KPiR czy księgi rachunkowe – od czego to zależy?

2014-02-04

Każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą musi podjąć szereg istotnych decyzji, w tym wybrać formę prawną firmy (JDG, spółka osobowa lub kapitałowa, itp.), formę opodatkowania, a także sposób prowadzenia księgowości.

Jednoosobowi przedsiębiorcy najczęściej decydują się na prowadzenie KPiR. Jednak może się okazać, że w miarę rozwoju firmy konieczne będzie przejście na tzw. „pełną księgowość” czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Zarówno KPiR, jak i tzw. pełna księgowość to sposoby dokonywania rozliczeń związanych z podatkiem dochodowym. Oba sposoby pozwalają na korzystanie z zasad ogólnych (stawki 18% i 32%) lub podatku liniowego (stawka 19%). KPiR to inaczej uproszczona księgowość – ta nazwa wiąże się ze stosunkowo niewielką liczbą obowiązków związanych z rozliczeniami.

Kiedy KPiR, a kiedy księgi rachunkowe?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych (według skali podatkowej 18% lub 32%) lub podatkiem liniowym (19%), którzy nie przekroczyli w poprzednim roku podatkowym limitu o równowartości 1,2 mln euro przychodów. Przekroczenie tego limitu zobowiązuje do prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej księgowości). Ponadto, pełną księgowość od początku działalności muszą prowadzić spółki osobowe i kapitałowe prawa handlowego (np. spółka z o.o., S.A.).

Oprócz tych dwóch opcji, są jeszcze prostsze formy księgowości. Z obowiązku prowadzenia KPiR (czy ksiąg rachunkowych) zwolnione są osoby: opłacające podatek dochodowy w formach zryczałtowanych (te formy nie pozwalają rozliczać kosztów, więc KPiR nie jest potrzebna do ich stosowania), wykonujące zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim lub dokonujące sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.

Uwaga:

Każdy przedsiębiorca prowadzący KPiR może dobrowolnie, bez przekraczania limitu przychodów przejść na księgi rachunkowe. Najczęściej nie jest to jednak opłacalne, gdyż wiąże się z bardziej restrykcyjnymi wymogami księgowymi i znacznie większą liczbą obowiązków formalnych. O ile niektórzy przedsiębiorcy prowadzą KPiR samodzielnie (w programach komputerowych), o tyle pełną księgowość jest niezwykle trudno prowadzić bez pomocy fachowca (księgowego, biura rachunkowego).

KPiR – gdzie zgłosić i jak prowadzić?

KPiR należy prowadzić od pierwszego dnia, w którym firma rozpoczyna działalność, a w przypadku gdy przyczyną przejścia na ten sposób ewidencji jest zmiana formy opodatkowania – zwykle od 1 stycznia danego roku podatkowego. Jedynym wyjątkiem może być przejście z ryczałtu na zasady ogólne – wówczas KPiR zakłada się w trakcie roku podatkowego, na dzień uzyskania pierwszego przychodu wykluczającego ryczałt.

Księgę należy przechowywać do czasu upływu zobowiązania podatkowego. Natomiast zobowiązanie podatkowe przedawnia się z z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Miejsce przechowywania wskazuje się we wpisie do CEIDG.

Najprościej KPiR można scharakteryzować jako tabelę, w której zapisuje się dokonaną sprzedaż oraz koszty poniesione w związku z prowadzoną działalnością. Na podstawie tych zapisów oblicza się kwoty zaliczek na podatek dochodowy.

Księga składa się z 16 kolumn, z których każda ma ściśle określone przepisami przeznaczenie (m.in. w kolumnach 7-9 wpisuje się przychody, a w kolumnach 10-14 koszty działalności). Wszystkie wpisy w księdze muszą być poparte dowodami księgowymi własnymi (m.in. faktury sprzedażowe, noty księgowe itp.) oraz obcymi ( faktury zakupowe i kosztowe, noty korygujące, wyciągi bankowe, dowody opłat itp.). Każdą transakcję należy opisać podając: numer porządkowy, datę transakcji, numer dowodu księgowego, dane kontrahenta, opis zdarzenia. Na końcu każdej strony księgi, a także z upływem okresu rozliczeniowego dokonuje się podsumowania dokonanych transakcji. Zapisów w księdze należy dokonywać wyłącznie w języku polskim i w krajowej walucie.

Uwaga:

W niektórych wypadkach urząd skarbowy może zwolnić przedsiębiorcę z obowiązku prowadzenia KPiR (lub od poszczególnych czynności z zakresu obowiązku prowadzenia księgi). Okolicznościami mogącymi uzasadniać taką decyzję są m.in. rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia właściciela firmy. Ze stosownym wnioskiem do US należy wystąpić co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być stosowane (a w przypadku rozpoczęcia działalności – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia działalności). W praktyce takie przypadki są jednak rzadkie, mogą dotyczyć np. małych zakładów o wieloletniej tradycji, emerytów mających firmę, itp.

KPiR – forma papierowa czy elektroniczna?

Prowadzenie KPiR można powierzyć księgowym, przy czym niektórzy przedsiębiorcy decydują się prowadzić ją samodzielnie. Dotyczy to zwykle osób, które działają samodzielnie i nie zatrudniają pracowników. Księga może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.

Gotową księgę w formie papierowej można kupić np. w księgarni – należy jedynie ponumerować jej strony i wypełnić stronę tytułową (dane firmy). Księga musi być spięta, nie może mieć formy luźnych stron. Prowadząc KPiR ręcznie ewentualne pomyłki należy korygować skreślając dotychczasowe treści i wpisując treść poprawioną – ważne jednak, aby pierwotną treść pozostawić czytelną, nie zamazywać jej np. korektorem (obok poprawki należy się podpisać i umieścić datę dokonania poprawki).

Taki sposób prowadzenia KPiR wydaje się jednak archaiczny i przyczyniający się do błędów. Oczywiście wygodniejszą i szybszą opcją prowadzenia KPiR jest forma elektroniczna z zastosowaniem programu komputerowego lub aplikacji on-line. Narzędzia tego typu skonstruowane są tak, aby jak najwięcej czynności wykonać automatycznie, co minimalizuje ryzyko błędów, przyspiesza pracę i zwalnia z obowiązku znajomości wszystkich zasad prowadzenia KPiR. Przedsiębiorca musi pamiętać przede wszystkim o ujmowaniu wszystkich przychodów, prawidłowym opisywaniu kosztów i zapisywaniu zdarzeń według odpowiednich dat.

Wybierając profesjonalny program lub aplikację księgową należy zwrócić uwagę czy:

• Narzędzie pozwala na bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydruk wszystkich danych zgodnie ze wzorem księgi (przepisy wymagają sporządzenia wydruku do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni i przechowywania go w formie papierowej w dokumentacji).
• Możliwe jest przechowywanie danych na komputerze lub innym elektronicznym nośniku informacji (np. zapisanie na dysku w PDF).
• Narzędzie posiada szczegółową instrukcję obsługi na piśmie (wymagają tego przepisy), a także czy dostępne jest wsparcie merytoryczne i techniczne, w przypadku wątpliwości lub problemów związanych z prowadzeniem księgi.

Jakie mogą być konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia KPiR?

Przedsiębiorca powinien prowadzić księgę w sposób rzetelny (zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty czyli dotyczyć transakcji, które faktycznie miały miejsce) i niewadliwy (zgodny z aktualnymi przepisami prawnymi). W przypadku prowadzenia księgi w programie, trzeba zwrócić uwagę przede wszystkim na opisy zdarzeń gospodarczych, daty, a także obowiązek drukowania księgi (do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni).

Jeżeli jednak przedsiębiorca zorientuje się, że popełnił błąd (np. podał nieprawidłową kwotę przychodu, wrzucił w koszty wydatek, który według przepisów kosztem być nie może, pomylił daty, itp.) powinien go niezwłocznie poprawić, a gdy błąd wpłynął na wysokość zapłaconego podatku jak najszybciej dopłacić różnicę wraz z odsetkami.

Uwaga:

Konsekwencje nierzetelnego lub wadliwego prowadzenia KPiR mogą być dotkliwe. W razie kontroli organ podatkowy, który stwierdzi brak ksiąg lub uzna, że zapisy nie odzwierciedlają rzeczywistości i nie pozwalają na prawidłowe określenie podstawy opodatkowania, określi jej wysokość oraz wysokość podatku do zapłaty w drodze oszacowania np. porównując wysokości obrotów w innych firmach prowadzących podobną działalność. Dodatkowo urzędnicy mogą wymierzyć mandat lub grzywnę karnoskarbową.

Jak rozpocząć prowadzenie pełnej księgowości?

Przejście na księgi rachunkowe może być kosztowne, ale w przypadku większych działalności bywa nieuniknione. Np. jednoosobowa działalność gospodarcza może okazać się niewystarczającą formą, zaś właściwsza staje się spółka, która nie zezwala na prowadzenie KPiR. Co wtedy?

Termin rozpoczęcia stosowania pełnej księgowości zależy od tego, z czego wynika ten obowiązek. Przejście na księgi rachunkowe następuje:

1. na dzień rozpoczęcia działalności – w przypadku nowych działalności gospodarczych lub nowych spółek, które muszą (lub chcą) w ten sposób prowadzić księgowość,
2. na dzień 1 stycznia roku następującego po roku w którym przekroczono limit – w przypadku przekroczenia limitu 1,2 mln euro,
3. na dzień zmiany formy prawnej – w przypadku przekształcenia działalności.

W każdym z tych przypadków księgi rachunkowe otwiera się do 15 dni od dnia, w którym zaistniały te zdarzenia. Przed przejściem na pełną księgowość trzeba dokonać dwóch czynności:

• dokonać inwentaryzacji,
• ustalić dochód do opodatkowania i zamknąć KPiR.

Prowadzenie pełnej księgowości jest o wiele trudniejsze niż KPiR i najczęściej przedsiębiorcy muszą korzystać ze stałej obsługi księgowej, aby dopełniać związanych z nią obowiązków. Pełna księgowość wiąże się z koniecznością bardzo dokładnego opisywania wszystkich zdarzeń gospodarczych. W skład ksiąg rachunkowych wchodzą takie pozycje, jak: dziennik, konta księgi głównej, konta ksiąg pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej, zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, inwentarz. Ponadto, konieczne jest sporządzanie corocznego sprawozdania finansowego zawierającego bilans oraz rachunek zysków i strat.

Uwaga:

Limit przychodów, po przekroczeniu którego trzeba prowadzić księgi rachunkowe wynosi od 1 stycznia 2014 r. - 5 059 560 zł (równowartość 1,2 mln euro). Z tym limitem należy porównać przychody osiągnięte w 2013 r. Warto mieć świadomość, że przy obliczaniu limitu należy brać pod uwagę przychody z wszelkich źródeł (nie tylko to, co firma zarobiła w związku z prowadzoną działalnością), w tym także przychody z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, otrzymane kary umowne, odszkodowania, itp.