Uwaga! Praca zdalna 2023 – szykują się zmiany!

2023-02-11

Nadchodzą bardzo ważne zmiany w zakresie regulacji dotyczących pracy zdalnej. W dniu 6 lutego 2023 roku opublikowano w Dzienniku Ustaw nowelizację kodeksu pracy, która zacznie obowiązywać już niebawem. Zgodnie z nowymi przepisami zostaną uchylone przepisy dotyczące telepracy. Co je zastąpi? Jak będzie wyglądała praca zdalna 2023? Wyjaśniają eksperci Podatnik.info.

Spis treści:

• Praca zdalna 2023 – szykują się zmiany!
• Praca zdalna 2023 – co się zmieni?
• Praca zdalna a koszty uzyskania przychodu
• Podsumowanie: Praca zdalna a koszty uzyskania przychodu 2023 – najważniejsze informacje

Praca zdalna 2023 – szykują się zmiany!

Bez wątpienia okres pandemii pokazał pewne braki w przepisach regulujących prawa i obowiązki pracowników, a także pracodawców. Dotyczyło to przede wszystkim dwóch trybów pracy – zdalnej oraz hybrydowej, które nadal dominują w nowej rzeczywistości. Nowe przepisy odpowiadają na wiele pytań oraz rozwiewają wątpliwości podatników. Do tej pory wiele zależało od zasad ustalonych indywidualnie przez pracodawców.

Najważniejsze informacje o nowych przepisach znajdują się w ustawie z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Poz. 240). Akt prawny został opublikowany w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej w dniu 6 lutego 2023 roku. Warto jednak zaznaczyć, że poszczególne przepisy wejdą w życie w różnych terminach.

Zapisy, które definiują, jak będzie wyglądała praca zdalna 2023, zaczną obowiązywać od 7 kwietnia. Dotyczy to także trybu hybrydowego. Dzięki 2-miesięcznemu okresowi vacatio legis pracodawcy zyskują cenny czas na przygotowanie się do nadchodzących zmian, choć zdaniem wielu przedsiębiorców jest go wciąż za mało. Co więcej, warto zaznaczyć, że już 21 lutego wejdą w życie przepisy regulujące możliwość kontroli trzeźwości pracowników. 

Obszarem, który wymaga największego przygotowania ze strony pracodawców, jest konieczność rozliczenia kosztów pracy zdalnej z pracownikiem. Praca zdalna 2023 nakłada między innymi obowiązek zapewnienia pracownikowi nie tylko sprzętu niezbędnego do wykonywania zadań, ale również pokrycia kosztów energii elektrycznej. Jakie jeszcze zmiany czekają podatników? O czym należy wiedzieć? Analizujemy szczegółowe informacje.

Praca zdalna 2023 – co się zmieni?

Jedną z istotnych zmian jest wprowadzenie pojęć: praca zdalna oraz praca hybrydowa. Zastąpią one obowiązujące do tej pory przepisy dotyczące telepracy, które zostały ostatecznie uchylone. Praca zdalna opiera się na porozumieniu między pracownikiem i pracodawcą.

Ponadto zgodnie z art. 67¹⁸ nowelizacji może być wykonywana częściowo lub całkowicie w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Co ważne, praca zdalna 2023 może być ustalona przy zwieraniu nowej umowy o pracę lub podczas jej trwania. Dodatkowo istnieje możliwość pracy zdalnej lub hybrydowej nie tylko – jak do tej pory – w okresie stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego czy epidemii, ale również:

• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej,
• jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Warto zwrócić uwagę także na zapis wskazujący sytuacje, kiedy pracodawca ma obowiązek przyjąć wniosek o możliwość pracy zdalnej. Dotyczy to pracowników lub pracownic będących:

• rodzicem dziecka między innymi legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• w ciąży,
• wychowujących dziecko do 4. roku życia,
• sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Powyższe przepisy definiują, czym jest praca hybrydowa i praca zdalna 2023, a także regulują jej dostępność. Dalsze zapisy w nowelizacji wskazują najważniejsze informacje dotyczące obowiązków pracodawcy, które aktualnie wzbudzają najwięcej wątpliwości.

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi urządzeń oraz materiałów do wykonywania zleconych zadań, a także:

• instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi niezbędnych podczas pracy – również urządzeń technicznych lub pokrycia kosztów związanych z tymi czynnościami,
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych koniecznych do wykonywania pracy zdalnej lub zastąpienia ich ryczałtem czy też ekwiwalentem określanym potocznie jako dodatek za pracę zdalną,
• pokrycia innych kosztów niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu,
• szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy.

Co ważne, wysokość wspomnianego ryczałtu powinna odpowiadać prognozowanym kosztom, które ponosi pracownik w związku z wykonywanymi obowiązkami. Dodatek za pracę zdalną obejmuje także wydatki związane z eksploatacją własnych narzędzi i materiałów wskutek niezapewnienia ich przez pracodawcę. Pojawia się jednak wątpliwość, jak obliczyć wysokość ekwiwalentu. Spójrzmy na szczegółową analizę oraz proste przykłady.

Praca zdalna a koszty uzyskania przychodu

Powyżej wymieniliśmy koszty, które ma obejmować ekwiwalent wypłacany przez pracodawcę. Wśród nich pojawiają się składowe trudne do obliczenia. W ustawie pojawiają się tylko pobieżne wskazówki, wskutek czego podatnicy mają wątpliwości dotyczące zależności praca zdalna a koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z nowymi przepisami, należy wziąć pod uwagę w szczególności:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• udokumentowane ceny rynkowe,
• ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Na tej podstawie można wyznaczyć kilka prostych kroków, by zdefiniować koszty uzyskania przychodu. Zacznijmy od prądu. Pierwszym krokiem jest w tym przypadku wskazanie, ile energii elektrycznej zużywa sprzęt wykorzystywany przez pracowników do pracy. Następnie pomnożyć tę liczbę przez ilość godzin pracy oraz cenę energii obowiązującą we wskazanym miejscu wykonywania pracy.

Jeżeli chodzi o koszty związane z telekomunikacją – telefon oraz internet, należy wziąć pod uwagę zużycie wyrażone procentowo. Podatnik uwzględnia więc liczbę godzin pracy, czyli 8 w stosunku do całej doby. Ponadto trzeba wykazać wysokość rachunków za telekomunikację uwzględniających miejsce wykonywania obowiązków. Do obliczenia pozostałych kosztów – zużycia materiałów i narzędzi pracy – należy wziąć pod uwagę obowiązujące normy.

W kontekście obowiązków podatkowych warto zwrócić uwagę przede wszystkim na zapis o niezaliczaniu pokrycia kosztów, wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu do przychodów zdefiniowanych w ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze. zm.).

Podsumowanie: Praca zdalna a koszty uzyskania przychodu 2023 – najważniejsze informacje

Poniżej znajdziesz najistotniejsze kwestie związane ze zmianą przepisów dotyczących pracy hybrydowej i zdalnej.

• Praca zdalna 2023 jest regulowana poprzez ustawę z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Poz. 240). Nowe przepisy wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 roku.
• Wyjątkiem są regulacje dotyczące kontroli trzeźwości, które zaczną obowiązywać już 21 lutego 2023 roku.
• Zgodnie z definicją pracy zdalnej w ustawie, może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
• Jedna z najważniejszych zmian dotyczy zależności – praca zdalna a koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z tymi regulacjami, pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi urządzeń oraz materiałów, instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi niezbędnych podczas pracy – również urządzeń technicznych. Jeżeli pracodawca ich nie zapewni, musi pokryć związane z nimi koszty.
• Alternatywą dla powyższego rozwiązania może być ustalenie i wypłacanie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu w odpowiedniej kwocie za korzystanie z własnego sprzętu i materiałów.
• Ponadto pracodawca ma obowiązek pokryć koszt zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacji.

Jeżeli masz dodatkowe pytania dotyczące zasad rozliczenia kosztów uzyskania przychodu w tym przypadku, możesz skorzystać ze wsparcia ekspertów Podatnik.info. Nasi specjaliści z obszaru księgowości finansów i podatków udzielą Ci bezpłatnie porad. Natomiast w okresie składania deklaracji podatkowych otrzymasz również wsparcie podczas wypełniania niezbędnych formularzy. Sprawdź, co możesz zyskać, wybierając darmowy program Podatnik.info!