Ustawa o ochronie sygnalistów – jakie nakłada obowiązki na pracodawców?
Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie częściowo 25 września 2024 roku. Te przepisy dotyczą tysiąca firm oaz jednostek publicznych, zatrudniających pracowników. W związku z tym każdy pracodawca powinien zapoznać się z obowiązującymi zasadami, aby dostosować procesy i opracować nowe procedury. O czym należy pamiętać? Odpowiadają eksperci Podatnik.info.
Spis treści:
- Ustawa o ochronie sygnalistów – dlaczego została uchwalona?
- Ustawa o ochronie sygnalistów – obowiązki pracodawcy
- Ustawa o ochronie sygnalistów – warunki, jakie należy spełnić
- Podsumowanie: ustawa o ochronie sygnalistów – warunki i obowiązki
Ustawa o ochronie sygnalistów – dlaczego została uchwalona?
Polska jako kraj członkowski Unii Europejskiej jest zobowiązana do respektowania dyrektyw uchwalonych przez Parlament Europejski i Radę UE. Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku (Dz.U. 2024 poz. 928) stanowi odpowiedź na jedną z nich. Przepisy weszły w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 25 września 2024 roku. Wyjątkiem są przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych obowiązujące od 25 grudnia 2024 roku.
Ustawa o ochronie sygnalistów to odpowiedź na rosnącą potrzebę ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w różnych obszarach, w tym w sektorze publicznym i prywatnym. Przyjęta z prawie trzyletnim opóźnieniem w stosunku do unijnych wytycznych wdraża do polskiego porządku prawnego przepisy dyrektywy 2019/1937 Parlamentu Europejskiego, której celem jest ochrona sygnalistów w całej Unii Europejskiej.
Projekt ustawy o sygnalistach przeszedł liczne modyfikacje. Proces tworzenia przepisów w Polsce był długotrwały ze względu na konieczność dopasowania mechanizmów zgłaszania naruszeń oraz ochrony przed działaniami odwetowymi. Ustawa ma na celu wzmocnienie praw osób, które informują o złamaniu zasad, zwłaszcza w przypadku korupcji, naruszeń w obszarze zamówień publicznych czy ochrony środowiska.
Ustawa o ochronie sygnalistów jest określana jako kluczowa dla poprawy transparentności i bezpieczeństwa w życiu publicznym. Akt prawny określa:
- definicje, między innymi: organu publicznego oraz podmiotu prawnego (zobowiązanych do utworzenia kanałów zgłoszeń), działań następczych czy też działań odwetowych,
- zakres przedmiotowy naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu.
W związku z uchwaleniem przepisów pojawiają się liczne pytania, jak na przedsiębiorców i jednostki publiczne wpłynie ustawa o ochronie sygnalistów. Obowiązki pracodawcy zmienią się, a to wymaga wdrożenia nowych procedur.
Ustawa o ochronie sygnalistów – obowiązki pracodawcy
Każdy przedsiębiorca powinien zapoznać się z zasadami, jakie wprowadza ustawa o ochronie sygnalistów. Obowiązki pracodawcy dotyczą organizacji zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Ich celem jest zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa. Przepisy nakładają obowiązek umożliwienia zgłaszania naruszeń za pomocą trzech kanałów.
- Zgłoszenie zewnętrzne opisane w rozdziale 4 – na organy publiczne został nałożony obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń zewnętrznych, jak również obowiązek wydania zaświadczenia o podleganiu sygnalisty ochronie przewidzianej w ustawie. Rolą Rzecznika Praw Obywatelskich jest wstępna weryfikacja oraz podjęcie decyzji o dalszym biegu sprawy.
- Ujawnienie publiczne opisane w rozdziale 5 – polega na podaniu informacji do wiadomości publicznej.
- Zgłoszenie wewnętrzne opisane w rozdziale 3 – polega na informowaniu o naruszeniu tego podmiotu, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje w relacjach zawodowych.
Odpowiednie procedury związane ze zgłoszeniami wewnętrznymi muszą wdrożyć pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Procedury te muszą również obejmować działania następcze oraz środki ochrony przed działaniami odwetowymi wobec sygnalistów i osób im pomagających.
Firmy z sektora finansowego, takie jak banki czy fundusze inwestycyjne, muszą spełnić te wymagania niezależnie od liczby zatrudnionych. Pracodawcy są także zobligowani do zapewnienia zgodności swoich regulaminów oraz polityk ochrony danych osobowych z nowymi przepisami.
Co ważne, wyłączone z obowiązku tworzenia kanału wewnętrznego są gminy lub powiaty liczące mniej niż 10 000 mieszkańców. Wśród pracodawców, którzy mają obowiązek wprowadzenia nowych procedur, pojawiają się liczne pytania. Jedno z nich dotyczy tego, w jaki sposób spełnić zasady, jakie wprowadza ustawa o ochronie sygnalistów. Warunki, które należy spełniać, analizujemy poniżej.
Ustawa o ochronie sygnalistów – warunki, jakie należy spełnić
Jak wspomnieliśmy, każdy podmiot, który zatrudnia co najmniej 50 osób, jest zobowiązany do opracowania procedur zgłoszeń wewnętrznych. Muszą one obejmować:
- wyznaczenie bezstronnej jednostki lub osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i analizowanie zgłoszeń,
- wyznaczenie bezstronnej jednostki lub osoby upoważnionej do podejmowania działań następczych,
- zapewnienie odpowiednich działań następczych,
- możliwość dokonywania zgłoszeń zarówno jawnie, jak i anonimowo,
- poinformowanie o możliwości dokonania zgłoszeń zewnętrznych.
W przypadku zgłoszeń anonimowych, jeśli tożsamość sygnalisty zostanie ujawniona na późniejszym etapie, musi on zostać objęty pełną ochroną prawną, w tym przed działaniami odwetowymi.
Ustawa nakłada również obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych, co pozwala na skuteczne śledzenie postępów w sprawach związanych z naruszeniami prawa. Takie narzędzia muszą obejmować: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty i podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, dane kontaktowe sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o działaniach następczych oraz datę zakończenia procedury.
Podsumowanie: ustawa o ochronie sygnalistów – warunki i obowiązki
Poniżej prezentujemy najważniejsze informacje dotyczące ustawy o ochronie sygnalistów.
- Polska była zobowiązana do wdrożenia dyrektywy UE 2019/, czemu miał służyć projekt ustawy o sygnalistach.
- Proces tworzenia aktu prawnego był długotrwały, co spowodowało wdrożenie przepisów z prawie trzyletnim opóźnieniem.
- Przepisy mają na celu ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa w różnych sektorach. Ustawa wzmacnia prawa sygnalistów, szczególnie w obszarach korupcji, zamówień publicznych i ochrony środowiska.
- Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób muszą wprowadzić wewnętrzne procedury zgłoszeń. Firmy z sektora finansowego muszą spełnić te wymagania niezależnie od liczby zatrudnionych.
- Ustawa o ochronie sygnalistów – warunki wewnętrznych procedur muszą umożliwiać zgłaszanie naruszeń anonimowo (pod pełną ochroną) lub jawnie.
- Wewnętrzne procedury muszą obejmować jednostki odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze.
- Pracodawcy muszą prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który pozwala na monitorowanie postępów.
- Ochrona sygnalistów zaczyna obowiązywać od momentu zgłoszenia i dotyczy zarówno zgłoszeń jawnych, jak i anonimowych.
- Sygnaliści mają prawo do roszczeń w związku z ewentualnymi szkodami poniesionymi wskutek zgłoszeń.
Jeżeli masz dodatkowe pytania, możesz skorzystać z pomocy specjalistów Podatnik.info. Każdy użytkownik zyskuje możliwość zadania dowolnego pytania ekspertom z obszaru prawa. Ponadto w okresie rozliczenia deklaracji podatkowych zapewniamy trzy rozwiązania, które pomogą dopełnić formalności nawet w ciągu 5 minut. Sprawdź, co jeszcze zyskasz z Podatnik.info!
