Krajowy System eFaktur

2023-04-26

Krajowy System eFaktur (KSeF) to nowość w polskiej księgowości. Platforma ma służyć do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (efaktur). Od 1 stycznia 2022 r. firmy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, ale już w 2024r. system będzie obowiązkowy. Kiedy dokładnie to nastąpi? Jak przygotować się do wdrożenia e-faktur?

Czym jest i jak działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to platforma do wystawiania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, inaczej e-faktur. System został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. KSeF to ogólnokrajowy program informatyczny, w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać faktury elektroniczne. Każdy przedsiębiorca w ramach KSeF będzie mógł wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Za pośrednictwem programu możliwe jest także nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, jak również analiza i kontrola informacji zawartych w e-fakturach. KSeF będzie swego rodzaju pośrednikiem pomiędzy kontrahentami, zapewniając organom podatkowym praktycznie natychmiastowy wgląd w krajowe transakcje dokumentowane fakturami.

Zachętą do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur mają być dodatkowe korzyści podatkowe.

Czym są faktury ustrukturyzowane?

Faktura ustrukturyzowana to inaczej faktura elektroniczna (e-faktura) wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur i według określonego wzoru i w określonym formacie - XML. Dzięki temu, że wszystkie faktury mają taką samą formę, programom księgowym znacznie łatwiej je odczytać. Format XML pozwala na szybki i jednoznaczny odczyt przez komputer. Zakres danych raportowanych w ramach nowej formy faktury obejmuje wiele dodatkowych elementów, innych niż w standardowej fakturze.

E-fakturę może wystawić tylko osoba uprawniona (podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub podmioty). Po utworzeniu faktury, wysyła się ją do KSeF. Faktura jest weryfikowana i dopiero po tym procesie zostaje przyjęta albo odrzucona, jeżeli jej struktura nie jest zgodna z obowiązującą formą. Dodatkowo platforma KSeF nadaje fakturom numery referencyjne w formie UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru. Dokument ten zawiera datę i godzinę przetworzenia faktury przez KSeF. Wówczas e-faktura uznana będzie za wystawioną i doręczoną. To właśnie korzystając z numeru KSeF podatnicy będą mogli odnaleźć daną fakturę w systemie lub sprawdzić status jej wysyłki. Numer ten będzie również konieczny do podania przy wystawianiu faktury korygującej.

Krajowy System e-Faktur KSeF od kiedy będzie obowiązkowy?

Od 1 stycznia 2022 r. stosowanie e-faktur jest w Polsce dobrowolne. Przedsiębiorcy mogą wystawiać swoje faktury elektronicznie w Krajowym Systemie e-Faktur z wykorzystaniem środowiska produkcyjnego Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z ustawą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów 1 grudnia 2022 roku, wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej miało obowiązywać od 1 stycznia 2024 r. Termin ten jednak uległ zmianie. Finalnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma być obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku, a dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) od 1 stycznia 2025 roku.

Okres od 1 stycznia 2022 do 30 czerwca 2024 r. traktowany będzie jako przejściowy. 

Warto wiedzieć, że Polska będzie czwartym (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii) krajem w UE, który wdroży to rozwiązanie.

Główne założenia KSeF:

• Opóźnienie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.

• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych z VAT – KSeF będzie ich obowiązywał od 1 stycznia 2025 r.

• Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w takiej formie jak dotychczas do 31 grudnia 2024 r.

• Paragony fiskalne z NIP będą uznawane jako faktury uproszczone do 31 grudnia 2024 r.

• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.

• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.

• Wyłączone z KSeF będą także faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.

• Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P-1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.

• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.

• Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.

• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.

• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.

• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur poprzez KSeF. Aktualnie e-faktura funkcjonuje jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Jakie zmiany dla przedsiębiorców wprowadza system KSeF?

Wprowadzenie systemu KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Obecnie przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne (do 30-go czerwca 2024r.), w związku z czym przedsiębiorcy mogą zdecydować, czy chcą korzystać z platformy. Dodatkowo rząd zaplanował liczne korzyści zachęcające do przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur, takie jak:

• Przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji, odpowiedzialność za to przejmie KSeF;

• Czas oczekiwania na zwrot podatku VAT będzie krótszy – z 60 do 40 dni;

• Uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa;

• Większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania dzięki czemu skróci się czas potrzebny na dokonanie formalności przy rozliczeniach, a także zmniejszy się ryzyko błędu przy wystawianiu faktur;

• Brak ryzyka zniszczenia lub zagubienia faktury;

• Po wprowadzeniu KSeF nie będzie wymagane wystawianie duplikatów faktur przez podatników, ponieważ faktury w KSeF są dostępne w dowolnym czasie dla wystawcy i odbiorcy;

• Nastąpi uproszczenie procesu rozliczania faktur korygujących poprzez brak konieczności uzyskiwania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty.

• Wystawiane faktury będą dostępne w czasie rzeczywistym;

• Możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.

Faktury w KSeF będą archiwizowane przez 10 lat.

Kto musi korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF będą mieli:

• czynni podatnicy VAT,

• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,

• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

Jak korzystać z systemu?

Krajowy System e-Faktur nie jest skomplikowany. Aby korzystać z platformy, należy założyć indywidualne konto w systemie. Można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. Podczas logowania trzeba na stronie aplikacji kliknąć pole: „Zaloguj się” i wprowadzić dane do logowania (numer NIP). Następnie, po wypełnieniu danych należy kliknąć „Uwierzytelnij”. Po wybraniu pola z certyfikatem kwalifikowanym i po kliknięciu „Tak” otworzy się nowe okno, w którym należy wybrać typ identyfikatora (ten sam numer NIP, którego użyto w pierwszym oknie logowania). Po uwierzytelnieniu użytkownik przechodzi do aplikacji, w której może: zadeklarować listę osób uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur, wystawić fakturę dla odbiorcy, wygenerować plik XML z tą fakturą, zgodny ze specyfikacją KSeF i wysłać ją na platformę KSeF za pośrednictwem systemu ERP, łączącego się z Web API KSeF. Aby skutecznie wprowadzić fakturę ustrukturyzowaną do systemu, wystarczy po prostu dodać nową fakturę. Wysłanie faktury wymaga autoryzacji procesu przez zarejestrowaną osobę fizyczną za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

System KSeF umożliwia wystawianie korekty lub anulowanie e-faktury, w zależności od konkretnej sytuacji. 

Uwierzytelnienie w KSeF

Krajowy System e-Faktur został udostępniony osobom fizycznym i innym podmiotom niż fizyczne. W tym drugim przypadku przy dostępie do systemu konieczne jest uwierzytelnienie poprzez kwalifikowaną pieczęć (odpowiednik pieczątki firmowej). System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego. Uwierzytelnianie w przypadku osoby fizycznej odbywa się poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub poprzez generowanie tokenu w aplikacji udostępnianej przez Ministerstwo Finansów. 

Poza danym przedsiębiorcą, z systemu może korzystać podmiot przez niego uprawniony, np. biuro rachunkowe.

Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?

Obowiązkowe wprowadzenie e-faktur nie doprowadzi do całkowitej likwidacji faktur papierowych. Będą one funkcjonowały w obrocie konsumenckim, równolegle do faktur elektronicznych, które podatnicy będą zobowiązani wystawić, gdy KSeF ulegnie awarii. Wobec tego faktury papierowe nie znikną z obrotu, chociaż z czasem będzie ich na pewno coraz mniej. Faktury papierowe (ale też część ich elektronicznych odpowiedników niespełniających wymogów MF) wygasłyby definitywnie, gdyby Krajowy System e-Faktur byłby w pełni obligatoryjny dla wszystkich.

Warto wiedzieć, że zgodnie z zapowiedziami zmian w projekcie, z KSeF zostaną wyłączone m.in.: faktury konsumenckie (tzw. B2C); bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych oraz faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.

Krajowy System e-Faktur – jaka ustawa?

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania faktur, umożliwia także udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Został wprowadzony Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Istotą ustawy o KSeF jest wystawianie przez przedsiębiorców faktur według jednego wzorca na podstawie struktury logicznej XSD, która została ustalona przez Ministerstwo Finansów. Dokumenty wystawione niezgodnie z tym obowiązkiem nie będą uznawane za faktury.

Ustawa reguluje przechowywanie i przetwarzanie wystawionych faktur w KSeF i zgodnie z nią, w początkowym okresie faktury funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. System KSeF sprawdza poprawność przesyłanych faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. Ustrukturyzowana faktura przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury, opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP.

Następca Platformy Elektronicznego Fakturowania

Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych przez przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, a także polskich podatników zidentyfikowanych do szczególnej procedury unijnej OSS. PEF został stworzony z myślą o instytucjach składających zamówienia publiczne oraz wykonawców zamówień publicznych. Natomiast są to dwa różne działające obok siebie rozwiązania.

Czy KSeF zastąpi OCR?

Obecnie wielu księgowych i przedsiębiorców korzysta z OCR, czyli narzędzia służącego do rozczytywania tekstu z zeskanowanych dokumentów i obrazów. Niestety nawet najlepsze OCR-y mogą zawierać błędy i pomimo iż, ułatwiają znacząco proces księgowania, wymagają przy rozliczaniu ich dokładnego sprawdzenia.

System KSeF nie będzie potrzebował technologii OCR do odszukiwania kluczowych danych. Faktury ustrukturyzowane będą miały jeden ustandaryzowany format faktury. Oznacza to, że każda faktura będzie miała ujęte w sobie takie same dane. Technicznie daje to możliwość odczytania danych z takiej faktury przez systemy informatyczne bez wystąpienia błędów. To jeszcze bardziej usprawni proces rozliczania, a księgowy czy przedsiębiorca będą mogli skupić się na merytorycznych aspektach, a nie na problemach z błędnym odczytaniem przez OCR numerów faktury.

Dlaczego już teraz warto rozpocząć przygotowania do wdrożenia obligatoryjnego systemu fakturowania?

Rząd wprowadził z rokiem 2022 okres przejściowy, w którym nie ma obowiązku rejestracji i przesyłania faktur tą drogą. Zapowiedziano jednocześnie, że po okresie przejściowym obowiązek przesyłania faktur elektronicznych zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku.

Zintegrowanie programu księgowego z KSeF

E-faktury można wystawiać za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez MF. Jeżeli firma posiada i korzysta z odpłatnego systemu finansowo-księgowego to musi go zintegrować z KSeF, aby dane z jej systemu mogły być eksportowane i importowane do platformy. Warto do tego procesu przygotować się stosunkowo wcześniej, jeszcze zanim w życie wejdzie obowiązek korzystania z KSeF.

Kary za niedopełnienie obowiązków

Podatnicy, którzy nie dostosują się do nowych regulacji, podlegać będą karze pieniężnej. Wysokość kary może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na błędnej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Każdorazowo kara będzie jednak nie mniejsza niż 1 000 zł w przypadku niewystawienia faktury lub 500 zł w przypadku nieprzesłania w terminie faktury wystawionej w okresie awarii KSeF do tego systemu.

Karze może podlegać nie tylko wystawienie faktury w niewłaściwej formie, ale też niewystawienie faktury w przepisowym terminie. Warto wiedzieć, że kary pieniężne będą nakładane przez naczelników urzędów skarbowych dopiero od 1 stycznia 2025 r., dając podatnikom 6-miesięczny okres przejściowy na wdrożenie się do korzystania z KSeF.