Praca zdalna za granicą – co warto wiedzieć o ZUS i składkach?

2024-09-17

Świadczenie w pracy w trybie zdalnym staje się coraz popularniejsze zarówno w Polsce, jak i za granicą. Dla wielu branże to niemal standard, dzięki któremu pracownicy zyskują elastyczność. W efekcie polscy specjaliści zatrudniają się w firmach z całego świata.

Warto jednak wziąć pod uwagę w tym przypadku aspekty prawne. Jak wygląda zależność praca zdalna za granicą a ZUS i podatki? O jakich obowiązkach należy pamiętać? Odpowiadają eksperci Podatnik.info!

Spis treści:

• Praca zdalna za granicą – co z rozliczeniem?
• Praca zdalna za granicą dla polskiej firmy
• Praca zdalna w Polsce dla firmy zagranicznej
• Podsumowanie: Praca zdalna za granicą – najważniejsze informacje

Praca zdalna za granicą – co z rozliczeniem?

Praca zdalna za granicą przestaje dziwić. Coraz więcej Polaków zatrudnia się w międzynarodowych firmach, które umożliwiają wykonywanie obowiązków online. Wśród branż, które najczęściej dopuszczają taką możliwość, pojawia się już nie tylko IT, ale również marketing, finanse, administracja czy też HR. 

Wraz z popularnością pracy zdalnej rosną również zatrudnienie Polaków za granicą oraz wątpliwości dotyczące rozliczania podatku czy też składek ZUS. Zasady mówią jasno, że regulacje obowiązujące w tym obszarze zależą od miejsca świadczenia pracy przez podatnika. Ustalenie miejsca wykonywania pracy zdalnej jako zagraniczne, czasowe delegowanie pracownika za granicę może powodować zmiany obowiązków podatkowych.

Jeżeli podatnik wykonuje swoją pracę zdalnie dla zagranicznej firmy, musi wziąć pod uwagę przepisy obowiązujące w kraju, w którym przebywa. Podatnicy mieszkający w Polsce, ale wykonujący pracę dla firmy zarejestrowanej poza granicami podlega polskiemu systemowi podatkowemu i ubezpieczeniom społecznym.

Najwięcej wątpliwości pojawia się, jednak gdy podatnik pracuje zdalnie z innego kraju. W tym przypadku należy zwrócić uwagę szczególnie na umowy międzynarodowe o unikaniu podwójnego opodatkowania. Praca zdalna za granicą dla firmy niezarejestrowanej w Polsce wiąże się z innymi przepisami podatkowymi. Dzięki nim podatnicy mają rozliczać swoje zarobki wyłącznie w jednym systemie.

Ponadto od 1 lipca 2023 roku obowiązuje treść Umowy Ramowej dotyczącej transgenicznej pracy zdalnej. Zgodnie z jej zapisami, definiuje się transgeniczną pracę zdalną jako pracę wykonywaną z kraju zamieszkania pracownika za pomocą łącza cyfrowego, gdy pracodawca ma siedzibę w innym kraju. Umowa ta ułatwia kwestie związane obowiązkami podatkowymi dla pracowników pracujących zdalnie za granicą.

Oprócz Polski dokument podpisały również: Austria, Belgia, Chorwacja, Czechy, Finlandia, Francja, Niemcy, Liechtenstein, Luksemburg, Malta, Norwegia, Portugalia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Holandia oraz Słowacja.

Z kolei zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141), praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Co podpisana przez Polskę Umowa Ramowa zmienia w kwestii praca zdalna za granicą a podatki i ZUS? Poniżej prezentujemy najważniejsze informacje.

Praca zdalna za granicą dla polskiej firmy

Praca zdalna za granicą dla polskiej firmy wiąże się z koniecznością uwzględnienia przepisów podatkowych i regulacji ZUS. Kluczowym aspektem jest ustalenie rezydencji podatkowej pracownika. Jeśli pracownik nadal ma centrum interesów osobistych lub gospodarczych w Polsce albo przebywa na jej terytorium dłużej niż 183 dni w roku podatkowym, podlega opodatkowaniu w Polsce od całości swoich dochodów, niezależnie od miejsca, gdzie wykonuje pracę.

W przypadku zmiany miejsca zamieszkania, na przykład przeniesienia do innego kraju, status rezydencji podatkowej może ulec zmianie, a to wpływa na obowiązki podatkowe pracownika i pracodawcy. Warto zwrócić uwagę także na Umowę Ramową, która wprowadza nowe przepisy w kwestii praca zdalna za granicą a ZUS oraz podatki.

Od 1 lipca 2023 roku obowiązują nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej za granicą, które zwiększyły dopuszczalny wymiar pracy zdalnej poza krajem zamieszkania do 50% całkowitego czasu pracy. Aby skorzystać z tych przepisów, pracownik lub pracodawca musi złożyć wniosek US-36 do ZUS, a następnie wniosek o zaświadczenie A1, które potwierdza przynależność do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych.

Brak odpowiedniego zaświadczenia może skutkować traktowaniem pracownika jako osoby nieubezpieczonej i nałożeniem kar zarówno na pracownika, jak i pracodawcę. Ponadto praca zdalna za granicą dla polskiej firmy będzie rozliczana według powyższych zasad, jeżeli oprócz warunku dotyczącego wymiaru pracy zdalnej poza miejscem zamieszkania, zostaną spełnione warunki:

• zatrudnienie tylko u jednego pracodawcy (lub u wielu pracodawców z zarejestrowaną siedzibą w tym samym państwie członkowskim),
• zwyczajowo wykonywanie obowiązków w państwie, w którym znajduje się statutowa siedziba ich pracodawcy i zwyczajowo wykonują transgraniczną pracę zdalną w państwie zamieszkania.

Z powyższego rozwiązania nie skorzystają osoby, które w państwie zamieszkania mają inną pracę lub wykonują działalność gospodarczą albo są zatrudnione w trzech państwach.

Praca zdalna w Polsce dla firmy zagranicznej

Kolejnym zagadnieniem, które wzbudza wątpliwości wśród podatników, jest praca zdalna w Polsce dla firmy zagranicznej. Taka sytuacja wymaga uwzględnienia przepisów podatkowych obowiązujących w naszym kraju. Osoby wykonujące pracę na rzecz zagranicznego pracodawcy, a posiadające miejsce zamieszkania w Polsce, są zobowiązane do rozliczania swoich dochodów z fiskusem.

Jeśli firma zagraniczna nie odprowadza zaliczek na podatek dochodowy w Polsce, pracownik ma obowiązek samodzielnie odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego. Ponadto należy zwrócić uwagę na ewentualne umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a krajem siedziby firmy zagranicznej, które mogą wpływać na sposób opodatkowania dochodów.

Pracując w Polsce dla firmy zagranicznej, pracownik ma prawo do ubezpieczenia społecznego w Polsce. W tym celu pracownik może zostać zgłoszony do ZUS jako osoba prowadząca działalność na własny rachunek lub jako pracownik delegowany przez zagranicznego pracodawcę, w zależności od konkretnej sytuacji i regulacji prawnych.

Podsumowanie: Praca zdalna za granicą – najważniejsze informacje

Poniżej znajdziesz najistotniejsze kwestie omówione szczegółowo w artykule.

• Osoby pracujące zdalnie za granicą muszą wziąć pod uwagę regulacje podatkowe i składki ZUS, które zależą od miejsca świadczenia pracy.
• Praca zdalna za granicą a podatki – w przypadku pracy zdalnej dla zagranicznej firmy, podatnicy muszą przestrzegać przepisów obowiązujących w kraju, w którym pracują.
• Umowy międzynarodowe o unikaniu podwójnego opodatkowania mają wpływ na obowiązki podatkowe pracowników pracujących zdalnie za granicą.
• Od 1 lipca 2023 roku obowiązuje Umowa Ramowa dotycząca pracy transgranicznej, ułatwiająca kwestie podatkowe dla pracowników pracujących zdalnie za granicą.
• Nowe regulacje z Umowy Ramowej zwiększyły dopuszczalny wymiar pracy zdalnej poza krajem zamieszkania do 50% całkowitego czasu pracy. Pracownik lub pracodawca musi złożyć wniosek US-36 do ZUS i uzyskać zaświadczenie A1, aby potwierdzić przynależność do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych.
• W przypadku pracy zdalnej za granicą dla polskiej firmy, kluczowe jest ustalenie rezydencji podatkowej pracownika, która wpływa na opodatkowanie i obowiązki ZUS.
• Osoby pracujące zdalnie w Polsce dla firmy zagranicznej muszą rozliczać swoje dochody z polskim fiskusem i mogą mieć obowiązek samodzielnego odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy.
• Pracując w Polsce dla firmy zagranicznej, pracownik ma prawo do ubezpieczenia społecznego w Polsce i może zostać zgłoszony do ZUS.

Jeżeli masz dodatkowe wątpliwości, możesz liczyć na pomoc ekspertów w ramach bezpłatnego programu Podatnik.info. Każdy użytkownik ma możliwość zadania dowolnego pytania specjalistom z obszaru księgowości, finansów i prawa. W okresie rozliczania deklaracji podatkowych, zapewniamy trzy sposoby na dopełnienie formalności nawet w 5 minut. Sprawdź, co jeszcze możesz zyskać z Podatnik.info!