Kilometrówka w PIT – jak prowadzić i rozliczyć koszty związane z pojazdem?
Kilometrówka to sposób rozliczania użytkowania prywatnego samochodu do celów służbowych – w przypadku prowadzenia własnej działalności lub w sytuacji używania prywatnego pojazdu na rzecz pracodawcy lub zleceniodawcy.
Ewidencję należy prowadzić w celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu. Co powinna zawierać kilometrówka w PIT i jak rozliczać podróże służbowe?
Kilometrówka w PIT – jakich sytuacji dotyczy?
Zastanawiasz się, czy każde użycie prywatnego samochodu do celów firmowych musi być rozliczone? Kilometrówka w PIT, czyli ewidencja przebiegu pojazdów, nie dotyczy jedynie prywatnych samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Przepisy wskazują, że kilometrówkę w PIT należy prowadzić wtedy, gdy:
- pracownik użytkuje prywatny pojazd do celów działalności swojego pracodawcy,
- przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą wykorzystuje swój prywatny pojazd do celów firmowych, a jednocześnie pojazd ten nie jest wprowadzony do majątku firmy (czyli np. jest użytkowany na podstawie najmu).
W pierwszym przypadku wydatki na auto będą wyliczane w sposób zryczałtowany lub też jako kwota ustalana przy zastosowaniu stawek za każdy kilometr przebiegu pojazdu. Z kolei kilometrówka w PIT, gdy przedsiębiorca użytkuje swój prywatny samochód, powinna zawierać przeliczenie limitu, do którego można rozliczać wydatki. W takiej sytuacji dla przedsiębiorcy kluczową informacją będzie liczba przejechanych kilometrów w celach służbowych.
Z kolei kilometrówka w PIT nie musi być prowadzona w przypadku, gdy:
- podatnik na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności używa cudzego samochodu ciężarowego, użytkowanego np. na podstawie umowy najmu, użyczenia lub dzierżawy,
- podatnik używa pojazdu pracownika i rozlicza się z nim w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne.
Cel prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów
Podstawowa funkcja ewidencji przebiegu pojazdów to wyliczenie, ile z poniesionych w danym miesiącu wydatków na pojazd można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Kilometrówka w PIT służy do właściwego ustalenia podstawy opodatkowania w odniesieniu do podatku dochodowego od osób fizycznych.
Niezwykle ważny jest fakt, że kilometrówkę należy prowadzić dla każdej wykonanej trasy. Nie można natomiast wprowadzić do ewidencji zbiorczej informacji o wszystkich wyjazdach przeprowadzonych w danym miesiącu. Każdą trasę trzeba rozpisać osobno, a następnie wprowadzić łączną wartość. Kilometrówka w PIT jest rozliczana dla każdego roku podatkowego: od stycznia do grudnia. Jeśli w grudniu zdarzą się nadwyżki, nie można przenieść ich do styczniowej ewidencji.
Co powinna zawierać kilometrówka w PIT?
Jeśli zamierzasz prowadzić kilometrówkę w PIT, w ewidencji powinieneś zawrzeć:
- imię, nazwisko i adres osoby korzystającej z samochodu lub innego pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (miejsca rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu),
- stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu,
- liczbę przejechanych kilometrów,
- kwotę, która wynika z pomnożenia stawki za 1 kilometr i liczby przejechanych kilometrów,
- podpis i dane podatnika/pracodawcy.
Należy wziąć pod uwagę, że kilometrówka w PIT posiada ograniczenia w zaliczaniu poniesionych wydatków do kosztów. Istotna jest liczba pokonanych kilometrów w celach służbowych.
