Kilometrówka czy samochód firmowy. Co jest korzystniejsze?
Samochód to dla przedsiębiorcy wygoda, oszczędność czasu, a czasami po prostu konieczność. Wydatki związane z pojazdem mogą być jednak mniejszym obciążeniem, gdy da się je rozliczyć podatkowo w firmie.
Przedsiębiorca może albo rozliczać kilometrówką koszty prywatnego samochodu używanego do celów firmowych, albo wprowadzić posiadany samochód do majątku firmowego i rozliczać go bez limitu. Podjęcie decyzji może mieć długotrwałe skutki wpływające na kwoty płaconych podatków, które trzeba wziąć pod uwagę.
Rozliczanie wydatków na samochód w firmie – kiedy jest możliwe?
Możliwość wykorzystywania i rozliczania kosztów samochodu istnieje praktycznie w każdej działalności, jeśli tylko przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że wymaga tego prowadzenie biznesu. Zwykle nie ma z tym problemu. Samochodu można używać jadąc po towar lub wyposażenie, do biura lub gabinetu, do siedziby klienta, w miejsce wykonywania usługi, na szkolenie związane z prowadzoną działalnością, itp. Oczywiście, niezależnie od statusu samochodu w firmie, nie można rozliczyć tych wydatków, które dotyczą użytkowania pojazdu w celach prywatnych (np. turystycznych).
Aby rozliczać w firmie wydatki poniesione na samochód, przedsiębiorca może m.in.:
- Wykorzystywać samochód prywatny – koszty rozliczane na podstawie kilometrówki.
- Wykorzystywać samochód firmowy – koszty rozliczane bez ograniczenia.
W niniejszym artykule opisujemy te dwie najpopularniejsze sytuacje. Oprócz nich, zdarza się także, że przedsiębiorca używa w firmie samochód użyczony lub wynajęty (wówczas koszty rozlicza się na podstawie kilometrówki).
Kilometrówka ogranicza możliwość „wrzucania wydatków” w koszty
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na używanie w firmie swojego prywatnego samochodu zobligowany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jest to prosta tabelka, do której wpisuje się każdą trasę przejechana w celach związanych z prowadzoną firmą. Wśród danych każdego wyjazdu muszą znaleźć się m.in. odległość, trasa (skąd dokąd), data, a także cel (np. wyjazd po towar).
Liczbę przebytych kilometrów wynikającą z ewidencji należy pomnożyć przez stawkę, którą określają przepisy. W przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 stawka wynosi 0,8358 zł. Wynik mnożenia to kilometrówka, czyli limit określający kwotę kosztów, które można rozliczyć w firmie w danym okresie.
Tym limitem ograniczone jest rozliczanie m.in. wydatków na paliwo, usługi serwisowe, części zamienne, w tym np. opony, a także ubezpieczenia. Kilometrówka nie pozwala jednak na zapisanie w kosztach samego zakupu pojazdu.
W sytuacji kiedy wydatki związane z użytkowaniem samochodu w firmie są niższe od limitu kilometrówki, powstaje nadwyżka kosztów do rozliczenia, którą można przenieść na kolejny okres i rozliczyć później. Analogicznie dzieje się, gdy to limit kilometrówki jest wyższy od kosztów – także można go przenieść na kolejny okres rozliczeniowy.
Samochód w majątku firmy – czy to się opłaca?
A czy istnieje szansa by uniknąć wspomnianych ograniczeń? Zdecydowanie tak – wystarczy samochód wprowadzić do majątku firmy. Aby tego dokonać, wystarczy spisać oświadczenie i zachować w dokumentacji firmowej, zaś samochód dopisać do ewidencji środków trwałych. Pojazd musi być własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy.
W konsekwencji, przedsiębiorca nie prowadzi już kilometrówki. Wydatki na posiadany samochód rozlicza bez limitu (oczywiście tylko te, które wiążą się z prowadzoną działalnością gospodarczą), a dodatkowo może rozliczać w firmie amortyzację, która w praktyce sprowadza się do stopniowego ujmowania w kosztach wartości zakupionego samochodu. Jest to szczególnie korzystne wówczas, gdy samochód jest w posiadaniu przedsiębiorcy od pewnego czasu, a jednocześnie dysponuje on potwierdzeniem zakupu, na którym jest kwota. W takim przypadku może amortyzować taką kwotę, jaka na tym potwierdzeniu zakupu widnieje, nawet jeśli jest ona wyższa od aktualnej wartości rynkowej. W przeciwnym razie (gdy przedsiębiorca nie posiada dowodu zakupu), należy dokonać wyceny wartości samochodu wprowadzanego do firmy.
Tutaj trzeba pamiętać, że jeśli przedsiębiorca jest współwłaścicielem samochodu, to odpisów amortyzacyjnych dokonuje tylko do wysokości kwoty wynikającej z procentowego udziału w własności. Chyba że współwłaścicielem jest współmałżonek, z którym przedsiębiorcę łączy wspólność majątkowa – wtedy amortyzuje się całość kwoty wartości pojazdu.
Wydatki na samochód w firmie – rozliczanie VAT
Zarówno w przypadku samochodu firmowego, jak i prywatnego rozliczanego kilometrówką istnieje możliwość odliczenia VAT. Tutaj nie wszystkie rodzaje wydatków dają te same prawa. Poniższe zasady dotyczą wyłącznie samochodów osobowych. Wydatki pod względem VAT-u można podzielić na 3 grupy:
1. Paliwo.
Wydatki na zakup paliwa do samochodu osobowego nie dają prawa do odliczenia VAT-u.
Uwaga: Być może w 2014 r. pojawi się możliwość odliczania VAT-u od paliwa – albo w całości, albo w wysokości 50%. Na chwilę obecną jest to niepewne.
2. Usługi serwisowe, części zamienne, ubezpieczenie, itp.
Takie wydatki dają prawo do odliczenia VAT-u w 100%. Nie ma tutaj znaczenia limit kilometrówki.
3. Zakup pojazdu.
Stosowanie kilometrówki nie pozwala na odliczenie VAT-u w związku z zakupem pojazdu. Taką opcję daje samochód osobowy „na firmę”, o ile jest wprowadzany do firmy na podstawie faktury VAT, przy czym odliczyć można maksymalnie 60% VAT-u, nie więcej niż 6000 zł. Uwaga: Być może w 2014 r. zmienią się limity odliczania VAT-u w związku z kupnem samochodu. Na chwilę obecną jest to niepewne.
Sprzedaż firmowego samochodu oznacza konieczność zapłaty podatków
Niewątpliwie, brak ograniczenia kilometrówką to podstawowy plus posiadania samochodu firmowego. Są też jednak pewne minusy, które wychodzą na jaw w momencie, gdy samochód firmowy jest sprzedawany. Dotyczą one podatku dochodowego, a niekiedy także VAT-u.
1. Sprzedaż samochodu firmowego a podatek dochodowy
Niezależnie od innych czynników, sprzedaż samochodu firmowego to przychód. Innymi słowy, kwotę uzyskaną od nabywcy należy ująć w KPiR i posłuży ona do obliczenia podatku dochodowego. Przy okazji warto tutaj pamiętać, że w momencie sprzedaży cała niezamortyzowana wartość samochodu trafia jednorazowo do kosztów.
2. Sprzedaż samochodu firmowego a VAT
Oprócz tego, sprzedaż samochodu może oznaczać konieczność doliczenia VAT-u do sprzedaży lub konieczność zwrotu państwu części VAT-u odliczonego podczas wprowadzania samochodu firmy.
Standardowo, firma będąca podatnikiem VAT dolicza VAT sprzedając te składniki majątku firmowego, które dawały prawo do odliczenia VAT podczas wprowadzenia do firmy. Jeśli takiego prawa nie było (np. wprowadzenie na podstawie oświadczenia) to do końca 2013 r. istnieje możliwość zwolnienia z VAT podczas sprzedaży.
Przy sprzedaży firmowego samochodu osobowego nie ma obowiązku zapłaty VAT w sytuacji gdy:
- przedsiębiorca miał prawo częściowo odliczyć VAT lub nie miał go wcale,
- używał samochodu w firmie dłużej niż 6 miesięcy.
Jeśli obydwa warunki zostaną spełnione to sprzedaż pojazdu można udokumentować fakturą ze „stawką zw” (zwolniony). W przeciwnym razie jest to faktura VAT 23%.
Możliwość sprzedaży firmowego samochodu bez konieczności zapłaty VAT-u istnieje do końca 2013 r. Od 2014 r. VAT trzeba będzie doliczać sprzedając majątek firmowy dowolnego rodzaju. Należy jednak zaznaczyć, że istnieje jeszcze szansa, że w życie wejdzie przepis, który również po 1 stycznia 2014 r. umożliwi skorzystanie ze zwolnienia z VAT sprzedaży używanych samochodów osobowych. Nie ma jednak pewności czy tak się stanie.
Korekta odliczonego VAT-u w związku ze sprzedażą
Sprzedaż ze „stawką zw” może jednak oznaczać konieczność dokonania korekty wcześniej odliczonego VAT-u, czyli w praktyce zwrócenie go państwu. Należy wyróżnić tu dwie sytuacje:
- sprzedaż samochodu o wartości początkowej do 15 tys. zł,
Zwrot odliczonego VAT-u jest konieczny, kiedy pojazd został sprzedany w okresie od 6 do 12 miesięcy od wprowadzenia do majątku firmy.
- sprzedaż samochodu o wartości początkowej powyżej 15 tys. zł.
VAT należy skorygować w okresie 5 lat od momentu wprowadzenia auta do majątku firmowego. W tym czasie, za każdy rok zmniejsza się kwotę VAT-u do skorygowania w razie sprzedaży o 1/5. Co za tym idzie przedsiębiorca może sprzedać samochód bez zapłaty VAT dopiero po upływie 5 lat od momentu, kiedy pojazd stał się częścią majątku firmowego.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor Finansowy inFakt
