Rejestracja VAT. Jakie daje prawa i jakie rodzi obowiązki?
Rejestracja VAT może być zarówno obligatoryjna, jak i dobrowolna, gdy dopuszczalne jest skorzystanie ze zwolnienia. Niezależnie jednak od tego, czy rejestracja VAT wynika z przymusu, czy z wyboru, wiążą się z nią te same prawa i obowiązki. Jakie?
Według ogólnej zasady, podatnikiem VAT jest każda osoba prowadząca działalność gospodarczą. Nie oznacza to jednak, że wszyscy muszą doliczać do sprzedaży VAT. Przedsiębiorcy mogą mieć jeden z trzech dopuszczalnych statusów, jeśli chodzi o VAT:
- podatnik VAT czynny – zarejestrowany,
- podatnik VAT zwolniony – zarejestrowany,
- podatnik VAT zwolniony – niezarejestrowany.
Niniejszy artykuł opisuje prawa i obowiązki osób posiadających pierwszy ze statusów, czyli tych, które są czynnymi i zarejestrowanymi podatnikami VAT (potocznie „VAT-owcami”). Warto tutaj zwrócić uwagę na to, że firma zwolniona może, ale nie musi rejestrować się do VAT (tzn. składać formularza VAT-R). Rejestracja sprawia, że np. może wystawiać faktury zamiast rachunków.
Oprócz tego warto pamiętać, że podatnikiem VAT może być także osoba prywatna, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Ta kwestia jest opisana na końcu artykułu.
Zwolnienie z VAT, a obligatoryjna rejestracja – z czego wynikają?
Ustawa o VAT wymienia szereg działalności, które wymagają rejestracji VAT bez względu na inne przepisy. Chodzi tutaj m.in. o firmy prowadzące sprzedaż wyrobów jubilerskich, alkoholu, papierów, paliw, nowych środków transportu, terenów budowlanych, a także świadczące usługi prawnicze, czy doradcze. Oprócz tego, obowiązek rejestracji VAT pojawia się po przekroczeniu kwoty 150 tys. zł obrotu (osoby prowadzące działalność niepełny rok obliczają limit w proporcji do długości prowadzenia działalności). Po przekroczeniu limitu VAT-owcem trzeba być cały następny rok, a do zwolnienia można powrócić kolejnego roku, o ile w poprzednim obrót był niższy od 150 tys. zł.
Co za tym idzie, do VAT nie muszą się rejestrować przedsiębiorcy, którzy nie przekroczą powyższego limitu obrotu. Ustawa przewiduje też szereg zwolnień z VAT ze względu na charakter sprzedaży. Z tych zwolnień mogą korzystać m.in. osoby świadczące usługi związane ze służbą zdrowia, a także pośrednictwa finansowego.
Obowiązki wynikające z rejestracji VAT
Rejestracji dokonuje się składając wypełniony formularz VAT-R w urzędzie skarbowym ustalonym ze względu na miejsce, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza opodatkowana VAT-em. Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność podlegającą kilku urzędom skarbowym (ma kilka punktów sprzedaży, np. w różnych miastach), do VAT rejestruje się w urzędzie ustalonym według miejsca zamieszkania. Wraz z rejestracją VAT należy wnieść w urzędzie skarbowym 170 zł opłaty skarbowej.
Oczywiście, z byciem VAT-owcem wiąże się sporo obowiązków. Po dokonaniu rejestracji, podatnik VAT musi:
- ustalać stawki VAT na sprzedawane towary i usługi, a następnie stosować je na fakturach VAT, paragonach i w rejestrach sprzedaży,
- dokumentować fakturami sprzedaż na rzecz innych firm,
- dokumentować fakturami sprzedaż na rzecz osób prywatnych, jeżeli nabywcy sobie tego życzą,
- prowadzić rejestry VAT sprzedaży i zakupów, w których zapisywane są wszystkie transakcje,
- wypełniać deklaracje VAT, w których wykazywane są kwoty VAT od sprzedaży i od zakupów (uwaga: w deklaracji VAT wykazuje się też sprzedaż zwolnioną, nieopodatkowaną w Polsce oraz opodatkowaną stawką 0%),
- składać deklaracje VAT-7 lub VAT-7K do 25 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale),
- VAT wynikający z deklaracji wpłacać w urzędzie skarbowym do 25 dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie (miesiącu lub kwartale).
Jak widać rejestracja VAT niesie ze sobą szereg obowiązków, które mogą zajmować czas, a co za tym idzie pieniądze. Najważniejsze z obowiązków to zapewne stosowanie właściwych stawek VAT, wystawianie faktur oraz składanie deklaracji VAT i opłacanie wynikającego z deklaracji podatku. Brak dopełnienia tych obowiązków może nieść ze sobą rozmaite konsekwencje.
Np. spóźnienie z zapłatą VAT-u oznacza odsetki, a brak złożenia deklaracji to wykroczenie zagrożone mandatem. Analogicznie, wykroczeniem może być niewystawienie faktury VAT mimo takiego obowiązku, wystawienie faktury z błędami lub nieprowadzenie rejestrów VAT. Takie czyny zwykle wychodzą na jaw w trakcie kontroli podatkowych.
Pewnym ułatwieniem jeśli chodzi o obowiązki jest opcja rozliczania VAT-u co kwartał. Wówczas przedsiębiorca składa deklaracje VAT tylko 4 razy do roku zamiast 12. Analogicznie, 4 razy w roku wpłaca podatek na konto urzędu skarbowego. Dzięki temu zyskuje więcej czasu na odliczenie VAT-u z faktur zakupowych. Ta kwestia opisana jest poniżej.
Prawa wynikające z rejestracji VAT
Dla wielu przedsiębiorców korzyści wynikające z rejestracji VAT znacznie przewyższają niedogodności wynikające z obowiązków. Najważniejsza zasada jest następująca: podatnik VAT ma prawo zmniejszać VAT od sprzedaży odejmując od niego VAT od zakupów. Jeżeli VAT od zakupów przewyższa VAT od sprzedaży, przedsiębiorca może wnioskować o jego zwrot. W praktyce skutkuje to dokonywaniem zakupów w kwotach netto, tj. bez VAT. To prawo można jednak zastosować tylko do tych zakupów, które mają służyć działalności opodatkowanej (także stawką 0% i poza Polską).
Może się zdarzyć, że przedsiębiorca stosuje obniżoną stawkę VAT prowadząc sprzedaż, a jednocześnie dokonuje zakupów opodatkowanych stawką podstawową (23%). W takich sytuacjach nadpłata może narastać z każdym okresem rozliczeniowym. Dzięki temu przedsiębiorca ma dodatkowe pieniądze z działalności gospodarczej, które nie są opodatkowane podatkiem dochodowym.
Istotnym prawem wynikającym z rejestracji VAT jest samo wystawianie faktur ze stawką VAT. Z jakiego powodu? Otóż firma, która jest VAT-owcem zwykle chętniej nawiąże współpracę z innym podatnikiem VAT – właśnie z uwagi na wyżej opisane prawo do rozliczania VAT-u od zakupów. Z tego powodu sama możliwość wystawienia faktury staje się kartą przetargową w negocjacjach z potencjalnym klientem.
Przy okazji, warto pamiętać o wspomnianej opcji rozliczania VAT-u co kwartał. Standardowo, VAT z faktury można odliczyć w miesiącu jej otrzymania lub w dwóch kolejnych miesiącach. Gdy VAT jest rozliczany kwartalnie, VAT wynikający z danej faktury zakupowej rozlicza się w kwartale otrzymania lub w dwóch kolejnych. Jak widać, rozliczanie VAT-u co kwartał daje znacznie więcej czasu na skorzystanie z podstawowego prawa każdego VAT-owca – maksymalnie aż 9 miesięcy.
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej a rejestracja do VAT
Ustawa o VAT szerzej traktuje kwestię prowadzenia działalności gospodarczej niż ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym w niektórych przypadkach, osoby fizyczne które nie mają obowiązku rejestrować działalności gospodarczej (czyli osoby prywatne), muszą zarejestrować się do VAT. Kiedy tak się zdarza?
Najpopularniejszym takim przypadkiem jest najem prywatny, który ustawa o VAT uznaje za działalność gospodarczą i w związku z tym podlega on pod jej przepisy. Wyjątkiem jest najem nieruchomości na cele mieszkaniowe, który jest zwolniony z VAT i niezależnie od wysokości obrotu nie wymaga rejestracji.
Osoby wynajmujące np. nieruchomości na cele związane z działalnością gospodarczą są podatnikami VAT i po przekroczeniu rocznego limitu sprzedaży 150 tys. zł mają obowiązek zarejestrować się do VAT i opodatkować przychody z najmu VAT-em. Aby dokonać rejestracji, osoby prywatne składają formularz VAT-R – ten sam, co przedsiębiorcy. Po rejestracji mają one te same prawa i obowiązki.
Rejestracja do VAT w tym przypadku nie powoduje konieczności rejestracji działalności gospodarczej – nadal można uzyskiwać przychody z najmu. Natomiast rejestracja umożliwia odliczanie VAT-u od zakupów wykorzystanych do działalności związanej z najmem. Najem nie musi dotyczyć tylko nieruchomości – może to być każdy inny najem lub dzierżawa, które są wykonywane cyklicznie (np. wynajem powierzchni reklamowej).
Przy okazji, osoby, które prowadzą działalność gospodarczą i jednocześnie prowadzą najem prywatny, muszą mieć świadomość, że jest on liczony do limitu obrotów który daje zwolnienie z VAT (z wyjątkiem najmu nieruchomości na cele mieszkaniowe). W przypadku gdy osoba jest podatnikiem VAT zarejestrowanym i zarabia na wynajmie do celów gospodarczych, to zyski musi opodatkować VAT-em, niezależnie od tego, czy uważa najem za podstawowy obszar działań swojej firmy.
Sebastian Bobrowski
Dyrektor Finansowy inFakt
