Usługi hotelowe - jak rozliczyć?
Faktura za usługi hotelowe może stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że usługi te zostały poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jak należy zaksięgować fakturę za usługi hotelowe? Kiedy faktura za hotel lub restaurację pozwala na odliczenie VAT?
Kwestia odliczenia VAT od zakupu usług gastronomicznych i noclegowych niezbędnych dla realizacji innych usług opodatkowanych VAT na zasadach ogólnych może budzić wątpliwości.
Nadrzędną zasadą w podatku dochodowym jest możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodów każdego wydatku, który przyczynia się lub ma się przyczynić do powstania przychodu bądź jego zabezpieczenia. Wydatki, które nie mogą stanowić kosztów są wyszczególnione w ustawie. Jak jest z usługami hotelowymi?
Czy faktura za usługi hotelowe może stanowić koszt firmowy?
Nie wszystkie usługi nabywane przez przedsiębiorcę, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Aby dane wydatki mogły zostać ujęte w kosztach muszą spełnić określone kryteria. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) kosztami uzyskania przychodów mogą być jedynie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane np. na podstawie faktury czy rachunku.
Z usług hotelowych i gastronomicznych podatnicy korzystają najczęściej podczas delegacji, wyjazdów służbowych, odbywania szkoleń, prac w terenie, odbywania konferencji, targów lub imprez integracyjnych. Faktura za usługi hotelowe może być kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem, że usługi te zostały poniesione w ramach prowadzonej działalności gospodarczej np. z powodu wyjazdów szkoleniowych czy delegacji i sprzedawca wystawił fakturę VAT lub rachunek.
Faktura za usługi hotelowe a odliczenie VAT
Zasadniczo, od usług gastronomicznych i hotelarskich podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT. Podatnik może ująć fakturę za usługi hotelowe jako koszt firmowy, jednak nie ma możliwości odliczenia od niej podatku VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, gdy podatnik nabywa usługi noclegowe i gastronomiczne, to zgodnie z przepisami nie może ani obniżyć kwoty podatku VAT, ani otrzymać zwrotu różnicy podatku należnego. Wyjątek stanowi nabycie gotowych posiłków przygotowywanych dla pasażerów w ramach świadczenia usługi przewozu osób i usług noclegowych podlegających refakturowaniu. Z powodu braku możliwości odliczenia VAT, fakturę za usługi hotelowe księguje się do kosztów w kwocie brutto.
Jeżeli zakupione usługi hotelowe mają związek z prowadzoną działalnością, a transakcja udokumentowana jest fakturą VAT wówczas przedsiębiorca może ująć wydatek w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Podatnik nie ma jednak prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, ponieważ według art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT usługi hotelowe zostały wyłączone z tej możliwości tak samo jak usługi gastronomiczne.
Kiedy można odliczyć VAT od faktury za usługi hotelowe?
Na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT od nabycia usługi hotelowej przysługuje prawo odliczenia VAT, jeżeli została nabyta w celu odprzedaży w ramach tzw. refaktury. W takim bowiem przypadku, zakup usługi noclegowej ma wyraźny związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. Aby odliczenie podatku VAT od usług noclegowych było możliwe musi zostać refakturowane na inny podmiot. Oznacza to, że w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Podatnik ma także prawo do odliczenia VAT od faktury za usługi hotelowe w przypadku, gdy dotyczy ona tzw. usługi kompleksowej, kiedy dany wydatek został poniesiony ze względu na inną usługę, np. w związku ze szkoleniem pracowników. W tej sytuacji wydatek ma charakter pomocniczy i podatnik ma prawo do odliczenia VAT. Usługi pomocnicze nie stanowią dla podatnika celu samego w sobie, lecz pośredniczą w jak najlepszym skorzystaniu ze świadczenia głównego. Warunkiem jest to, że zakup ten jest w całości przeznaczony na cele prowadzonej działalności gospodarczej.
Świadczenie kompleksowe (usługa) to świadczenie złożone z kilku podstawowych świadczeń wśród których jedno jest świadczeniem głównym, a pozostałe świadczeniami pomocniczymi.
Przykład: przedsiębiorca Kowalski postanowił wysłać część pracowników na szkolenie dotyczące nowego oprogramowania. Szkolenie to odbywa się poza siedzibą firmy, w miejscowości oddalonej o 150 km i trwa trzy dni. Na czas kursu, pracownicy mają zapewniony nocleg oraz wyżywienie. Za usługę szkoleniową, przedsiębiorca otrzymał fakturę, która zawierała również usługę noclegową oraz wyżywienie. W przytocznej sytuacji przedsiębiorca ma prawo zaksięgować otrzymaną fakturę w kosztach uzyskania przychodów oraz odliczyć podatek VAT, ponieważ wydatek poniesiony na usługę hotelową, ma jedynie charakter pomocniczy.
Warto wiedzieć, że po uznaniu usługi jako świadczenie kompleksowe, opodatkowuje się ją stawką VAT odpowiednią dla usługi kompleksowej (świadczenia pomocnicze podlegają pod stawkę świadczenia głównego).
Odliczenie podatku VAT od nabycia usługi cateringowej
Warto wiedzieć, że niezależnie od usług gastronomicznych ujęte są usługi cateringowe. Podatnik ma prawo odliczyć podatek VAT zawarty w fakturze zawierającej nabycie usług cateringowych. Jak rozumiane są usługi cateringowe w prawie podatkowym? Usługi restauracyjne polegają na na dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności lub napojów albo żywności i napojów w lokalu należącym do usługodawcy, podczas gdy usługi cateringowe polegają na świadczeniu takich usług poza lokalem usługodawcy.
Przez wzgląd na odmienny charakter tych usług nie można uznać, że do usług cateringowych znajdzie zastosowanie ograniczenie w odliczeniu podatku VAT naliczonego. Jedynym warunkiem do odliczenia VAT jest, aby nabyte usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Jak zaksięgować fakturę za hotel zagraniczny?
Wyjazd służbowy poza terytorium kraju wiąże się często z dokonaniem zamówienia zakwaterowania, a także wyżywienia za granicą. Zagraniczny hotel albo restauracja wystawia wówczas faktury (rachunki) z doliczonym podatkiem VAT według tamtejszej stawki.
Usługi hotelowe podlegają szczegółowym regulacjom w zakresie miejsca świadczenia usług. Według art. 28e ustawy o VAT miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami, w tym usług świadczonych przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami, usług zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji, takich jak ośrodki wczasowe lub miejsca przeznaczone do użytku jako kempingi, użytkowania i używania nieruchomości oraz usług przygotowywania i koordynowania prac budowlanych, takich jak usługi architektów i nadzoru budowlanego, jest miejsce położenia nieruchomości. Oznacza to, że miejscem opodatkowania usługi noclegowej (usługi zakwaterowania) jest miejsce położenia hotelu, w tym przypadku kraj położenia hotelu.
Jak zaksięgować fakturę za hotel zagraniczny? Zagraniczna faktura prawie zawsze będzie wystawiona w obcej walucie. Ważne jest, aby przy przeliczeniu kwoty na PLN zastosować kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Po przeliczeniu waluty, można wprowadzić fakturę do ksiąg rachunkowych.
Ważne! Polski podatnik VAT, który kupuje poza usługą hotelową i gastronomiczną (i wyjątkach określonych w art. od 28d do 28n) inne usługi, wówczas ma obowiązek rozpoznać w ewidencji VAT import usług.
