Kontrola podatkowa - jak przebiega i jak się przygotować?

2024-08-02

Kontrola podatkowa to proces, podczas którego organy skarbowe sprawdzają prawidłowość rozliczeń podatkowych przedsiębiorców oraz osób fizycznych. Ma na celu weryfikację, czy podatnicy prawidłowo wywiązują się z obowiązków podatkowych i przestrzegają obowiązujących przepisów. Jak przygotować się do kontroli podatkowej?

Kontrola podatkowa nie należy do przyjemnych doświadczeń dla podatnika, ale czasami jest nieunikniona. Warto być przygotowanym na taką ewentualność. Należy pamiętać, że kontrola z urzędu skarbowego zazwyczaj powinna być zapowiedziana z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, choć istnieje wiele wyjątków od tej zasady.

Czym jest kontrola podatkowa?

Kontrola podatkowa jest instytucją prawną przewidzianą i szczegółowo określoną w przepisach Ordynacji podatkowej (art. 281-292). Organy podatkowe pierwszej instancji, w tym głównie urzędy skarbowe, mają na podstawie tych przepisów prawo do przeprowadzania kontroli podatkowej u podatników, płatników, inkasentów oraz ich następców prawnych. Głównym celem kontroli podatkowej jest weryfikacja, czy kontrolowane podmioty prawidłowo wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

Wszczęcie kontroli podatkowej rozpoczyna się od doręczenia kontrolowanemu imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazanie legitymacji służbowej przez upoważnionych pracowników organu podatkowego.

Kontrola podatkowa – jak wygląda procedura zawiadomienia?

Zasadniczo kontrola podatkowa powinna być zapowiedziana. Zgodnie z art. 282b Ordynacji podatkowej, organy podatkowe muszą poinformować podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Kontrola może rozpocząć się nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Jeśli kontrola nie zostanie wszczęta w ciągu tych 30 dni, konieczne jest ponowne zawiadomienie. Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni wymaga zgody podatnika.

Zawiadomienie o kontroli podatkowej – co powinno zawierać?

Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli podatkowej musi zawierać:

1. Oznaczenie organu podatkowego.

2. Datę i miejsce wystawienia.

3. Oznaczenie kontrolowanego.

4. Zakres kontroli podatkowej, datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli.

5. Pouczenie o prawie do złożenia korekty deklaracji.

6. Podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Aktualny wzór zawiadomienia znajduje się w rozporządzeniu ministra finansów z 19 lipca 2019 r. (Dziennik Ustaw z 2019 r. poz. 1380).

Kiedy kontrola podatkowa nie musi być zapowiedziana?

W niektórych sytuacjach kontrola może być przeprowadzona bez wcześniejszego zawiadomienia, zgodnie z art. 282c Ordynacji podatkowej. Dotyczy to m.in. przypadków:

• kontroli zasadności zwrotu VAT,

• kontroli na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze,

• kontroli dotyczącej opodatkowania przychodów z nieujawnionych źródeł,

• kontroli niezgłoszonej działalności gospodarczej,

• kontroli na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy,

• kontroli „na legitymację” (niezwłocznej),

• doraźnych kontroli dotyczących kas rejestrujących,

• kontroli podatku od wydobycia niektórych kopalin,

• kontroli zawieszenia działalności gospodarczej,

• kontroli zwrotu podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych.

A także w przypadku, gdy organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany:

• został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598) lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej - do każdego wspólnika,

• jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

• nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Po wszczęciu niezapowiedzianej kontroli podatkowej, kontrolujący ma obowiązek poinformować kontrolowanego o przyczynie braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia tej kontroli.

Kontrola podatkowa „na legitymację” (niezwłoczna)

Zgodnie z art. 284a Ordynacji podatkowej, kontrola może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej, gdy jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub zabezpieczenia dowodów. W razie nieobecności kontrolowanego, kontrola może być wszczęta w obecności pracownika kontrolowanego lub świadka. Kontrolujący musi dostarczyć upoważnienie do kontroli w ciągu 3 dni roboczych od jej rozpoczęcia, inaczej dokumenty z kontroli nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym.

Kontrola podatkowa – jak się przygotować

Zawiadomienie o planowanej kontroli podatkowej powinno zawierać informacje o zakresie i rodzaju podatków, które będą sprawdzane. Właściciel firmy powinien wykorzystać ten czas na kompletowanie i weryfikację dokumentacji z odpowiednich obszarów. Przed audytem ze strony organów skarbowych jest to również okazja do poprawienia ewentualnych błędów znalezionych podczas przygotowań.

Przed rozpoczęciem kontroli podatkowej przedsiębiorca może skorygować faktury kosztowe i zakupowe, nieprawidłowe zapisy w KPiR czy deklaracje podatkowe. Deklaracje te można poprawić, składając deklarację korygującą wraz z uzasadnieniem dokonanych zmian. Podatnik powinien również pamiętać o uiszczeniu ewentualnych zaległości podatkowych, łącznie z odsetkami za zwłokę.

Jeśli firma prowadzi działalność z zagranicznymi partnerami, dokumentacja w języku obcym może wymagać przetłumaczenia na polski podczas kontroli podatkowej. Organy kontrolne mogą tego zażądać i robią to często. Ważne jest, aby tłumaczenie zostało wykonane przez biegłego, ponieważ tylko wtedy urząd skarbowy je zaakceptuje. Koszty tłumaczenia ponosi podatnik.

E-kontrola podatkowa

Firmy korzystające z elektronicznego systemu finansowo-księgowego mogą być poddane e-kontroli podatkowej, polegającej na pobraniu danych bezpośrednio z systemu. Następnie dane te są analizowane za pomocą specjalistycznych aplikacji informatycznych. Przedsiębiorstwo powinno pisemnie poinformować kontrolerów o używanym oprogramowaniu oraz obsługiwanych formatach plików, umożliwiających konwersję i eksport danych. Ważne jest także sprawdzenie konfiguracji systemu, szczególnie w zakresie wprowadzania danych, co daje szansę na poprawienie wcześniejszych błędów.

Ważne: Kontrolerom skarbowym należy udostępnić jedynie dokumenty związane z przedmiotem aktualnej kontroli podatkowej. Podatnik ma prawo odmówić przedstawienia innych dokumentów. W przypadku wątpliwości co do zasadności żądania konkretnych dokumentów, warto poprosić kontrolerów o wyjaśnienie ich związku z prowadzoną kontrolą.

Jak uprzedzić pracowników o kontroli?

Kiedy przedsiębiorca zostanie poinformowany o planowanej kontroli podatkowej, powinien powiadomić wszystkich pracowników odpowiedzialnych za kwestie finansowo-księgowe. Ważne jest, aby pamiętać, że kontrolerzy nie tylko przeglądają dokumentację, ale mogą również zadawać pytania dotyczące badanego obszaru i wymagać wyjaśnień.

Zgodnie z art. 287 § 4 Ordynacji podatkowej, obowiązek udzielania wyjaśnień w ramach kontroli podatkowej - w zakresie swoich działań i obowiązków - mają:

- osoby upoważnione do reprezentacji kontrolowanego lub prowadzące jego sprawy,

- pracownicy,

- osoby współpracujące z kontrolowanym.

Wyjaśnienia i odpowiedzi na pytania powinny być rzeczowe i klarowne, ale nie przypominać przesłuchania. Przedsiębiorca nie musi dowodzić poprawności swoich rozliczeń, ale powinien umiejętnie objaśnić sposób ich przeprowadzania.

Co w przypadku nieobecności przedsiębiorcy podczas kontroli?

Zdarza się, że choroba lub ważne spotkanie biznesowe uniemożliwiają przedsiębiorcy uczestnictwo w kontroli skarbowej. W takim przypadku można wyznaczyć osobę fizyczną upoważnioną do reprezentowania podatnika podczas kontroli. Należy to zrobić pisemnie i zgłosić odpowiedniemu naczelnikowi urzędu skarbowego w zakresie opodatkowania PIT i CIT, a także wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta.

Reprezentant, o ile nie określono inaczej w upoważnieniu, jest standardowo uprawniony do:

- odbioru zawiadomienia o planowanej kontroli skarbowej,

- wyrażenia zgody na rozpoczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia,

- odbioru upoważnienia do przeprowadzenia kontroli skarbowej,

- zakończenia kontroli skarbowej,

- składania wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wszystkich czynności kontrolnych.

Pełnomocnik ma prawo działać w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy, a pełnomocnictwo może być udzielone pisemnie lub ustnie. Oryginał pisemnego pełnomocnictwa (lub jego odpowiednio poświadczony odpis) należy przedłożyć do dokumentacji kontroli skarbowej, natomiast ustne pełnomocnictwo powinno zostać zgłoszone do protokołu.

Jakie są obowiązki przedsiębiorcy w czasie kontroli?

Podczas kontroli skarbowej przedsiębiorca ma obowiązek:

• zapewnić wstęp na grunt oraz do budynków, lokali i innych pomieszczeń,

• udostępnić akta, księgi i inne dokumenty związane z przedmiotem kontroli,

• wydać na czas trwania kontroli akta, księgi i dokumenty (gdy kontrolujący mają uzasadnione podejrzenia, że są one nierzetelne, lub gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem dokumentacji),

• okazać majątek podlegający kontroli i umożliwić jego oględziny,

• sporządzić na żądanie kontrolujących spis z natury,

• umożliwić - nieodpłatnie - filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli,

• przedstawić, na żądanie kontrolujących, tłumaczenie na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym,

• udzielać w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli,

• zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Kontrola podatkowa - prawa przedsiębiorcy

Podczas kontroli skarbowej przedsiębiorca ma prawo do:

- uczestniczenia w czynnościach kontrolnych,

- udziału w przeprowadzaniu dowodów (o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków i opinii biegłych musi być poinformowany przynajmniej na 3 dni przed, a o dowodzie z oględzin bezpośrednio przed jego podjęciem),

- ustanowienia pełnomocnika lub wyznaczenia reprezentanta,

- wymagania od kontrolujących przestrzegania przepisów BHP obowiązujących w kontrolowanej firmie,

- składania zastrzeżeń i wyjaśnień do protokołu kontroli skarbowej,

- domagania się odszkodowania w trybie cywilnym za szkody powstałe wskutek czynności kontrolnych przeprowadzonych z naruszeniem przepisów prawa,

- wniesienia sprzeciwu wobec czynności kontrolnych prowadzonych z naruszeniem przepisów ustawy prawo przedsiębiorców.

Kontrola podatkowa nie może obejmować zakresu, który już był sprawdzany i zakończony ostateczną decyzją. Przedsiębiorca powinien pilnować, aby kontrolujący nie przekraczali swojego upoważnienia - nie mogą badać innego podatku ani okresu rozliczeniowego niż ten określony w zawiadomieniu.

Ile czasu trwa kontrola podatkowa?

Łączny czas trwania wszystkich kontroli podatkowych przeprowadzanych przez urząd skarbowy w ciągu jednego roku kalendarzowego zależy od wielkości firmy i nie może przekroczyć określonej liczby dni roboczych. Dla mikroprzedsiębiorców limit wynosi 12 dni roboczych, dla małych przedsiębiorców 18 dni, dla średnich przedsiębiorców 24 dni, a dla pozostałych firm 48 dni. Istnieje możliwość przedłużenia czasu trwania kontroli podatkowej.

Czas trwania kontroli podatkowej może zostać przedłużony, jeśli w jej trakcie ujawni się, że przedsiębiorca nie złożył wymaganej deklaracji, zaniżył zobowiązanie podatkowe o więcej niż 10% zadeklarowanej kwoty (ale nie mniej niż 500 zł) lub zawyżył stratę o ponad 50% zadeklarowanej kwoty (ale nie mniej niż 2.500 zł). Mimo to, przedłużony czas trwania kontroli podatkowej nie może przekroczyć dwukrotności podstawowego limitu określonego dla danego rodzaju przedsiębiorcy.

Jak kończy się kontrola podatkowa?

Kontrola podatkowa kończy się sporządzeniem protokołu, do którego kontrolowany ma prawo złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia w ciągu 14 dni od jego otrzymania. Kontrolujący mają następnie 14 dni na odniesienie się do złożonych zastrzeżeń, informując kontrolowanego o sposobie ich rozpatrzenia.