Ustawa o sygnalistach: nowe standardy ochrony i obowiązki dla firm

2024-11-28

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza kompleksowe regulacje mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa osobom zgłaszającym naruszenia prawa. Obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur obejmuje przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników, które muszą stworzyć bezpieczne i poufne kanały zgłoszeń. Jednocześnie ustawa zakazuje działań odwetowych wobec sygnalistów i przewiduje surowe sankcje za ich stosowanie.

Nowe przepisy wymagają także od firm konsultacji procedur związkowych lub przedstawicielskich, a za naruszenie przepisów grożą wysokie grzywny i kary więzienia. To kluczowy krok w budowie kultury transparentności i odpowiedzialności w biznesie. Jakie dokładnie obowiązki mają pracodawcy? Jak prawidłowo wdrożyć przepisy dotyczące ochrony sygnalistów? Jakie sankcje grożą za niedopełnienie tych wymogów? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule.

Nowe przepisy o ochronie sygnalistów – kluczowe informacje

Dnia 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która wdraża unijną dyrektywę dotyczącą ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Nowe regulacje weszły w życie 25 września 2024 r.

Przepisy te nakładają obowiązek wdrożenia procedur wewnętrznych zgłaszania naruszeń oraz działań następczych na pracodawców zatrudniających powyżej 50 pracowników, a także na podmioty zobowiązane do przestrzegania przepisów przeciwdziałających praniu pieniędzy (AML).

Zakres ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928)

Ustawa ta precyzuje m.in.:

• Kluczowe definicje: obejmujące pojęcia takie jak organ publiczny, podmiot prawny (zobowiązany do stworzenia kanałów zgłoszeń), działania następcze oraz działania odwetowe.
• Zakres zgłaszanych naruszeń: określa rodzaje naruszeń prawa, które mogą być przedmiotem zgłoszenia.

Przepisy zapewniające ochronę sygnalistom odnoszą się do naruszeń prawa określonych w dyrektywie 2019/1937 oraz do wszelkich naruszeń przepisów krajowych w obszarach odpowiadających tym wskazanym w dyrektywie, takich jak zamówienia publiczne, bezpieczeństwo transportu czy ochrona środowiska.

Dodatkowo, zakres ustawy został poszerzony o kwestie dotyczące:

- konstytucyjnych wolności i praw człowieka oraz obywatela, pod warunkiem, że naruszenia te dotyczą relacji między jednostkami a organami władzy publicznej i nie są związane z innymi obszarami objętymi ustawą,

- korupcji.

Kogo obejmuje ustawa o ochronie sygnalistów?

Od 25 września 2024 roku obowiązuje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów. Jej przepisy dotyczą osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób prawnych, innych jednostek organizacyjnych oraz wszystkich pracodawców. Sygnalistą może być każda osoba związana z daną organizacją w kontekście zawodowym. Oznacza to, że oprócz pracowników i zleceniobiorców, zgłoszenia mogą składać także partnerzy B2B, usługodawcy, dystrybutorzy, dostawcy, inni partnerzy handlowi, a nawet osoby ubiegające się o pracę w danym podmiocie. Ochroną są objęci także sygnaliści dokonujący zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę pracy, lub gdy taki stosunek już ustał.

Ochrona obejmuje nie tylko sygnalistów, ale również:

1. osoby fizyczne, które zgłoszą lub ujawnią publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą,
2. osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, 
3. osoby powiązane z sygnalistą – zarówno fizyczne, jak i prawne lub organizacyjne,
4. osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne pomagające lub powiązane z sygnalistą (w szczególności stanowiące własność lub zatrudniające sygnalistę).

Jaki jest cel ustawy o sygnalistach?

Cel ustawy o ochronie sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa osobom, które w dobrej wierze i w interesie publicznym lub pracodawcy zgłaszają nielegalne lub nieetyczne działania wewnątrz organizacji, nie kierując się przy tym własnymi korzyściami.

Ochrona sygnalistów obejmuje dwa główne aspekty:

• Poufność danych: gwarancję anonimowości,
• Zabezpieczenie przed odwetem: ochronę przed negatywnymi skutkami zgłoszenia, takimi jak zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia czy mobbing.

Dzięki zgłoszeniom sygnalistów pracodawcy mają możliwość podjęcia działań naprawczych wewnątrz organizacji, co pozwala zapobiec potencjalnym szkodom już na wczesnym etapie.

Głównym celem ustawy o ochronie sygnalistów jest stworzenie bezpiecznego systemu zgłaszania naruszeń prawa. Podmioty prawne będą zobowiązane umożliwić sygnalistom składanie zgłoszeń zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej – przy czym forma pisemna obejmie opcje papierowe oraz elektroniczne. Zgłoszenia ustne będą mogły być składane telefonicznie lub za pomocą narzędzi komunikacji elektronicznej. Aby nagrać rozmowę telefoniczną lub sporządzić jej transkrypcję, konieczna będzie zgoda sygnalisty. W przypadku rozmów nienagrywanych trzeba będzie przygotować protokół, podobnie jak w sytuacji bezpośrednich spotkań z sygnalistą, jeśli o takie spotkanie wnioskował (chyba że rozmowa została zarejestrowana).

Kryteria przyznania ochrony dla sygnalistów

Status sygnalisty zależy od zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub publicznego ujawnienia informacji.

Ponadto osoba dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia musi mieć uzasadnione przekonanie, że przekazywane informacje są zgodne z prawdą w momencie dokonywania zgłoszenia oraz dotyczą naruszenia prawa zgodnie z definicją zawartą w ustawie.

Ochrona sygnaliście przysługuje od chwili dokonania zgłoszenia lub publicznego ujawnienia.

Od kiedy obowiązuje ustawa o sygnalistach?

Ustawa nakłada na niektóre podmioty obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz prowadzenia rejestru takich zgłoszeń. Dotyczy to dwóch grup:

• podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku,
• podmiotów działających w obszarach takich jak usługi finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwo transportu oraz ochrona środowiska.

Nie dotyczy to podmiotów działających w sektorze finansowym (m.in. banki, fundusze inwestycyjne), które mają obowiązek stworzenia kanałów zgłoszeń w każdym przypadku. Wyłączone z ww. obowiązku są gminy lub powiaty liczące mniej niż 10 000 mieszkańców

Czy oznacza to, że w organizacjach te procedury muszą być gotowe już na 25 września 2024 roku lub 1 stycznia 2025 roku? Niezupełnie. W tych datach zaczynają jedynie obowiązywać przepisy zobowiązujące podmioty do ich opracowania. Proces ten wymaga przeprowadzenia konsultacji trwających od 5 do 10 dni, a następnie poinformowania pracowników o wprowadzonych procedurach. Procedury te wejdą w życie po upływie 7 dni od ich ogłoszenia.

Wprowadzenie procedur wewnętrznych dotyczących dokonywania zgłoszeń

Zgodnie z przedstawionymi wcześniej informacjami, jednym z podstawowych obowiązków objętych ustawą jest ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązuje to podmioty, w których na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracuje co najmniej 50 osób.

Procedura powinna jednoznacznie określać jednostkę organizacyjną, osobę wewnątrz struktury organizacyjnej lub podmiot zewnętrzny kompetentny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Dodatkowo należy wyznaczyć osobę lub jednostkę wewnętrzną, która w sposób niezależny będzie odpowiedzialna za podejmowanie działań następczych, weryfikację zgłoszenia wewnętrznego, komunikację z sygnalistą oraz prowadzenie postępowania wyjaśniającego. W ramach procedury należy zagwarantować potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od jego otrzymania, o ile sygnalista podał dane kontaktowe umożliwiające przekazanie potwierdzenia. Procedura powinna także uwzględniać zobowiązanie do rzetelnego podejmowania działań następczych oraz dostarczać klarowne i dostępne informacje na temat zgłoszeń zewnętrznych, skierowanych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwych organów publicznych.

Projekt procedury powinien być skonsultowany z:
a) zakładową organizacją związkową lub wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi w danym podmiocie prawnym, jeśli jest ich więcej niż jedna, lub
b) przedstawicielami osób pracujących na rzecz danego podmiotu, wyłonionymi zgodnie z zasadami przyjętymi w danej organizacji, jeżeli zakładowa organizacja związkowa nie funkcjonuje w tym podmiocie.

Okres konsultacji nie powinien być krótszy niż 5 dni ani dłuższy niż 10 dni od momentu przedstawienia projektu procedury przez podmiot prawny.

Wprowadzenie wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń

Przedsiębiorstwa są zobowiązane do stworzenia wewnętrznych kanałów umożliwiających zgłaszanie naruszeń. Kanały te muszą być łatwe w użyciu, bezpieczne oraz gwarantować poufność zgłoszeń. Możliwe sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują:

a) Zgłoszenia ustne, w tym telefoniczne – nagrywanie rozmowy jest dopuszczalne jedynie za zgodą sygnalisty. Alternatywnie można sporządzić dokładną transkrypcję za jego zgodą. Jeśli rozmowa nie jest nagrywana, zgłoszenie powinno zostać udokumentowane w formie protokołu.

b) Środki komunikacji elektronicznej – na przykład dedykowane oprogramowanie takie jak Whistlelink czy Sygnanet.

c) Bezpośrednie spotkania – organizowane na wniosek sygnalisty, nie później niż w ciągu 14 dni od zgłoszenia takiego żądania.

d) Formę pisemną – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, np. za pomocą dedykowanego adresu e-mail.

Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych

Organy publiczne są zobowiązane do wdrożenia mechanizmów umożliwiających dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych oraz do wystawienia zaświadczenia o objęciu sygnalisty ochroną przewidzianą ustawą, o ile sygnalista złoży takie żądanie.

Do obowiązków organów publicznych należy:

• przyjmowanie zgłoszeń,
• przekazywanie ich do właściwego podmiotu, jeśli zgłoszenie wykracza poza zakres ich kompetencji,
• rozpatrywanie zgłoszeń, które mieszczą się w ich kompetencjach,
• podejmowanie odpowiednich działań następczych,
• informowanie zgłaszającego o postępach i wynikach działań.
• Dodatkowo organy publiczne mają obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych oraz sporządzania corocznych raportów zawierających dane dotyczące tych zgłoszeń.

Zakaz działań odwetowych

Ustawa ma na celu zapewnienie ochrony sygnalistom, uniemożliwiając stosowanie wobec nich działań represyjnych. Wszelkie formy odwetu, takie jak zwolnienie, degradacja, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu, zmiana obowiązków, mobbing, dyskryminacja czy nieprzedłużenie umowy, są zakazane. Sygnalista objęty jest ochroną prawną od momentu dokonania zgłoszenia lub publicznego ujawnienia informacji, pod warunkiem że działał w uzasadnionym przekonaniu o prawdziwości zgłaszanych naruszeń i dotyczyły one naruszenia prawa.

Odpowiedzialność karna

Ustawa przewiduje kary za działania mające na celu utrudnianie zgłoszeń lub ich uniemożliwienie. Za takie zachowania grozi kara grzywny do 1 080 000 zł, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 3 lat.

Stosowanie działań odwetowych wobec sygnalistów, osób wspierających ich w zgłoszeniu lub związanych z nimi, podlega karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Jeśli odwet ma charakter uporczywy, kara może wynosić do 3 lat pozbawienia wolności.

Ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby wspierającej zgłoszenie lub powiązanej z sygnalistą grozi karą grzywny do 1 080 000 zł, ograniczeniem wolności lub pozbawieniem wolności do roku.

Również celowe zgłoszenie lub ujawnienie informacji o naruszeniu, o którym zgłaszający wie, że nie miało miejsca, jest penalizowane. Takie działanie może skutkować grzywną do 1 080 000 zł, ograniczeniem wolności lub karą pozbawienia wolności do 2 lat.