Otrzymałem fakturę, ale się z nią nie zgadzam. Co teraz?

2014-01-10

Jako że to sprzedawca wystawia fakturę, odpowiada za jej treść i jako jedyny może korygować na niej kwoty, nabywca znajduje się pod tym względem w mniej korzystnej sytuacji. Otrzymaną fakturę może zaakceptować lub nie.

Jeśli na otrzymanej fakturze znajduje się kwota, z którą się nie zgadza, musi możliwie szybko interweniować, ponieważ w przeciwnym razie sprzedawca założy, że ją akceptuje.

Poprawne wystawianie faktur ma podstawowe znaczenie dla przedsiębiorców obarczonych obowiązkiem rozliczania VAT-u. Chociaż faktura ma przede wszystkim charakter księgowy, to w praktyce często kształtuje treść umowy zawieranej przez przedsiębiorcę. Wpływa ona zatem na jego sytuację prawną na kilku płaszczyznach, a błędnie wystawiona może wywołać negatywne konsekwencje nie tylko z punktu widzenia prawa podatkowego.

Przejdź do następnych akapitów:

• Charakter faktury VAT i jej wpływ na treść umowy
• Błędy na fakturze, a forma zawartej umowy
• Jak zachować się w przypadku otrzymania faktury z błędami?
• Co zrobić, gdy sprzedawca nie chce wystawić faktury korygującej?
• Podpis odbiorcy pod fakturą

Charakter faktury VAT i jej wpływ na treść umowy

Faktura VAT jest dokumentem księgowym, który z reguły stanowi dowód dokonania danej operacji gospodarczej. Może ona jednak decydować o treści umowy, jeżeli strony, które ją zawierają zdecydują, że ich pewne prawa i obowiązki zostaną określone przez jedną z nich i zamanifestowane drugiej stronie właśnie przez treść faktury. Chodzi tutaj zwłaszcza o elementy na fakturze, które nie są obowiązkowe, ale zamieszczane często, zwłaszcza:

• termin i sposób zapłaty
• udzielenie gwarancji,
• zastrzeżenie własności sprzedanej rzeczy,
• sposób i warunki odbioru sprzedanej rzeczy.

Faktura może kształtować podstawowe cechy danej umowy (strony, rodzaj sprzedawanej rzeczy, cenę), w szczególności umowy sprzedaży zawieranej pomiędzy przedsiębiorcami pozostającymi w stałych stosunkach gospodarczych. W takiej sytuacji wystawienie faktury może stanowić ofertę zawarcia umowy na warunkach określonych w jej treści nie tylko przez sam fakt jej przyjęcia, ale nawet przez sam fakt braku niezwłocznej reakcji nabywcy na jej otrzymanie.

Warto przy tym pamiętać, że składanie ofert pomiędzy przedsiębiorcami, z uwagi na dynamikę procesów biznesowych często jest dokonywane w sposób odformalizowany, np. za pośrednictwem e-maila. Tymczasem w przypadku, gdy treść faktury zawiera zmiany lub uzupełnienia niezmieniające istotnie treści wcześniej złożonej oferty, obowiązują one drugą stronę, jeśli niezwłocznie się takim postanowieniom nie sprzeciwi.

Np. problematyczną może być sytuacja, w której nabywca oferuje kupno danego towaru za pewną cenę. Na fakturze pojawia się nieco inny towar (np. innego producenta), w tej samej ilości i w podobnej (lub tej samej) cenie. Co wtedy? Jeśli nabywca nie sprzeciwi się, sprzedawca będzie miał podstawy uznać, że nabywca fakturę akceptuje.

Faktura ma przede wszystkim charakter dowodu zawarcia określonej umowy oraz jej cech. Nie zmienia to jednak faktu, że faktura nie może mieć pierwszeństwa przed treścią ustaleń poczynionych przez strony w procesie zawierania umowy. W takiej sytuacji pełni ona jedynie funkcję dowodu określającego warunki, na jakich umowa ta została zawarta. Inna sprawa, że częstokroć jest to dowód jedyny.

Błędy na fakturze, a forma zawartej umowy

Przedsiębiorcy często spotykają się z nieprawidłowościami faktury wystawionej przez kontrahenta. Mogą być one źródłem poważnych nieporozumień. Dzieje się tak w szczególności jeżeli kwota do zapłaty wskazana na fakturze jest błędna (np. w wyniku nieprawidłowo obliczonej kary umownej za opóźnienie w wykonaniu zlecenia), nie zgadza się rodzaj lub ilość dostarczonego towaru, usługa została wykonana zbyt późno, w sposób niezgodny z umową, itp.

Taka sytuacja jest problematyczna przede wszystkim dla nabywcy. Sytuacja przedsiębiorcy chcącego podjąć obronę przed kontrahentem, który dopuścił się błędów w wystawionej fakturze uzależniona jest przede wszystkim od tego, w jakiej formie i w jaki sposób zawarł umowę będącą podstawą jej wystawienia. Najczęściej występują tu trzy sytuacje:

1. umowa została zawarta na piśmie,
2. umowa nie została zawarta w formie pisemnej, lecz ustalenia stron były dokonywane drogą elektroniczną (np. e-mailami),
3. umowa zawarta została jedynie w formie ustnej lub w sposób dorozumiany.

W pierwszym z wymienionych przypadków sytuacja przedsiębiorcy niezgadzającego się z treścią wystawionej faktury jest relatywnie prosta. Skoro bowiem umowa ma pierwszeństwo przed fakturą, to może się on powoływać na dowód z jej treści dla negowania danych zawartych w fakturze.

Sytuacja komplikuje się, kiedy umowa nie została zawarta w formie pisemnej, a jedynie utrwalono jej postanowienia na innych nośnikach, np. treścią e-maili, czy wiadomości przekazywanych za pośrednictwem portali społecznościowych. Wówczas tak utrwalone treści stanowią, podobnie jak faktura, dowód na warunki umowy i można się na nie powoływać. Dowody te podlegają jednak swobodnej (co nie oznacza, ze dowolnej) ocenie sądu, z uwzględnieniem zasad doświadczenia życiowego i zgodnie z regułami logicznego myślenia.

Najtrudniejsza dla przedsiębiorcy jest jednak sytuacja, w której zawarł on umowę jedynie ustnie lub w sposób dorozumiany. Wówczas bowiem brak jakiegokolwiek dowodu na inną treść zawartej umowy wobec nieprawidłowo wystawionej faktury stawia go w znacznie trudniejszej pozycji zwłaszcza, gdy faktura została ujęta w kosztach nabywcy lub np. gdy złożył na niej podpis. W takiej sytuacji może się on jednak ratować zeznaniami świadków, jeżeli byli obecni przy ustalaniu warunków umowy.

Jak zachować się w przypadku otrzymania faktury z błędami?

Przedsiębiorca, który nie zgadza się z treścią otrzymanej faktury ma dwie możliwości działania:

• może wystawić notę korygującą,
• może zażądać faktury korygującej.

W żadnym wypadku nie powinno się manifestować swojego przekonania o błędach w wystawionej fakturze w drodze odesłania jej wystawcy. Taki zabieg nie wywołuje bowiem żadnych skutków prawnych, a obie strony transakcji i tak są zobligowane do dokonania rozliczeń zgodnych z fakturą, ponieważ została wprowadzona do obiegu prawnego. Przedsiębiorca nie zgadzający się z treścią faktury powinien jednak podjąć stosowne działania, ponieważ w przeciwnym wypadku będzie on zobowiązany do dokonania rozliczeń zgodnie z błędną fakturą.

Niestety, błędnej kwoty nabywca nie może skorygować własnoręcznie. Jedyny dokument, który może wystawić to nota korygująca, która służy korygowaniu jedynie mniej istotnych pomyłek na fakturze. Przy jej pomocy nie można bowiem poprawiać błędów o charakterze liczbowym, np. nr faktury, ilości zakupionego towaru, a przede wszystkim jego ceny, stawki i kwoty VAT. Przy pomocy tego dokumentu można zaś poprawić takie dane, jak np. określenie wystawcy i odbiorcy faktury, czy nazwę towaru lub usługi. Przepisy wymagają, aby nota korygująca została potwierdzona przez wystawcę faktury, jednak jednocześnie nie określają, jakie skutki wiążą się z niedopełnieniem tego obowiązku.

Faktura korygująca wystawiana jest przez wystawcę faktury albo z własnej inicjatywy, albo na życzenie nabywcy. Za jej pomocą można poprawiać dowolne błędy, w tym liczbowe. Wszystkie elementy, które nie mogą być poprawione notą korygującą wymagają dla ich skorygowania wystawienia faktury korygującej. Jak widać jednak, pod względem korygowania błędnych faktur nabywca jest położony w trudniejszej sytuacji, niż sprzedawca.

Co zrobić, gdy sprzedawca nie chce wystawić faktury korygującej?

Problem pojawia się w sytuacji, w której wystawca faktury nie chce wystawić faktury korygującej na żądanie jej odbiorcy twierdząc, że pierwotnie wystawiona faktura jest wystawiona zgodnie z umową. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie zgadzający się z jej treścią powinien spróbować w pierwszej kolejności załatwić sprawę polubownie, przekonując kontrahenta do swoich racji.

W sytuacji, w której dysponuje on dowodami zaprzeczającymi treści faktury (np. umową na piśmie lub ustaleniami utrwalonymi w inny sposób) powinien się na nie powołać w rozmowie z kontrahentem. Ponadto może on także powołać się na przepisy kodeksu karnego skarbowego, zgodnie z którym wystawienie nierzetelnej faktury lub odmowa wystawienia faktury (także korygującej) stanowi przestępstwo.

W przypadku wystawienia faktury zawierającej zawyżoną cenę może on również argumentować koniecznością zapłaty wyższego podatku VAT przez kontrahenta. Jeżeli polubowne załatwienie sprawy zawiedzie, wówczas pozostaje jedynie skierowanie sprawy do sądu.

Tutaj argumentacja może być różna i uzależniona od okoliczności konkretnej sprawy. Można bowiem wyobrazić sobie wniesienie do sądu o ustalenie nieistnienia zobowiązania o treści wynikającej z faktury lub istnienia zobowiązania o innym charakterze niż wskazane w treści faktury. Skutkiem wyroku powinno być wystawienie przez drugą stronę faktury korygującej. Inna sytuacja mogłaby polegać na domaganiu się naprawienia szkody, jaką poniósł odbiorca nieprawidłowo wystawionej faktury w związku z niemożnością odliczenia VAT-u, czy też obniżenia podstawy opodatkowania w prawidłowej wysokości.

Podpis odbiorcy pod fakturą

Warto również wspomnieć, jakie konsekwencje niesie za sobą podpisanie faktury przez odbiorcę. Otóż faktura taka staje się potwierdzonym przez jej odbiorcę rachunkiem stanowiącym dowód, na podstawie którego znacznie łatwiej i taniej wystawca faktury może dochodzić zapłaty z niej wynikającej przed sądem. Może to bowiem wówczas umożliwić mu (po spełnieniu dodatkowych przesłanek) złożenie pozwu w tzw. postępowaniu nakazowym, które znacznie ogranicza formalności przewidziane dla postępowania sądowego i jest tańsze. Dlatego mimo braku konieczności składania podpisów na fakturach, niektóre firmy nadal stosują tę formę, zwłaszcza gdy chodzi o transakcje o dużej wartości.