Jak rozliczyć koszty reprezentacji i reklamy – krok po kroku
Udana reklama i skuteczny PR to podstawy sukcesu przedsiębiorstwa. Zakładając działalność gospodarczą musisz bowiem przemyśleć każde z działań marketingowych, które mogą przyczynić się do zwiększenia zysków, poszerzenia grupy klientów czy wzbudzenia zaufania otoczenia konsumentów.
Działania marketingowe to jak wiadomo koszta, w dodatku nie małe. Jednak można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, zmniejszając przy tym podstawę opodatkowania oraz obciążenie z tytułu podatku dochodowego. Twoim celem jest bowiem zysk. Jakie jednak musisz spełnić warunki?
Wrzucanie w koszta
W myśl ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 nr 80, poz. 350), w koszty prowadzenia działalności gospodarczej można wliczyć te wydatki, które są bezpośrednio związane z charakterem przedsiębiorstwa oraz zostały poniesione w celu podwyższenia lub zabezpieczenia przychodów firmy. Dlatego też każdą sumę, którą chcemy przeznaczyć na działania marketingowe, należy dobrze przemyśleć, a także sklasyfikować. Dzięki temu będziesz miał pewność, co możesz wrzucić w koszta prowadzenia firmy. Ponad to, powinieneś zapoznać się z długą listą wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (Dz. U. 1991 nr 80, poz. 350, Art. 23). Są to m.in. koszty reprezentacji, ze szczególnym uwzględnieniem wydatków na usługi gastronomiczne i alkohol.
Reklama vs reprezentacja
W celu poprawnego rozliczania oraz określenia, czy dany koszt ma bezpośredni związek z podwyższeniem przychodów Twojego przedsiębiorstwa, musisz rozgraniczyć pojęcie reklamy oraz reprezentacji. Jest to nie lada problem dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą, ponieważ w przepisach prawa podatkowego nie ma informacji, która definiuje oba terminy. Szukając rozgraniczenia najlepiej posiłkować się wyrokami sądowymi, komentarzami podatkowymi lub po prostu słownikiem języka polskiego. Istnieje jednak rozróżnienie bazujące na dotychczasowych doświadczeniach przedsiębiorców.
Reklamą określa się wszelkie działania mające na celu nakłonienie do kupna danego produktu lub usługi. Zalicza się więc do nich wszelkiego rodzaju ulotki, plakaty, foldery, katalogi, ogłoszenia, drobne gadżety, reklamę w mediach, akcje promocyjne, konferencje czy sponsoring. Jest to interakcja z konsumentem, w celu zwiększenia sprzedaży, a tym samym przychodów. Każde działanie związane z reklamą musi być odpowiednio udokumentowane celem rozliczenia tak, aby nie pozostawiało miejsca na nieprzychylne interpretacje – ma służyć uzyskaniu zysków oraz być związana z przedmiotem działalności firmy. Dokumentację w tym przypadku stanowi faktura, rachunek lub umowa. Rozliczenie natomiast następuje w dniu zaksięgowania, ponieważ środki przeznaczone na reklamę trudno powiązać z konkretnym przychodem i są uznawane za tzw. koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami. Jeśli natomiast działania reklamowe przekroczyły rok podatkowy i nie potrafisz sprecyzować, która ich część jest związana z danym rokiem, rozliczenie należy podzielić proporcjonalnie w stosunku do okresu, którego dotyczyły.
Reprezentacja natomiast to utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy, budowanie zaufania czy nawiązywanie kontaktów biznesowo-handlowych. Są to działania tworzące, umacniające czy odbudowujące renomę firmy, np. przesłanie kontrahentowi kosza słodyczy z okazji zbliżających się Świąt Bożego Narodzenia. I właśnie te wydatki nie stanowią kosztów podatkowych, pomimo tego, że kolacja biznesowa może w przyszłości przełożyć się na dochód firmy.
Prowadzący własną działalność gospodarczą wiedzą, jaka niepewność towarzyszy wliczaniu w koszty wydatków na działania marketingowe. Przedsiębiorcy chcieliby bowiem, aby każda z tych czynności była możliwa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu, organy podatkowe − wręcz przeciwnie. Dzieje się tak głównie poprzez płynną granicę między reklamą, reprezentacją a public relations oraz poprzez fakt, że nie jest to poprawnie zdefiniowane w ustawodawstwie podatkowym. Kolacja z partnerem biznesowym przy butelce kilkunastoletniego wina, w celu podtrzymania dobrych stosunków, to koszty reprezentacji. Jeśli jednak podczas tejże kolacji zaprezentujesz swojemu potencjalnemu kontrahentowi dany produkt, nakłaniając go do kupna lub od razu sprzedając go – masz do czynienia z reklamą.
