Praca zdalna w domu – rozporządzenie, koszty, godziny pracy

2021-07-08

Praca zdalna w domu to duże udogodnienie dla pracowników, którzy nie chcą lub nie mogą dojeżdżać na co dzień do biura. Sytuacja pandemiczna w Polsce wymusiła na rządzie wprowadzenie przepisów regulujących taki tryb wykonywania obowiązków zawodowych. Co zmienia rozporządzenie? Praca zdalna – sprawdź, co musisz wiedzieć!

Spis treści:

• Praca zdalna w domu – co musisz o nim wiedzieć?
• Praca zdalna – rozporządzenie
• Koszty pracy zdalnej
• Podsumowanie: Rozporządzenie – praca zdalna i obowiązki

Praca zdalna w domu – co musisz o nim wiedzieć?

Pracę zdalną do tej pory szczególnie chętnie praktykowały głównie firmy z branży IT czy marketingu. Z tego udogodnienia korzystały również osoby prowadzące własną działalność w charakterze freelancerów. Sytuacja zmieniła się jednak w czasie pandemii, kiedy praca w domu pozwoliła na zredukowanie liczby osób przebywających w biurze. Pojawiły się jednak wątpliwości, kto powinien zapewnić odpowiedni sprzęt i warunki do pracy w zaciszu domowym? Czy koszty pracy zdalnej powinien pokrywać pracodawca?

Odpowiedź na te pytania wprowadziło rozporządzenie w sprawie pracy zdalnej. Praca zdalna mimo to jest tematem gorących dyskusji. Z danych zgromadzonych przez Eurostat, wynika, że w 2020 roku aż 8,9% Polaków pracowało z domu. Jest to aż ponad dwa razy więcej niż w dwóch latach poprzedzających pandemię. Eksperci przewidują, że praca zdalna stanie się dla wielu osób naszą codziennością. Dotychczasowy stan prawny wskazywał na pracę zdalną w formie telepracy. Wymagała ona jednak ustalenia zasad i wprowadzenia ich do regulaminu wewnątrzzakładowego dotyczącego zakresu pracy zdalnej pracowników.

Wielu specjalistów wskazywało również, że praca w domu nie przyjmuje charakteru telepracy. Nie można więc stosować w tym przypadku przepisów regulujących telepracę. W efekcie pracodawca nie miał obowiązku wypłacania ekwiwalentu za korzystanie ze sprzętu prywatnego i narzędzi. Nie istniały również żadne regulacje dotyczące odpowiedzialności w zakresie BHP.

Dopiero w czasie pandemii pojawiło się rozporządzenie w sprawie pracy zdalnej. Pojawiły się nowe pojęcia, zasady, obowiązki. Jak powinna wyglądać praca zdalna? Rozporządzenie wprowadzone w związku z COVID-19 wprowadza kilka przepisów, o których musi pamiętać pracodawca i pracownik. Jakie? Wyjaśniamy.

Praca zdalna – rozporządzenie w sprawie pracy zdalnej

Bez wątpienia COVID-19 wpłynął na życie każdego Polaka. Jednym z problemów, przed którym stanęli zarówno pracodawcy, jak i pracownicy, było ograniczenie liczby osób przebywających w przestrzeni biurowej, zachowanie dystansu społecznego. Pojawiały się najczęściej trzy rozwiązania: praca hybrydowa, ograniczenie liczby osób na zmianie oraz praca zdalna. Rozporządzenie wydane przez rząd pozwoliło na uporządkowanie zasad stosowania tego rozwiązania.

Mowa tu o ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

W art. 3 pojawia się pierwsze nowe pojęcie, czyli polecenie pracy zdalnej. Znajdziemy w nim wyjaśnienie, kogo i kiedy może dotyczyć praca w domu. Pracodawca ma prawo polecić swoim pracownikom pracę poza stałym miejscem wykonywania obowiązków. Dotyczy to osób zatrudnionych na umowę o pracę. Zwróć uwagę, że polecenie pracy zdalnej może być wprowadzone jedynie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz 3 miesiące po jego odwołaniu.

Nie zawsze jednak praca w domu będzie możliwa. Należy zaznaczyć, że dotyczy to wyłącznie sytuacji, kiedy pracownik ma umiejętności, możliwości techniczne, lokalowe do wykonywania takiej pracy oraz jego obowiązki na to pozwalają. Pracodawca może zlecić pracę zdalną szczególnie w trzech przypadkach:

• Kiedy przy wykonywaniu obowiązków stosuje się środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
• Gdy pracownik wykonuje w ramach swoich obowiązków części wytwórcze.
• Kiedy pracownik świadczy usługi materialne.

Praca zdalna będzie więc możliwa między innymi w przypadku: pracowników biura obsługi klienta, doradców, grafików, księgowych.

Rozporządzenie w sprawie pracy zdalnej wskazuje jasno, że pracodawca ma obowiązek zapewnić środki i materiały do pracy oraz obsługę logistyczną. Jeżeli pracownik korzysta na co dzień z komputera, internetu, pracodawca powinien zadbać o ten sprzęt.

To ważne! Może pojawić się pytanie, czy pracownik może korzystać z własnego sprzętu w ramach pracy zdalnej? Informacje na ten temat uwzględnia również rozporządzenie. Praca zdalna przewiduje możliwość używania własnego sprzętu pod warunkiem zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa oraz ochrony danych osobowych.

Pamiętaj, praca w domu wiąże się z obowiązkiem prowadzenia ewidencji wykonywanych zadań. Należy przy tym opisać szczegółowo czynności, datę i czas wykonywania obowiązków. Mówi o tym jasno rozporządzenie. Praca zdalna wymaga odpowiedniej weryfikacji przez pracodawcę, który ma określić formę i częstotliwość ewidencji.

Koszty pracy zdalnej

Wielu pracodawców zastanawia się, jaki jest koszt pracownika w przypadku pracy zdalnej? Bez wątpienia z perspektywy osoby zatrudniającej zmniejszają się wydatki. Wiele firm mogło zrezygnować z wynajmu biura, zdecydować się na mniejszą przestrzeń biurową. Jeżeli pracodawca nie zdecyduje się na wypowiedzenie umowy najmu, może płacić niższe rachunki za media. Dzięki temu obniża się koszt pracownika.

To ważne! Koszty pracy zdalnej spadają w dużej mierze na pracowników. W takim przypadku pojawia się pytanie, w jaki sposób rozliczyć takie wydatki? Koszt pracownika i ich zwrot powinny być regulowane na mocy porozumienia. Zaleca się, aby w takim dokumencie pojawiły się informacje o: rodzaju wydatków i części zwracanej przez pracodawcę.

Istnieje obowiązek wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnego sprzętu oraz narzędzi. Należy jednak podkreślić, że obejmuje on koszt pracownika wykonującego obowiązki w formie telepracy. Podstawą wyliczeń będzie w tym przypadku: norma zużycia, ceny rynkowe, ilość wykorzystanego materiału. Pamiętaj, by ustalić z pracodawcą zasady zwrotu kosztów!

Podsumowanie: Rozporządzenie – praca zdalna i obowiązki

Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje dotyczące rozporządzenia w sprawie pracy zdalnej:

• Praca zdalna nie podlega przepisom obowiązującym w przypadku telepracy.
• Tę formę pracy reguluje ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
• Pracodawca ma prawo wydać polecenie pracy zdalnej w okresie epidemii, zagrożenia epidemiologicznego oraz 3 miesiące po jego odwołaniu.
• Osoba zatrudniająca musi zapewnić pracownikowi niezbędny sprzęt, narzędzia oraz obsługę logistyczną.
• Koszty pracy zdalnej podlegają zwrotowi na mocy porozumienia. W przypadku tej formy wykonywania obowiązków nie obowiązuje ekwiwalent.
• Praca w domu wymaga prowadzenia odpowiedniej ewidencji, w której pojawiają się: opis czynności, data wykonania oraz czas trwania.