Wyposażenie firmy krok po kroku – jak ewidencjonować, likwidować, wycofywać i sprzedawać
Wyposażeniem firmy określane są sprzęty, przedmioty i urządzenia, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których wartość oscyluje między 1500 a 3500 zł i które nie są uznane za środki trwałe.
Do jego ewidencjonowania zobligowani są przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, niezależnie od tego czy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą czy też spółkę.
Wymagania dotyczące wyposażenia przedsiębiorstwa reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2003 nr 152, poz. 1475) oraz ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 nr 80, poz. 350). Zawierają one informacje niezbędne do poprawnego prowadzenia ewidencji wyposażenia, a także ogólne wytyczne dotyczące księgi przychodów i rozchodów.
Jak ewidencjonować?
Wszystkie składowe firmy nienależące do środków trwałych, a więc te o wartości niższej niż 3500 zł, należy ująć w ewidencji wyposażenia. Natomiast elementy, których wartość nie jest wyższa od kwoty 1500 zł, nie muszą być ewidencjonowane.
Ewidencja wyposażenia musi zawierać pewne składowe, tj. numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę, koszt zakupu lub wytworzenia, numer pozycji, a jeśli dany element został zlikwidowany – datę i przyczynę likwidacji, sprzedaży lub darowizny. Ewidencja może być prowadzona w sposób dowolny. W przypadku jednak, gdy prowadzimy ją elektronicznie, powinniśmy również posiadać jej wersję materialną.
Jak likwidować?
Jak wiadomo każdy z elementów wyposażenia firmy może się zużyć lub zepsuć. Naprawa nie zawsze jest opłacalna, tak więc najlepszym wyjściem pozostaje likwidacja danego przedmiotu. Następuje ona poprzez wykreślenie elementu z ewidencji wyposażenia, z podaniem daty oraz przyczyny likwidacji.
W przypadku likwidacji nie można zmniejszyć kosztów uzyskania przychodu, ponieważ dane elementy były używane do celów prowadzonego przedsiębiorstwa.
Jak wycofywać?
Jednym z rodzajów likwidacji wyposażenia jest jego wycofanie, czyli po prostu usunięcie z terenu firmy i przeznaczenie do celów prywatnych. Wycofania nie można jednak mylić z darowizną lub sprzedażą. Dany przedmiot należy wykreślić z ewidencji wyposażenia, z zaznaczeniem daty i przyczyny, a jeśli jego wartość była niższa niż 1500 zł, możemy go zabrać bez żadnych dodatkowych formalności. Wycofanie sprzętu nie jest związane z konsekwencjami podatkowymi w zakresie podatku dochodowego, ponieważ nie powoduje powstania przychodu w firmie. Jednak konieczne jest naliczenie podatku VAT, gdzie podstawą opodatkowania jest koszt nabycia lub wytworzenia danego elementu wyposażenia, określony na dzień, w którym przekazano go do celów prywatnych. Nie ma takiej konieczności w przypadku, gdy przedsiębiorca nie posiadał prawa odliczenia podatku VAT i gdy przekazanie dotyczy majątku, który był wykorzystywany tylko do czynności zwolnionych z opodatkowania VAT.
Jak sprzedawać?
Proces sprzedaży wyposażenia przebiega podobnie jak w przypadku wycofania – należy wykreślić daną pozycję z ewidencji wyposażenia, podać datę oraz powód sprzedaży. Jeśli nie ma pozycji w ewidencji z danym przedmiotem, ponieważ jego wartość była niższa niż 1500 zł, można go bez konsekwencji wydać nabywcy. Należy jednak wystawić fakturę VAT z odpowiednim podatkiem. Sprzedaż winna być zanotowana w księdze przychodów i rozchodów przedsiębiorcy jako przychody z działalności gospodarczej lub zostać opodatkowana danym ryczałtem, jeśli prowadzący działalność gospodarczą jest ryczałtowcem.
Sprzedaż wyposażenia, które zostało wycofane z firmy, w okresie sześciu lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu przeznaczenia na cele prywatne, będzie nadal rozliczana w ramach działalności gospodarczej. Dopiero po upływie sześciu lat, może być rozpatrywana jako przychód prywatny.
Prowadzenie ewidencji wyposażenia przedsiębiorstwa, wraz z informacjami o likwidacji, wycofaniu lub sprzedaży danego elementu, jest koniecznością. Jeśli jednak w porę zapoznamy się z rozporządzeniem oraz ustawą, które regulują wymagania jej przygotowywania, nie jest to skomplikowane. Tym bardziej, że mamy dowolność jej prowadzenia.
