Pracodawca może zablokować Facebooka
Redaktor naczelny portalu Podatnik.info, Kamil Sztandera rozmawia z Panem Danielem Jastrunem, radcą prawnym i partnerem w Kancelarii Magnusson o granicy szpiegowania zatrudnianych pracowników.
Mecenas Daniel Jastrun będzie jednym z prelegentów na organizowanym przez Instytut Allerhanda Polskim Kongresie Prawa Pracy 2013, na którym wyjaśni on m. in. kwestie związane z monitorowaniem przez pracodawcę poczynań pracowników w internecie.
Podatnik.info: Co właściwie kryje się pod pojęciem danych osobowych?
Daniel Jastrun, radca prawny i partner w Kancelarii Magnusson: W myśl ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
Podatnik.info: Co to w praktyce oznacza?
DJ: Imię, nazwisko, miejsce zamieszkania, numer PESEL, ale też wiele innych danych. Do takich danych należy też wizerunek lub głos osoby, jeżeli tylko na ich podstawie możliwe jest jej zidentyfikowanie.
Podatnik.info: Czy w takim razie do inwigilacji pracowników pracodawca może stosować monitoring lub podsłuch?
DJ: Monitoring brzmi lepiej niż inwigilacja. Wszystko będzie zależeć od okoliczności i celu dla którego jest stosowany monitoring. Stosowanie monitoringu w zakładzie pracy często będzie uzasadnione. W końcu zakład pracy należy do pracodawcy, który powinien mieć kontrolę co się na jego terenie dzieje. Inwigilacja kojarzy mi się wkraczaniem w sfere prywatną, a to już nie dozwolone. O monitoringu trzeba poinformować.
Albowiem należy pamiętać, że wykorzystywanie tych narzędzi wkracza w sferę prywatności człowieka. Brak jest obecnie w Polsce szczegółowych przepisów porządkujących dopuszczalność stosowania monitoringu aktywności pracownika w zakładzie pracy. Europejski Trybunał Praw Człowieka, a za nim część doktryny opowiada się za możliwością stosowania różnego rodzaju monitoringu w zakładzie pracy, jeżeli jest to zgodne z prawem, uzasadnione, proporcjonalne do celów oraz odbywa się za wiedzą pracownika.
Nie może on jednak godzić w dobra osobiste pracownika. W praktyce, tam gdzie jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy lub względami bezpieczeństwa, monitoring w zakładzie pracy jest dopuszczalny, ale pracownicy powinni być o tym fakcie poinformowani. Tak więc trudno np. uzasadnić monitoring w pomieszczeniach socjalnych zakładu pracy.
Podatnik.info: A podsłuch?
DJ: Moim zdaniem co do zasady dozwolone będzie nagrywanie rozmów ze służbowego telefonu (zwłaszcza zakładając, że telefon służbowy, powinien być używany do celów służbowych), ale co bardzo ważne pracownik powinien być o tym poinformowany. Inaczej, wkraczamy w jego prywatność.
Ponadto wszelkich formach monitoringu i kontroli ważne jest zachowanie zasady proporcjonalności, np. zakazane jest, co zostało potwierdzone w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wykorzystanie danych biometrycznych pracowników do kontroli czasu pracy czy obecności w pracy. Nawet za zgodą pracownika takie przetwarzanie jego linii papilarnych nie może być wykorzystane do powyższych celów, ponieważ nie byłoby to zgodne z zasadą proporcjonalności.
Wyjątkowo należy jednak podkreślić, iż zgodne z przepisami prawa będzie wykorzystywanie linii papilarnych pracowników w celach identyfikacji związanych z dostępem np. do informacji niejawnych, poufnych czy ze względów bezpieczeństwa.
Podatnik.info: Czy zatem pracodawca ma prawne możliwości kontrolować pracownika pracującego zdalnie?
DJ: Jak najbardziej. Jeśli chodzi np. o telepracownika, pracodawca ma prawo jego kontroli w miejscu jego pracy, jednakże musi uzyskać jego uprzednią zgodę, co określa dosłownie art. 67(14) Kodeksu pracy. Szef może fizycznie skontrolować zatrudnianą osobę w jej mieszkaniu, a także ma prawo wykorzystywać inne formy kontroli, jeżeli tylko o tym uprzedzi i uzyska na to zgodę. Kontrola jest dozwolona, ale nie powinna naruszać prywatności.
Podatnik.info: Jakiego rodzaju mogą to być formy?
DJ: Kontrola może również odbywać się przez środki komunikowania się na odległość za pomocą telefonu, e-maila, a nawet monitoringu takiego pracownika za pomocą kamer, pod warunkiem, że pracodawca dysponuje wyraźną zgodą na takiego typu inwigilację oraz jest to uzasadnione i nie narusza dóbr osobistych zatrudnionego.
Dodatkowo należy pamiętać, że pracownik pracując zdalnie jest do dyspozycji pracodawcy, który powinien móc sprawdzić, czy pracownik należycie wywiązuje się z powierzonych obowiązków. Jednak nadzór powinien być ograniczony tylko do czasu i miejsca pracy.
W tym celu można np. korzystać z usług lokalizacji służbowego telefonu lub samochodu. Kontrolowanie ruchu pojazdu nie stanowi problemu, ponieważ jest to własność pracodawcy, która powinna być wykorzystywana wyłącznie do celów służbowych. Tak więc w tym przypadku zwierzchnik nie ryzykuje naruszenia prywatności zatrudnionego.
Podatnik.info: Czy w takim razie pracodawca może używać specjalistycznego oprogramowania służącego do śledzenia poczynań pracownika na służbowym komputerze?
DJ: Co do zasady tak. Po pierwsze należy wyjaśnić w tym miejscu, iż pracownik w zakładzie pracy co do zasady korzysta ze sprzętu będącego własnością pracodawcy, w godzinach pracy pozostaje do jego dyspozycji i powinien przestrzegać obowiązków pracowniczych. Zgodnie z art. 22 KP przez nawiązanie stosunku pracy osoba zatrudniona zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem.
Jak już wspominałem uznaje się, iż jeżeli wprowadzenie monitoringu pracownika – w tym przypadku aktywności przy korzystaniu z służbowego komputera- będzie zgodne z prawem, spełnia zasady proporcjonalności, jego wprowadzenie jest uzasadnione oraz o tym fakcie, a nawet samej możliwości pracownik jest poinformowany, pracodawca może taki system wprowadzić w swoim zakładzie pracy.
Podatnik.info: Pracodawca może także zablokować pracownikowi dostęp do portali społecznościowych, np. Facebooka?
DJ: Tak. Nie ma żadnych przeszkód, aby pracodawca także zablokował dostęp do niektórych stron internetowych, gdyż oprogramowanie takie jest zainstalowane na sprzęcie należącym do niego, a ponadto w czasie pracy pracownik pozostaje do jego dyspozycji. W ten sposób szef może dążyć do zwiększenia efektywności swoich podwładnych.
Korzystanie z Facebooka w godzinach pracy nie jest jeszcze podstawowym prawem człowieka. No ale zobaczymy jak będzie za kilkanaście lat (śmiech). Tylko wtedy najprawdopodobniej będzie on już historią, a dużą popularność zyska inne narzędzie internetowe.
Podatnik.info: Pocztę elektroniczną pracownika także można kontrolować?
DJ: Uznaje się, że w przypadku gdy pracownik korzysta ze sprzętu będącego własnością pracodawcy, a także z poczty elektronicznej, której adres jest służbowy –szef może mieć wgląd w korespondencję e-mail swoich podwładnych.
Zdaniem Rzecznika Praw Obywatelskich jednak takie działanie bez uprzedniego powiadomienia narusza prawo do prywatności pracownika. Dla przejrzystości i zabezpieczenia praw pracodawcy, powinien on w regulaminie lub w umowie o pracę poinformować zatrudniane osoby o uprawnieniu do wglądu do służbowej poczty elektronicznej. Tak więc wskazane jest aby pracownik był uprzedzony o możliwości monitoringu.
Podatnik.info: Prywatną pocztę elektroniczną pracownika też można kontrolować?
DJ: Nie. Pracodawca nie może przeglądać prywatnej poczty elektronicznej pod indywidualnym adresem e-mail pracownika. Tajemnica korespondencji jest bardzo silnym prawem należącym do dóbr osobistych człowieka sklasyfikowanych w art. 23 Kodeksu cywilnego. Wgląd w prywatną korespondencję pracownika jest też absolutnie niedopuszczalny w opinii TSUE.
Co więcej moim zdaniem, jeżeli monitorując służbową pocztę pracodawca znajdzie wiadomość o charakterze ewidentnie prywatnym, to nie powinien się z jej treścią zapoznawać, bo narusza wtedy prywatność korespondencji.
Podsumowując, monitoring służbowych maili jest jak najbardziej dozwolony, ale gdy natrafimy na treść prywatną nie powinniśmy jej używać. To tak jakbyśmy sprzątali rzeczy z biurka pracownika, do czego mamy prawo ponieważ to służbowy sprzęt znajdujący się w zakładzie pracy. Jeżeli jednak wśród firmowych dokumentów zauważymy kopertę z serduszkami i list wyglądający na prywatny, to nie mamy prawa czytać jego treści (jak tylko ustalimy, że jest prywatna).
Podatnik.info: A pracownik może korzystać z służbowej poczty elektronicznej do celów prywatnych?
DJ: Pracodawca może monitorować służbową skrzynkę, ponieważ co do zasady służy ona do wykonywania pracy. W wielu firmach przyjęto jednak praktykę, że pracownicy mogą z niej korzystać także do celów prywatnych. W konsekwencji może to utrudnić szefowi zapoznawanie się z treścią maili zatrudnianych osób.
Dlatego zalecałbym zastrzeganie w obowiązujących u pracodawcy regulaminach, że ma on prawo monitorować i kontrolować maile.
W przypadku gdy pracodawca nie życzy sobie, żeby pracownik w godzinach pracy korzystając ze sprzętu firmowego przeglądał swoją prywatną pocztę, powinien zastrzec taki zakaz w regulaminie lub umowie o pracę. Zgodnie z ogólnymi zasadami KP pracownik obowiązany jest przestrzegać obowiązków pracowniczych oraz pozostawać do dyspozycji pracodawcy w godzinach swojej pracy. Wobec tego pracodawca ma także prawo na sprzęcie służbowym automatycznego zablokowania dostępu do prywatnych skrzynek pocztowych pracowników, tak samo jak do portali społecznościowych.
Ale czy w erze smartfonów i tabletów taka blokada będzie skuteczna, to już zupełnie inna sprawa.
Dziękuję za rozmowę.
Daniel Jastrun jest radcą prawnym i partnerem Kancelarii Magnusson, pracującym w biurze w Warszawie. Zgromadził znaczne doświadczenie w zakresie prawa Technologii i IT, spraw korporacyjnych i pracowniczych, a także Fuzji i Przejęć. Jest rekomendowany w rankingu Legal 500 EMEA 2013 oraz Legal Experts EMEA 2013 wśród wiodących prawników świadczących usługi w zakresie Obsługi Korporacyjnej i Transakcji M&A w Polsce.
Doradzał przy wielu różnorodnych transakcjach M&A o zasięgu krajowym i międzynarodowym (w tym z branży IT). Do jego klientów należą m.in. wiodący w skali globalnej dostawcy rozwiązań IT, sprzętu i oprogramowania komputerowego, jak również prywatne fundusze kapitałowe.
Ponadto Daniel Jastrun często organizuje i prowadzi seminaria z zakresu wybranych dziedzin prawa, jest też autorem wielu publikacji prasowych poruszających zagadnienia prawne, w tym serii artykułów dotyczących spraw pracowniczych.
Oprócz tego jest członkiem zarządu Szwedzkiego Klubu Biznesu w Polsce (Skandynawsko-Polska izba Handlowa).
Podatnik.info
