PIT-11 - Wszystko, co musisz o nim wiedzieć

2022-01-24

PIT-11 to dokument, który zawiera ważne informacje podatkowe dotyczące podatku od osób fizycznych. Najważniejsze z nich to wysokość przychodów zatrudnionej osoby i koszty ich uzyskania, wysokość dochodów zatrudnionej osoby oraz wysokość pobranych zaliczek podatkowych i składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne.

PIT-11 może zawierać dane oparte o kilka różnych źródeł przychodów. Zaliczają się do nich umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło, należności wynikające z umów aktywizacyjnych, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, prawa autorskie, świadczenia wypłacone z Funduszu Pracy, świadczenia wypłacone z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, działalność wykonywana społecznie, działalność wykonywana osobiście i należności za pracę przypadającą podczas aresztowania tymczasowego.

Kto składa PIT-11?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, pracodawcy, zleceniodawcy i każdy inny płatnik podatku dochodowego mają obowiązek wyliczyć i odprowadzić zaliczki z tytułu podatku dochodowego za każdego pracownika i zleceniobiorcę. Pracownicy i zleceniobiorcy, innymi słowy podatnicy, są zwolnieni z obowiązku samodzielnego sporządzania deklaracji PIT-11 zwi.

Zatrudniający sporządzają deklarację PIT-11 w trzech egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz trafia do właściwego zatrudniającemu Urzędu Skarbowego, drugi do podatnika, a trzeci do dokumentacji kadrowo-księgowej zatrudniającego.

Wypełniony formularz PIT-11 może zostać dostarczony Urzędowi Skarbowemu w dwóch formach - pisemnej i elektronicznej. Jeśli formularz PIT-11, jest dostarczany w formie pisemnej, ostateczny termin jego dostarczenia upływa w ostatni dzień stycznia. Jeśli formularz PIT-11 jest dostarczany w formie elektronicznej, ostateczny termin jego dostarczenia upływa w ostatni dzień lutego.

PIT-11 może zostać przekazany podatnikowi na wiele sposobów. Zatrudniający może przekazać PIT-11 osobiście i listownie, jak również w formie elektronicznej, ale tylko pod warunkiem, że zachowany został urzędowy wzór dokumentu i wszystkie jego elementy, w tym podpis zatrudniającego. Ostateczny termin dostarczenia PIT-11 podatnikowi upływa w ostatni dzień lutego.

Kto nie składa PIT-11?

Istnieją wyjątki, w których zatrudniający nie jest zobowiązany do sporządzenia deklaracji PIT-11. Do takich wyjątków zalicza się zatrudnianie osób, które nie są pracownikami etatowymi, na umowę o dzieło lub umowę zlecenie, dla których określona w umowie kwota wynagrodzenia nie jest wyższa niż 200 złotych. Jeśli chodzi o takie osoby zatrudnione na umowy zlecenie i umowy o dzieło, zatrudniający wylicza zryczałtowany podatek dochodowy, odprowadza go i sporządza deklarację PIT-8A.

Co należy zrobić z PIT-11?

Nie musimy wysyłać PIT-11 do Urzędu Skarbowego. Zamiast tego, opieramy się o informacje w nim zawarte przy wypełnianiu rocznego zeznania podatkowego PIT-37 lub PIT-36. PIT-11 powinno się przechowywać przez pięć lat po jego otrzymaniu.

Co należy zrobić, jeśli nie otrzymaliśmy PIT-11 od płatnika?

Może się zdarzyć, że płatnik nie przekazał nam PIT-11. Może też się zdarzyć, że płatnik nie dostarczył PIT-11 do Urzędu Skarbowego. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w przypadku likwidacji lub upadłości płatnika. Co należy zrobić, jeśli znaleźliśmy się w takim położeniu? Na początek należy skontaktować się z płatnikiem. Jeśli to się nie uda, należy powiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy.

Niestety, brak PIT-11 nie zwalnia nas z obowiązku złożenia rocznego zeznania podatkowego. Aby wypełnić deklaracje roczne PIT bez PIT-11, należy postępować zgodnie z następującymi krokami.

1. Określamy wysokość swoich wynagrodzeń. Robimy to na podstawie np. wyciągów bankowych. Sumujemy wynagrodzenia, które otrzymaliśmy od płatnika w roku, za który rozliczamy PIT.
2. Wyliczamy koszty uzyskania przychodu i zaliczki na podatek dochodowy. Wyliczamy też składki na ubezpieczenie społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne, które płatnik powinien był odprowadzić od naszego wynagrodzenia odpowiednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Narodowego Funduszu Zdrowia. Możemy do tego użyć np. kalkulatora wynagrodzeń. Wpisujemy wyliczone kwoty do deklaracji rocznej.
3. Przekazujemy deklarację roczną do Urzędu Skarbowego. Do deklaracji załączamy pismo wyjaśniające, w którym wskazujemy, że nie otrzymaliśmy PIT-11 od płatnika, a deklarację roczną wypełniliśmy na podstawie informacji, które ustaliliśmy na własną rękę.

Co należy zrobić, jeśli otrzymaliśmy PIT-11 po przekazaniu deklaracji rocznej do Urzędu Skarbowego?

Jeśli otrzymamy spóźniony PIT-11, już po przekazaniu deklaracji rocznej do Urzędu Skarbowego, i PIT-11 jest zgodny z informacjami, które podaliśmy w deklaracji rocznej, nie musimy nic robić. Gdy spóźniony PIT-11, który otrzymaliśmy, nie jest zgodny z informacjami, które podaliśmy w deklaracji rocznej, musimy złożyć korektę deklaracji PIT.

PIT-11A

Jest kilka formularzy, na podstawie których można wypełnić roczne druki PIT. Jednym z tych formularzy jest formularz PIT-11A. Czym różnią się PIT-11 i PIT-11A?

• PIT-11 otrzymujemy od płatnika. Zawiera informacje o kosztach uzyskania przychodu, zaliczkach na podatek dochodowy, a także o składkach na ubezpieczenie społeczne i składkach na ubezpieczenie zdrowotne, które płatnik ma za zadanie odprowadzić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Narodowego Funduszu Zdrowia.
• PIT-11A otrzymujemy od organu rentowego. Tym organem jest albo Zakład Ubezpieczeń Społecznych, albo Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Zawiera informacje o emeryturach, rentach, zaliczkach na podatek dochodowy i składkach na ubezpieczenie zdrowotne, które są odprowadzane przez organ rentowy do Narodowego Funduszu Zdrowia.

Co jest potrzebne, żeby prawidłowo wypełnić formularz PIT-11?

• Dane pracownika/zleceniobiorcy. (PESEL, NIP, adres zamieszkania, dane dotyczące Urzędu Skarbowego właściwego dla zatrudnionego)
• Kwota brutto wynagrodzenia pracownika/zleceniobiorcy zatrudnionego w poprzednim roku podatkowym.
• Wysokość kosztów uzyskania przychodu przez pracownika/zleceniobiorcę i pobranych zaliczek podatkowych.
• Wysokość składek na ubezpieczenie społeczne i składek na ubezpieczenie zdrowotne.
• Sposób przekazania PIT-11 pracownikowi/zleceniobiorcy. (forma papierowa, forma elektroniczna)

Jak wypełnić PIT-11?

Formularz PIT-11 składa się z dziewięciu głównych działów oznaczonych literami od A do I. Jest dostępny zarówno na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, jak i w każdym Urzędzie Skarbowym.

CZĘŚĆ A - MIEJSCE I CEL SKŁADANIA INFORMACJI

W tej części płatnik określa Urząd Skarbowy właściwy dla swojego pracownika/zleceniobiorcy. W większości przypadków jest to Urząd Skarbowy odpowiadający miejscu zamieszkania pracownika/zleceniobiorcy.

Płatnik musi też zaznaczyć cel złożenia formularza. Jeśli płatnik wcześniej nie składał formularza PIT-11 za ubiegły rok podatkowy, musi zaznaczyć opcję pierwszą, czyli złożenie informacji. Jeśli formularz PIT-11 za ubiegły rok podatkowy był już składany i płatnik chce poprawić zawarte w nim informacje, musi zaznaczyć opcję drugą, czyli korekta informacji.

CZĘŚĆ B - DANE IDENTYFIKACYJNE SKŁADAJĄCEGO

W tej części płatnik wpisuje dane pracownika/zleceniobiorcy. Jeśli płatnik ma zdolność do czynności prawnej i np. prowadzi własną działalność gospodarczą, w polu ósmym zaznacza opcję drugą, czyli osoba fizyczna. W takiej sytuacji płatnik nie musi wypełniać pola numer dziewięć, ale musi wypełnić pole numer dziesięć.

Jeśli płatnik jest osobą prawną np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zatrudniającą pracowników, konieczne jest zaznaczenie opcji pierwszej, czyli składający niebędący osobą fizyczną. W takiej sytuacji płatnik musi wypełnić pole numer dziewięć, ale nie musi wypełniać pola numer dziesięć.

CZĘŚĆ C - DANE IDENTYFIKACYJNE I ADRES ZAMIESZKANIA PODATNIKA

Ta część służy określeniu danych identyfikacyjnych pracownika/zleceniobiorcy. Jeśli pracownik/zleceniobiorca mieszka na terenie Polski, w polu numer jedenaście należy zaznaczyć opcję pierwszą, czyli nieograniczony obowiązek podatkowy.

Jeśli pracownik/zleceniobiorca mieszka poza granicami Polski, należy zaznaczyć opcję drugą, czyli ograniczony obowiązek podatkowy, w polu numer piętnaście wpisać kraj inny niż Rzeczpospolita Polska, a w pozostałych polach wpisać adres zamieszkania pracownika/zleceniobiorcy za granicą.

CZĘŚĆ D - INFORMACJA O KOSZTACH UZYSKANIA PRZYCHODU Z TYTUŁU STOSUNKU SŁUŻBOWEGO, STOSUNKU PRACY, SPÓŁDZIELCZEGO STOSUNKU PRACY ORAZ PRACY NAKŁADCZEJ

W polu numer dwadzieścia osiem należy zaznaczyć jedną z czterech opcji. To, którą opcję zaznaczy płatnik, zależy od tego, na podstawie ilu umów pracownik/zleceniobiorca uzyskał przychody w ubiegłym roku.

• Jeśli pracownik/zleceniobiorca uzyskał przychód z jednej umowy u jednego zatrudniającego, należy zaznaczyć opcję pierwszą, czyli z jednego stosunku pracy.

• Jeśli pracownik/zleceniobiorca uzyskał przychód z co najmniej dwóch umów u jednego zatrudniającego, należy zaznaczyć opcję drugą, czyli z więcej niż jednego stosunku pracy.

• Jeśli pracownik/zleceniobiorca uzyskał przychód z jednej umowy u jednego zatrudniającego, ale jego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, nie otrzymuje dodatku za rozłąkę i złożył oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, należy zaznaczyć opcję trzecią, czyli z jednego stosunku pracy, podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

• Jeśli pracownik/zleceniobiorca uzyskał przychód z co najmniej dwóch umów u jednego zatrudniającego, ale jego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, nie otrzymuje dodatku za rozłąkę i złożył oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, należy zaznaczyć opcję czwartą, czyli z więcej niż jednego stosunku pracy, podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

CZĘŚĆ E - DOCHODY PODATNIKA, POBRANE ZALICZKI ORAZ POBRANE SKŁADKI

W tej części płatnik musi wpisać wartości kwotowe związane z wynagrodzeniem pracownika/zleceniobiorcy. Do tych wartości kwotowych należą kwoty przychodu, koszty uzyskania przychodów, kwoty dochodu, kwoty dochodu zwolnionego od podatku i zaliczki pobrane przez płatnika.

W polach numer siedemdziesiąt pięć, siedemdziesiąt sześć i siedemdziesiąt siedem należy wpisać wysokość składek na ubezpieczenie społeczne. W polach numer siedemdziesiąt osiem, siedemdziesiąt dziewięć i osiemdziesiąt należy wpisać wysokość składek na ubezpieczenie zdrowotne.

CZĘŚĆ F - INFORMACJA O WYSOKOŚCI PRZYCHODÓW, O KTÓRYCH MOWA W ART. 20 UST. 1 USTAWY i CZĘŚĆ G - INFORMACJA O PRZYCHODACH ZWOLNIONYCH OD PODATKU ORAZ O ZAŁĄCZNIKU

Te dwie części wypełniają rolnicy, jednostki organizacyjne, które nie mają osobowości prawnej, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i podmioty obowiązane do wypłaty świadczeń bez obowiązku obliczenia, pobrania i wpłaty zaliczek na podatek za osoby zatrudnione.

W części F należy wpisać świadczenia i wynagrodzenia, od których płatnik nie jest obowiązany pobierać zaliczek na podatek.

W części G należy wskazać przychody zwolnione od podatku. W pole numer osiemdziesiąt dziewięć należy wpisać przychody z tytułu stypendium, które podlegają zwolnieniu przedmiotowemu lub ich kwota nie przewyższa rocznego limitu zwolnienia. W pole numer dziewięćdziesiąt należy wpisać przychody otrzymywane z zagranicy, w tym renty inwalidzkie z tytułu inwalidztwa wojennego. W pole numer dziewięćdziesiąt jeden należy wpisać przychody pochodzące ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej.

Pole numer dziewięćdziesiąt dwa to suma pól numer dziewięćdziesiąt trzy, dziewięćdziesiąt cztery i dziewięćdziesiąt pięć. Pole dziewięćdziesiąt trzy dotyczy przychodów ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych. Pole dziewięćdziesiąt cztery dotyczy przychodów z umów zlecenia. Pole dziewięćdziesiąt pięć dotyczy przychodów z tytułu odbywania praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich.

W polu numer dziewięćdziesiąt sześć należy zaznaczyć jedną z dwóch opcji. Jeśli płatnik dołączy do formularza PIT-11 informację PIT-R, czyli informację o kwotach wypłaconych pracownikowi/zleceniobiorcy z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich, należy zaznaczyć opcję pierwszą, czyli tak.

CZĘŚĆ H - PODPIS PŁATNIKA LUB OSOBY WYZNACZONEJ DO OBLICZENIA I POBRANIA PODATKU / PEŁNOMOCNIKA PŁATNIKA

Część H wypełnia płatnik, pełnomocnik płatnika lub osoba wyznaczona do obliczenia i pobrania podatku. W polu numer dziewięćdziesiąt siedem należy umieścić imię, nazwisko i podpis lub nadruk z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem służbowym.

CZĘŚĆ I - PODPIS OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO SPORZĄDZENIA INFORMACJI

Część I wypełnia osoba składająca formularz PIT-11, która wypełniła część F, ale nie jest płatnikiem. W polu numer dziewięćdziesiąt osiem należy umieścić imię, nazwisko i podpis lub nadruk z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem służbowym.

Jakie są najczęściej popełniane błędy przy wypełnianiu deklaracji PIT-11?

BRAK PODPISU

Jednym z elementów deklaracji PIT-11 jest podpis osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku, czyli płatnika lub wskazanej przez niego księgowej-kadrowej. Brak podpisu sprawia, że Urząd Skarbowy uznaje deklarację PIT-11 za nieprawidłową i niezłożoną.

PODWYŻSZONE KOSZTY

Jeśli płatnik zatrudnia pracownika/zleceniobiorcę, którego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, nie otrzymuje dodatku za rozłąkę i złożył oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, w części D należy zaznaczyć opcję trzecią, czyli z jednego stosunku pracy, podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Duża liczba płatników zaznacza opcję pierwszą, czyli z jednego stosunku pracy, mimo tego, że to opcja trzecia pokrywa się z rzeczywistością.

DANE IDENTYFIKACYJNE PODATNIKA

Błędy często wkradają się w określony w deklaracji identyfikator podatkowy. W celu uniknięcia pomyłki, należy skontrolować określony w deklaracji identyfikator podatkowy z imieniem i nazwiskiem pracownika/zleceniobiorcy.

WYNAGRODZENIE WYPŁACONE NA PRZEŁOMIE ROKU

Należy pamiętać, że przychody pracownika/zleceniobiorcy uwzględnione w PIT-11 to środki postawione do dyspozycji pracownika/zleceniobiorcy w roku, za który rozliczany jest PIT-11. Jeśli pracownik/zleceniobiorca otrzymał wypłatę wynagrodzenia za grudzień w styczniu, to ta wypłata powinna być wykazana w PIT-11 za kolejny rok. Oznacza to, że jeśli pracownik/zleceniobiorca otrzyma wypłatę wynagrodzenia za grudzień bieżącego roku w styczniu następnego roku, to ta wypłata powinna być wykazana w PIT-11 za następny rok.

PIT-11 A ZMARŁY PODATNIK

W przypadku, gdy podatnik zmarł, płatnik może mieć obowiązek wystawić więcej niż jeden formularz PIT-11. Jeden formularz musi wystawić na podatnika. Ponadto, płatnik będzie musiał wystawić PIT-11 na każdą osobę, na którą przejdą prawa majątkowe ze stosunku pracy po śmierci podatnika.

PIT-11 A ZALEGŁE WYNAGRODZENIA

Jeśli ma miejsce wypłata zaległego wynagrodzenia, to ta wypłata powinna być wykazana w PIT-11 za rok, w którym została otrzymana lub postawiona do dyspozycji pracownika/zleceniobiorcy.