentem traktowanym na równi z pierwotną fakturą VAT, a jego wystawienie jest konieczne, gdy oryginał dokumentu potwierdzającego sprzedaż zaginie lub zostanie zniszczony.
Sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat faktury za każdym razem, gdy ze stosownym wnioskiem wystąpi do niego kontrahent. Nie jest przy tym nigdzie określone, jaki powinien być kształt tego wniosku. Przyjmuje się więc, że wnioskiem jest każda prośba wystosowana przez nabywcę i nieważne, czy jest ona przedstawiona na piśmie, drogą elektroniczną czy przez telefon. Prośbę o duplikat faktury VAT nabywca kieruje zazwyczaj wtedy, kiedy oryginał faktury zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Duplikat może zostać wystawiony zarówno dla faktury pierwotnej, jak i faktury korygującej. Musi zawierać dane z faktury pierwotnej oraz datę wystawienia i napis „DUPLIKAT”. Kopia duplikatu powinna być dodatkowo zachowana w dokumentach sprzedawcy. Przepisy dotyczące przechowywania duplikatów i udostępniania ich na wypadek kontroli skarbowej nie różnią się od zasad, które obowiązują w przypadku pierwotnych faktur i korekt.
W przypadku, kiedy upłynie termin obowiązkowego przechowywania kopii faktur przez sprzedawcę (5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym została wystawiona faktura), ma on prawo odmówić duplikatu faktury, bo możliwe, że nie posiada on już dokumentu na podstawie którego miałby to zrobić.
Możliwa jest też sytuacja, kiedy interes wystawienia duplikatu faktury jest po stronie sprzedawcy, a nie nabywcy. Dzieje się tak na przykład wtedy, kiedy kopia wystawionej faktury zaginie. Sprzedawca powinien wystawić wtedy duplikat faktury, ale nie powinien wprowadzać go do obrotu prawnego, czyli wysyłać do nabywcy. Jest mu on potrzebny tylko po to, alby udokumentować sprzedaż, a posiadanie przez nabywcę dwóch faktur nakładałoby na niego dodatkowy obowiązek podatkowy.
Duplikat faktury jest podstawą do odliczenia podatku naliczonego na równi z pierwotną fakturą VAT.
